採用業務のアウトソーシング!メリット・デメリットとサービス3選

採用業務のアウトソーシングはRPO(Recruitment Process Outsourcing)ともいわれ、企業の採用活動を代行してもらうサービスのことをいいます。

一般的な採用活動は、「募集計画→応募者管理→母集団形成→選考→内定」といったプロセスを踏みますが、RPOはこのプロセスの一部または全部を代行してもらうことが可能です。

・採用業務を兼務しており、コア業務に集中できない

・職種によっては母集団の形成が困難で、慢性的な人材不足を起こしている

・採用代行サービスを利用したいが、具体的にどのようなサービスかわからない

といった悩みはありませんか?

そのような問題を解決するために、本来人事が行わなくても良い業務の代行によって、優秀な人材の厳選に集中することができます。

今回は採用代行のサービス内容をはじめ、メリット・デメリット、おすすめのサービスをご紹介していきます。

採用業務のアウトソーシングとは

前述のとおり、採用業務には数多くのプロセスを必要とされますが、どのような業務を代行してもらえるのでしょうか。
具体的な業務内容や人材紹介との違いをご説明します。

 

アウトソーシングできる採用の業務内容

・採用計画の立案
・会社説明会の企画・運営・集客サポート
・求人媒体・応募者管理
・スカウトメール配信代行
・書類選考(スクリーニング)
・電話対応
・面接日程調整
・合否連絡
・採用業務の進捗レポート作成
・内定者フォロー面談
・面接官のトレーニング

このように幅広い業務を委託することができるため、結果的に本来やるべきコア業務に集中することが可能です。

 

人材紹介と採用業務アウトソーシングの違い

人材紹介は、人材紹介会社に登録しているデータベースと企業の求人情報をもとに、求人内容に興味のあった応募者とのマッチングを行います。
ただし、面接の日程調整や選考は全て各企業側で対応するため、人材紹介会社は母集団の一部を形成するのみで他の採用業務には携わりません。

一方、採用業務のアウトソーシングではWEB媒体経由・人材紹介経由の応募者にかかわらずすべての応募者に対し、書類選や面接の日程調整・スカウトメール配信代行・合否連絡といった採用業務そのものを行います。

人材紹介は固定された一部の業務のみを行うのに対し、採用業務のアウトソーシングは様々な業務を代行してもらえるため、本来の選考業務に集中することができるという違いがあります。

採用業務の代行サービスを導入する背景

採用業務のアウトソーシングは欧米では積極的に採用されているサービスですが、近年では日本でも導入する企業が増えてきているのをご存知でしょうか。
導入する背景には、目的が2つあるといわれています。

 

業務工数の削減

いわゆる煩雑なオペレーション業務、たとえば応募管理や書類選考や面接日程の調整などにかかる負荷を軽減し、本来力を入れるべきで採用計画や予算管理などのコア業務に専念するための環境づくりを目指しています。

一般的に採用業務のアウトソーシングというと、「ノンコア業務をアウトソースする」ため、こういった目的をイメージすることが多いようです。

 

成果創出と成果蓄積

自社には持ちあわせていない採用のノウハウや豊富なナレッジを外部から導入し、成果を向上させるスキームの構築を目指すことを目的としています。

・求人広告を出しても欲しい人材が集まらない
・欲しい人材に内定を出しても辞退されてしまう

こういった問題を解決するために、変化が激しい採用市場において、自社採用の過去データやノウハウだけで対応することが難しくなってきた昨今、採用業務を外部へ委託する企業も増加する傾向にあります。

採用業務の代行サービス導入にあたり意識しておくべきこと

実際に代行サービスを導入する場合、どのようなポイントを意識しておく必要があるのでしょうか。以下でご説明していきます。

 

情報共有は定期的に行う

プロに採用業務のアウトソーシングサービスを委託すれば、「費用をかければすべてをやってもらえる」とつい任せがちになってしまいます。
しかし、良い人材を獲得するためには、採用担当者自身が「自分たちで採用活動を行う」という自覚を持って進めることが大切です。

