営業効率化にはツールがマスト！今すぐ取り入れるべきサービスは？
働き方改革が進む中で、残業時間を減らしたいと考えてはいませんか？そのためには働き方の見直しが必要ですが、ツールやサービスを賢く利用することでひとつひとつの業務を効率化できるかもしれません。
今回は営業効率化によって得られるメリットやおすすめのツール・サービスを紹介します。
営業効率化によるメリット
営業を効率化させることで生まれるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ひとつずつ見ていきましょう。
生産性や売上げなどの成果が上がる
営業効率化をすると、営業担当者の負担になる業務がぐっと少なくなり、その分だけ取引先との商談などの本業に集中しやすくなります。業務に集中することができれば、仕事のクオリティも間違いなくアップするでしょう。その結果として、顧客単価や成約率アップなどのなどの成果が向上する可能性があります。
営業担当者の数字のミスを減らせる
営業の仕事は取引先との商談にはじまり、資料・見積書の作成や経費精算、顧客管理など多岐にわたります。多くの顧客を抱えている営業担当者は外回りで多忙になり、事務作業でうっかりミスをしてしまうことも珍しくありません。
些細なミスが大問題に発展しうる見積書や請求書の作成を、ツールやサービスに任せることで、トラブルを避けることができるしょう。
営業経費の節約になる
作業効率が悪く、残業時間が長い人はその分だけの残業代が発生します。会社にいる時間が長ければ長いほど、光熱費などの経費の負担も大きくなるでしょう。
それも営業効率化することによって業務時間を短縮できれば、節約することができます。
営業担当者のやる気につながる
残業するのがクセになっていて、惰性で働いている人のほとんどは士気が低いものです。やる気のない人がひとりでも職場にいると、職場全体の雰囲気もだらけてしまいます。
それも営業の効率化をはかることで、利益率が上がり、給料アップや福利厚生の改善が行われて、社員のやる気につながることを期待できます。
営業効率化による成功例
業務の見直しをしただけではなく、ツール・サービスを利用したことで、営業業務を効率化に成功した企業の成功事例を紹介します。
業務フローを一元管理した「salesforce」活用例
総合保険比較サイトの「価格.com保険」を運営する「カカクコム・インシュランス」は営業支援ツール「salesforce」を活用したことで、保険代理店業務の一元化に成功しました。
最初は顧客への保険資料の発送業務だけを依頼していましたが、ユーザーが増加したために、依頼業務の幅を拡大。
現在は顧客の購買行動を分析してサイトにフィードバックするシステムを構築や、顧客への提案やアフターフォローなど営業業務全般を行っています。
サービスを導入したことにより、火災保険の売上はわずか3年で3倍にアップしました。
https://www.salesforce.com/jp/
営業目標の可視化に成功した「アプト」活用例
精密位置決めスイッチメーカーの「メトロール」は、製造業BtoB企業向け販売促進・営業支援サービスを行う「アプト」を利用しています。これまで顧客の取りこぼしや案件の成約チェックのもれがありましたが、引き合いから販売までを一元化したことで効果的なフォローができるようになり、受注率がアップしました。
サポート体制がよく、フットワークが軽いところも評価されています。
商談の進捗状況を全社共有した「ナレッジスイート」活用例
学童の水泳用帽子で高いシェア率を誇る「フットマーク」は、これまで顧客管理を営業担当者ひとりひとりが行っていたため、ブラックボックス化していました。しかし、営業効率支援サービスの「ナレッジスイート」で顧客の可視化を実現したことで、顧客情報を全社で共有できるようになっています。
共有したことによって決済にかかる時間や、顧客に商品を届ける時間の短縮化に成功しました。
週10時間の時間短縮に成功した「HELP YOU」活用例
インターネット通販のバックオフィス業務を請け負う「ライフエスコート」は、集計業務やレポートの作成をオンラインアシスタントの「HELP YOU」に依頼しました。
その結果、新規案件が多くなり、後回しになりがちだった集計業務を任せたことでミスが極端に減って、営業担当者の負担を減らすことに成功しています。
担当者が外回りを終えてから会社に立ち寄る必要もなくなり、直帰できるようになったため、週の労働時間は10時間程度削減できました。
営業効率化に役立つツール・サービス①資料作成
ここからは実際に営業効率化をするために役立ってくれるツールとサービスを紹介していきます。まず、営業担当者にとって欠かせない資料や見積書、提案書の作成は時間を取られがちで、サポートを借りたいところです。そんな人に役立つツールやサービスを紹介します。
自分で費用を設定できるランサーズ
クラウドソーシングサイトの「ランサーズ」では資料作成を請け負ってくれるスタッフを探すことができます。ランサーズの魅力は、費用を依頼側が設定できるという点で、予算が限られている企業・組織におすすめです。ただし、スタッフの質はピンきりなのでスタッフ評価をよく見て決めるようにしましょう。
修正対応無制限のドキュメントプラス
名古屋に本社を構える「ドキュメントプラス」はパワーポイント資料作成専門会社です。明確な1プラン設定とリーズナブルな料金設定が魅力です。修正対応回数は無制限であるため、こだわりの資料を作成したいという人にぴったり。
企画書はもちろん、提案書や営業資料、マニュアル作成にも対応しています。
創業3年で300社の実績を誇るバーチャルプランナー
企画構成からデザインまで、パワーポイント資料の作成と納品を行っているバーチャルプランナー。創業わずか3年ながら300社以上の実績を上げていて、大手企業や優良企業との取引実績が豊富です。企画構成は5万円～、デザインは1枚8,000円となっていて、アニメーション設定やテキスト入力などのオプションもつけられます。質の高い資料を作成したいと考えている人にはおすすめです。
