総務の仕事内容とは?役割と効率化のための具体的な手段

日本の企業では、人が先にあり、そこに仕事を割り振るという慣習が根付いていますが、これは総務にも当てはまります。

それでいて総務は他の部門より業務範囲が広いため、ますます属人化しやすく、担当者が退職すると業務に支障をきたすことも多いです。

また、業務範囲が拡大しすぎて、コアとなる本来の仕事に集中できる時間が足りず、結果、残業が増え長時間労働につながるという問題もあります。

 

こうした問題を解決する方法として、ここでは総務のアウトソーシングについてお伝えします。

まず、総務の仕事内容や会社における役割を確認し、次に、総務の仕事をアウトソースすることで会社にどんな良い効果がもたらされるか、また、具体的にどんな仕事がアウトソーシングに適しているかを見ていきましょう。

そして、最後におすすめのアウトソーシングサービスを紹介します。

 

総務の仕事内容とは

会社にはさまざまな部門が存在します。

「仕事の専門性を高めるため」、また、「経営効率を上げるため」などさまざまな理由がありますが、会社が大きくなるほど部門も細分化されるのが一般的です。

 

企画部、営業部、経理部、人事部など多くの部門が役割を分担して、それぞれが専門の仕事を遂行するのが会社のあり方とも言えますが、会社の規模、または、仕事の性質上、割り当てられる専門部門がない仕事も存在します。そういう仕事を一手に引き受ける部門が総務部です。

 

それでは、総務が担当する仕事を、大きく4つに分類して以下で詳しく見ていきましょう。

 

会社で使用する物品の管理

会社ではさまざまな物品が使用されています。

デスクやイスなどの家具から、電話、FAX、パソコン、プリンタ、コピー機などのOA機器、さらには、ペン、用紙、クリップ、名刺など消耗品に至るまで、仕事に必須の物品は数え切れないほどたくさんあります。

 

総務は、このような会社で使用するあらゆる物品の管理をしています。

消耗品なら残量を定期的にチェックしてなくなる前に補充し、OA機器なら定期的に専門業者にメンテナンスを依頼するなど、仕事を円滑に進められるように常に先回りして手を打つという重要な役回りです。

 

建物など環境の管理

社員皆が安全で快適に働けるように、常に最適な環境を整えることも総務の大切な仕事です。

照明や空調などの設備の管理、エレベーターや防災設備の管理など、設備に故障や不具合が発生しないようにチェックし、トラブルが置きた時は業者に依頼して迅速に対応します。

 

また、多数の会社が入居するオフィスビルにある会社の場合、自社のオフィスだけでなく、ビル全体の活動にも協力します。

停電、エレベーターのメンテナンス、防災訓練など、仕事に影響が及ぶような活動がある場合、そのスケジュールや活動内容など会社全体に事前に告知をして、業務の進捗に影響が出ないよう調整するのも総務の仕事です。

 

株主総会の企画と運営

株主総会の企画と運営は総務の仕事のなかでも特に重要なものです。

なぜなら、株主総会とは、株式会社という組織の最高意思決定機関であり、その会社にとっての重要事項や基本方針を決定するからです。

 

総務の仕事は、議事や議案自体に直接かかわるというより、総会会場の予約、株主への案内の作成と発送、当日必要な資料の作成サポート、議事録の作成など多岐に渡ります。

 

また、株主からの問い合わせに電話やメールで直接応対することや、当日の会場までの案内や受付なども総務が担当することが多いです。

 

イベントの企画運営からイレギュラー時の対応まで

入社式、社員旅行、納会など、会社では年間を通じてさまざまなイベントが開催されます。

こうしたイベントの企画運営に関しても、多くの会社では総務が担当することになっています。

 

総務は、年初に年間スケジュールを作成し、それに従って、予算の確保、会場の手配、社員への告知、さらにはイベント当日の司会などまで、イベントを円滑に進行させるためにさまざまな仕事を行います。

また、社内での不幸や取引先の慶弔事など、イレギュラーな出来事が起こった時に対応するのも総務です。

 

会社における総務の役割

上で見たように総務の仕事内容は多岐に渡りますが、では、会社にとって総務はどのような役割を担っているのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。

