付帯業務を削減するための3つの方法

「付帯業務を減らしたい」「付帯業務に時間を割いてしまってメインの仕事ができない」…。そのように思ったことはありませんか?今回は付帯業務を削減するための具体的な方法をご紹介します。

付帯業務とは

付帯業務とは、主業務の対となる言葉で、メイン業務ではないサブ業務といった意味合いになります。「雑務」「ノンコア業務」という言い方をされることもあります。
いずれにせよ、付帯業務を減らすことでより主業務に時間を充てることができ、結果的に生産性があがったり、利益を生み出せたりといったメリットがあります。

付帯業務の特徴としては下記が挙げられます。

・主業務を時間的に圧迫している
・定期的に発生し、人手で処理している
・売上や利益に直結しない
・属人的で、マニュアル化されていない

これらにあてはまる業務は、なるべく早く削減することが望ましいと言えます。

付帯業務を削減する3つの方法

1.処理能力を上げる

付帯業務量を物理的に減らすのではなく、処理にかかる時間を減らすという考え方です。
付帯業務だから、雑務だからといってだらだら取り組んでいたり、ノウハウ化や定型化せずにその都度対応してしまったりしていませんか?

例えば「付帯業務に取り組む時間を○時~○時までと決める」「なるべくノウハウ化・定型化をして汎用性をもたせる」といった対応をするのがおすすめです。

また、処理能力を上げる方法としてツールの導入・活用もおすすめです。
昨今は様々な側面からビジネスシーンを便利にしてくれるツールが登場しています。また、利用数の多いツールはユーザーからの要望に応え、さらに機能を充実させていくため、よりスピーディーに業務を遂行する力強いパートナーになってくれるはずです。

★ツールについて知りたい方はこちら→生産性向上に役立つツール10選

2.得意な人に分担する

付帯業務を行うことが得意な人に依頼する、というのも1つの方法です。業務を丸投げしたり押し付けたりする、ということではなく、「餅は餅屋」といったように得意分野をシェアし合うということです。

例えばエクセルへの入力が早いAさんに、データ入力の付帯業務を依頼するかわりに、Aさんが抱えている付帯業務で自分が得意なグラフ作成を代わりにやる、といったことです。

同じ付帯業務でも、得意分野であれば処理スピードがあがり、結果的に時間短縮にもなって生産性が高くなります。

また、1で触れたようにノウハウ化・定型化を普段からしていれば、依頼時もスムーズにいくのではないでしょうか。

個人事業主など1人ですべての業務をこなしている、という場合でない限りチーム内で業務の分担し全体の生産性を上げていくことがおすすめです。

3.アウトソーシングする

付帯業務を専門的に行う業者に委託するというのも選択肢の1つです。

★外部委託業者を決める際の基準を知りたい方はこちら→業務の委託先はどう決める?3つの選定基準

もし、月や時期によってアウトソーシングしたい業務が異なるので外部に委託しにくい…という方にはオンラインアシスタントがおすすめです。
オンラインアシスタントとは在宅でインターネットを活用し、サポート業務を行うサービスのことです。

秘書業務やバックオフィス業務を在宅アシスタントに担ってもらうことで、人件費削減・コア業務に集中できるといったメリットがあります。

アシスタントは基本的に出社はせず、自宅のパソコンで業務を行います。

複数人のアシスタントがチーム制で依頼業務にあたるため、よりスピーディーに業務を遂行することが可能です。

窓口となる専属アシスタントがいるため、個々人への業務の割り振りなどマネジメントも一任することができます。

自分自身は、基本的には業務を依頼し、納品物のチェックをするだけ。全てチャットなどのオンラインで完結するため、余計な時間を割かず、効率的に進めることができるのが特徴です。

企業によって提供可能なサービスは異なりますが、具体例としては以下が挙げられます。

・秘書、総務業務
レストランや居酒屋の予約、出張に伴う交通機関や宿泊先の手配、スケジュールやアポイントの調整、議事録や会議資料の作成、お礼状やお詫び状などの書状作成、翻訳業務など

・経理、財務業務
請求書や見積書の作成、受発注管理、売上管理、経費精算など

・採用、人事業務
セミナー・研修会場手配、セミナー・研修資料作成、応募者メール対応、面談日程調整、業務マニュアル作成など

・企画、マーケティング業務
営業リスト作成、競合や事例のリサーチ、アクセス解析レポート作成、メルマガやプレスリリース配信など

・営業業務
企画書やプレゼン用資料の作成、スケジュールやアポイントの調整、メール対応、名刺データ入力など

・メディア運用業務
サイトの更新・修正、コンテンツ作成・編集・校正、イラスト作成など

・ECサイト運用
商品登録、商品画像撮影、商品紹介文作成、受発注管理、カスタマーサポートなど

・SNS運用業務
FacebookやTwitter・Instagramの投稿代行、コンテンツ作成、コメント返信、画像編集、動画編集など

・広告運用業務
リスティング広告、SNS広告、ダイレクトメール送付、広告レポート、ABテストなど

・クリエイティブ業務
名刺デザイン、フライヤーデザイン、販促物デザイン、コーポレートサイトのデザイン・制作、バナーやロゴの制作、コーディングなど

★オンラインアシスタントの導入を検討している方はこちら→オンラインアシスタントの特徴・価格を徹底比較|2017年度

まとめ

付帯業務の削減方法についてご紹介しました。上記で挙げた方法以外にも、
・個人レベルでできること
・組織内でできること
・外部に依頼すること
これらの観点で付帯業務を減らし、コア業務に集中できる取り組みをぜひ進めてみてくださいね。

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