https://www.virtual-planner.com/
幅広い業務を任せられるHELP YOU
オンラインアシスタントの「HELP YOU」には資料のジャンルを超えて幅広い提案力を持つスタッフが対応しているので、業界・業種関係なく資料の作成を依頼できます。
一般的にパワーポイントでの資料作成を依頼した場合、専門業者であると20～30万円ほどかかりますが、HELP YOUであれば8～10万円程度で済むでしょう。
クライアントごとにひとりのディレクターがつく体制になっているので、サポート体制も万全です。
営業効率化に役立つツール・サービス②名刺管理
営業に出ると取引先やクライアントから多数の名刺を受け取ることになるでしょう。そんな名刺はただ名刺ケースに入れておくと、あとで必要となったときに取り出せないことも。探し物をする時間は大変もったいないので、ツールを使ってきちんと管理しましょう。
導入5,000社を誇るSansan
「Sansan」は導入実績5,000社以上を誇る名刺管理サービスです。AI名刺管理では、名刺をスキャンするだけで簡単に情報を取り込めるだけではなく、全社員の人脈を社内で共有することができます。オフィス内ではもちろん、外出先でも情報を共有できるので外回りの最中にも役立てられるでしょう。
大手金融機関も導入するホットプロファイル
中小企業から大手企業まで幅広い企業が利用できる「ホットプロファイル」も名刺の管理をしてくれる営業支援ツールです。初期費用は0円、基本パックは月額3,000円、さらに営業支援ツールをつけても月額5,000円程度で利用できます。
名刺スキャンとオペレーター手入力をあわせて行っているので、ほぼ100％の精度で名刺を管理でき、優良顧客ベースを作成することによって社内共有が可能です。
Eight 企業向けプレミアム
「Eight 企業向けプレミアム」は、名刺を起点とした国内最大のビジネスネットワークであり、ユーザーは200万人以上に達しています。アプリには情報交換をする「フィード」やチャットができる「メッセージ」、さらに経歴やスキルを伝える「プロフィール」などの機能がついているので、社内の情報共有に便利です。名刺データはCSVでまとめてダウンロードすることができます。
https://go.8card.net/lp/company-premium/meishi/case3/
営業効率化に役立つツール・サービス③請求書発行・経費精算
請求書発行や経費計算などの経理関連はミスが許されず、営業担当者にとって厄介な業務のひとつです。そんな経理業務を代行してくれるツール・サービスがあります。
クラウド会計ソフトシェアNo1のfreee
クラウド会計ソフトの「freee」は、銀行口座やクレジットカードを同期することで、簡単に利用履歴を取り込め、さらに帳簿付けができます。見積書や請求書、納品書の発行の作成はもちろん、資金繰りレポートや損益レポートの作成も可能です。会計に関することであれば大抵できるため、中小企業や法人の経理の効率化に適しています。
東京に住んでいる人は東京経理・記帳代行センターへ
東京都内に勤務している人は、「東京経理・記帳代行センター」へ依頼してみてはいかがでしょうか。会計のプロが記帳代行や支払い予定表の作成、給与計算の代行を行ってくれるので、安心して任せられます。最短5日のスピード納品が可能なので、月末の忙しい時期も安心です。経理を丸投げしたことで最大年間60万円を節約できた事例もありました。
http://www.keiri-rakuraku.com/
経理業務も請け負っているHELP YOU
資料作成代行でも紹介したオンラインアシスタントのHELP YOUは、経理業務の代行も行っています。経理の知識があるアシスタントが請求書や発注書、事業計画書などの依頼が可能です。HELP YOUは稼働時間に対して報酬が発生しますが他社と比較すると格安で、10万円あれば幅広い業務を依頼できます。
営業効率化に役立つツール・サービス④顧客管理
顧客の数が多いほど管理にも時間を取られます。顧客管理をしてくれる秘書的存在のツール・サービスにはどのようなものがあるのでしょうか。
タレントマネジメントをするならCanbus
IT経営を促進するビジネスアプリプラットフォームの「Canbus」には、顧客管理で会社情報や納入商品、対応履歴を記録しておくことができます。顧客の社歴や役職などの人物情報を登録することでタレントマネジメントも可能。重要な書類や情報のセキュリティ対策も万全で、専門知識がなくてもすぐに始められます。
富士ゼロックスが提供するSkyDesk
顧客管理や営業支援、名刺管理やメールマーケティングまで、幅広い業務に対応している「SkyDesk」。大手コピー会社の富士ゼロックスが運営しているので、信頼度は高いでしょう。顧客管理では商談履歴や提案情報、取引実績まで細かく登録しておくことができます。日報管理にも活用できるサービスであり、プランが細かく分かれているので、自社に合ったものを見つけられるでしょう。
カスタマーリングス
顧客からアンケートを取ったり、セミナーやキャンペーンの告知を多く行ったりする企業には「カスタマーリングス」がおすすめ。マルチデバイス対応で、LINEと連携をとりながらフォームを簡単に作成することができます。このアンケート調査結果をもとに顧客属性情報を顧客リストに自動登録されるため、顧客の特徴を掴むのに最適なツールです。
https://www.pa-consul.co.jp/cr/
まとめ
営業効率化と一言で言っても、その方法は資料作成や経理、顧客や名刺管理などさまざまです。今自分や自社で効率が悪いと感じている部分を洗い出し、それを最適化するツールやサービスは何か、社員と話し合ってみましょう。さらに予算を算出し、コストパフォーマンスが最もよさそうなサービスを選ぶと、最低限の支出で最大限の効果を期待できます。
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