 

経営トップの参謀役

時には雑用までこなす総務ですが、会社において管理部門の要を担う存在です。

そのため、経営トップの参謀役としての役割も担います。

 

会社経営での意思決定は、業界の動向、社会の状況、世界経済まであらゆる要素を考慮したうえで行う必要がありますが、そのためには根拠となる情報や資料を集め、さらにその内容を分析することが欠かせません。

経営トップが判断しやすいように、このような下準備をするのが総務です。

 

また、総務は経営トップに近く、社内全体を見渡せる部門として、会社のことを最もよく理解している部門でもあります。

経営トップの判断が間違っている時には、勇気を持って進言することも必要です。

 

会社全体をつなぐ役割

総務は、会社の各部門をつなぐ役目も果たします。

たとえば経営計画策定では、目標や実施細目を各部門が出しますが、各部門間の整合性が取れていない場合、実現可能な計画にするために総務が修正しなければなりません。

そのために必要な根回し、話し合い、協力要請などを行うのも総務の仕事です。

 

多部門のサポート

総務は、全社員が円滑に仕事ができるように、各部門の活動をサポートする役目も果たします。

たとえば、受付、出張時の宿泊先や切符の手配、会議室の予約管理、時にはお茶出しなど、どの部門の業務にも当てはまらないことを何でも行わなければならないことが多いです。

総務には各部門からさまざまな要望が寄せられますが、その一つ一つについて合理的に検討・判断し、アドバイスを行います。

また、各部門のサポート業務としての機能も果たします。

 

全社的な活動の支援

リサイクル活動、禁煙促進活動、経費削減活動など、会社では全社を挙げてさまざまな活動を展開することがあります。

こうした全社的な活動を展開するには、全社員がその趣旨を理解して自発的に参加することが必要です。

総務はその推進役を担います。

 

全社的な活動を展開する場合、各部門のメンバーからなる委員会を作り、目標や具体的なプランを設定し、PRや実行支援を行いながら進捗状況のチェックをしつつ、定期的に経過報告を行います。

こうした細かい部分まで目を行き届かせ、活動全体を支援するのが総務の役割です。

 

総務の仕事をアウトソースして効率化する重要性

上で見たように、総務の仕事は実にさまざまで、どこの部門の仕事かわからないものは総務に頼むという傾向がどこの会社にもあります。

一方、広範囲のあまり外から総務の仕事が見えにくく、属人化しやすいのも一般的な傾向です。

そのため、担当者が退職すると、途端に仕事に支障をきたすことも珍しくありません。

 

また、多くの仕事をこなさなければならないために、総務は長時間勤務になりがちです。

それに、本来の業務が後回しになって、書類の不備が起こりやすいという問題もあります。

 

こうした問題を解決する1つの方法としてアウトソーシングの活用が挙げられます。

そこで、総務の仕事をアウトソースするとどういった効果が得られるのかを以下でお伝えしましょう。

 

コア業務に集中できる

作業手順が決まった定型業務をアウトソースすることで、総務が本来力を入れるべき判断を要する仕事に集中できるようになります。

雑務に取られる時間がなくなり、コア業務に専念できるわけですから、会社にとって利益は大きいです。

 

定型業務の質が向上する

アウトソーシングサービスを提供する会社はその道のプロです。

高度な知識、技術、経験を備えているため、アウトソースした定型業務の質自体が、自社でこなしていた時より向上することが期待できるでしょう。

 

業務の属人化を防ぐ

担当者が業務ごとに細かく分けられていたり、広範囲の業務を1人が担っていたりすると、その当人がいないと業務に支障が出てしまいやすいです。

さまざまな仕事を担当する総務では、こうした属人化が特に起こりやすくなっています。

アウトソーシングすることで業務の属人化を防ぐことができ、社員の異動や退職のたびに引き継ぎで慌てるようなこともなくなります。

 

コストダウンにつながる

社員の増員には、給与以外にも社会保険や福利厚生、教育、研修などさまざまなコストが発生します。

そのため、自社の社員を定型業務で長時間拘束するのはコストパフォーマンスが悪いです。

定型業務はアウトソーシングに任せて、人件費の高い社員をより重要な業務に集中させることで、コストダウンが図れます。

 

アウトソースできる総務の仕事

次に、総務の仕事のうち、アウトソーシングに向いている仕事を具体的に見ていきましょう。

 

物品管理

社内の備品の補充、名刺等の作成、また、ウォーターサーバーや観葉植物などに至るまで、さまざまな社内の物品管理はアウトソーシングに最適です。

こうした物品管理の仕事は、自社についての深い理解は必要ありませんし、教育を施すほどの専門スキルも要しません。

アウトソーシングを活用すると、これらの業務の効率が高まるとともに、社員の貴重な時間をより重要な仕事に割くことができます。

 

受付

電話の取り次ぎや来客応対などの受付業務は、総務の仕事のなかでも独立した業務のため、アウトソーシングに最適です。

実際、受付業務を正社員が対応する企業は年々減少しています。

 

メール室

メール室の業務は、郵便物の荷受けや仕分け、また、発送物の準備や集荷、切手の管理などさまざまです。

仕事は多岐に渡りますが、これも受付と同じく総務の仕事から切り離しやすいため、アウトソーシングに向いています。

 

福利厚生

福利厚生についての業務も総務が担いますが、福利厚生の整備が進んでいるのは多くが大企業で、中小企業では手間や費用が足りないために手が回っていないところが多いです。

福利厚生を専門のアウトソーシングサービスに委託すれば、ヒアリングからノウハウを提供してくれるので、社員の満足度が向上させることができます。

福利厚生と一口に言っても、そのニーズは社員やその家族ごとに異なります。

そのため、社員全体の満足度を向上させるには幅広いメニューが必要です。

その点、福利厚生に特化したアウトソーシングサービスには、大規模なクライアント数を背景として多様なサービスを安く提供できるシステムが確立されています。

自社だけで福利厚生制度を運用するより大きなコストダウンが期待できるのです。

 

おすすめの総務業務アウトソーシングサービス

総務の仕事を任せられるアウトソーシングサービスは多数ありますが、ここでは特に信頼と実績に定評がある企業を紹介します。

 

HELP YOU

採用率1%の狭き門をクリアした優秀なスタッフ揃いのアウトソーシングサービスです。多様な要望に迅速かつ高品質に応えるのが売りで、継続率は97%を誇っています。

総務以外にもさまざまな業務を依頼することができ、突発な変更にも柔軟に対応してくれます。些細なことでも相談しやすいのがおすすめポイントです。

https://help-you.me/
 

NOC

業務の効率化、体制の最適化、コストダウン、セキュリティの強化をモットーに、さまざまな業務のアウトソーシングを請け負うのがNOCです。

丁寧なヒアリングによる最適な提案と、変更にも柔軟に対応する姿勢が高く評価されており、これまで250社以上の実績があります。

https://www.noc-net.co.jp/
 

スーパー秘書

1カ月3万円からさまざまな業務を依頼できるオンライン業務アウトソーシングサービスです。専属のコーディネーターによる丁寧なヒアリングで、課題に対し最適な解決方法を提案してくれます。

https://super-hisho.jp/
 

ゼロイン

常駐の総務サービスを古くから提供しているこのジャンルの先駆的存在です。一般的な総務の仕事だけでなく、イベントの開催やオフィスの移転などまで幅広く対応しています。

http://www.zeroin.co.jp/service/outsourcing.html
 

まとめ

以上、総務の役割とアウトソーシングによる効果について見てきました。最近は経理や給与計算などを中心にアウトソーシングの普及が進んでいますが、それらと比べてまだ総務のアウトソーシングを導入する会社は少ないようです。

しかし、属人化しやすく、定型業務に時間を取られやすい総務こそ、アウトソーシングに最適な分野です。業務の無駄を省いて効率化が図れるとともに、社員がより重要なコア業務に専念できることで、結果的に会社の利益につながります。

スタートアップ企業や中小企業など、社員数が限られる会社では、社員の増員よりもローコストで優秀な人材を確保できる方法として、今後はさらに総務のアウトソーシングが増えていくことでしょう。

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