採用計画の立案や書類選考、面接日程調整などすべてを丸投げせずに、この選考基準で問題はないか、採用業務は滞ってないかなど、意識を持って進めることをこころがけると良いでしょう。
代行業者とは定期的な打ち合わせの時間を設けると同時に、情報管理ツールなども用いつつ、必要なときにはすぐに情報共有ができる環境を整えておくことも重要なポイントです。

委託する採用業務の範囲は明確に分けておく

社内で滞っている問題の解決などコンサルティングの部分から採用業務を委託した場合、何でも代行してくれるものだと思ってしまうことも多くないでしょう。
しかし、代行業者はすべての採用業務を行うわけではありません。

委託側との採用要件擦り合わせなど、採用担当者が自ら経営層と現場をマネジメントしていくことが必要とされます。

「やってもらえると思っていたことが委託できなかった」というような想定外の事態を避けるために契約締結時には採用業務において委託先に任せる範囲、自社で担う範囲を明確にしておくことが大切です。

採用業務をアウトソーシングするメリット

では、アウトソーシングサービスの導入によってどのようなメリットが自社にもたらされるのか、具体的にご説明します。

 

採用業務にかかわる重要業務に集中できる

採用業務をアウトソーシングすることで、自社の採用担当者は最終面接や採用の判断など、採用活動の重要業務に集中できる環境の創出ができます。
採用担当者が本来行う必要のない煩雑な業務などを委託することにより、業務工数の削減が可能です。

 

採用業務のパフォーマンスを可視化できる

近年では採用活動が営業活動につながるといっても良いほど、採用の成否がビジネスの成長を左右する時代になりつつあります。
営業活動において営業成績の数値が見えない状態は、企業として健全な状態ではないでしょう。それは採用に関しても同様です。

採用活動を可視化するための方法として、今回ご紹介しているアウトソーシングがあります。

採用業務のアウトソーシングサービスの導入によって業務の可視化ができます。適切な採用活動およびパフォーマンスの判断をしていくことが可能になり、結果的にビジネスの成長が促進されることも期待できるでしょう。

 

採用業務にかかる管理コストや手間を削減できる

「アウトソーシングはコストがかかる」というイメージしがちですが、必ずしもそうではありません。
採用にかかるすべてのコストを考えた場合、応募管理ソフトを用意する手間や残業代などの人件費を省けるため、結果的には大幅な管理コスト削減につながる場合があります。

 

高い専門性を活かした採用活動ができる

採用代行サービス業者にはさまざまな企業の採用業務を行ってきたノウハウがあるため、どのようなスキルのある人材をどれくらい欲しいのかなど、自社の採用戦略に合わせた採用活動を行ってくれます。

また、最近ではインターネットの求人媒体だけでなく、SNSを通じた新しい採用手法が周知されるようになってきたため、そういった最新の動向もプロに委託することで導入できるようになりました。

 

採用業務をアウトソーシングするデメリット

次に、採用業務を代行会社に委託するデメリットについて見ていきましょう。
前述のメリットとデメリットを比較しながら、導入の検討をおすすめします。

 

採用した人材と自社との間にミスマッチが発生する

採用業務をアウトソースする場合、自社の求める人物像にあった人材を採用するために、委託先とは詳細な条件など細かい部分までの連携が必要になります。

綿密な連携がうまくいっていないと、「どのような人材を求めているのか」委託先の理解が得られず、採用したい人材を獲得できない可能性もあります。
そのため、委託業者とは密な連絡のやり取りが大切です。

採用活動を成功させるためには、「依頼された業務だけを単純にこなす業者」ではなく、「企業の成功をともに目指すパートナー」として、ビジネスの成功を一緒に考えてくれるベンダーを探すことが重要になります。

 

自社に採用のノウハウが蓄積できない

採用をアウトソースすると自社では採用業務を行わないため、細部の重要なノウハウが蓄積されにくくなり、採用担当者の育成ができません。

今後自社で採用活動を行うことになった場合、同様のプロセスをスムーズに進めていくのは難しいといえるでしょう。
代行サービスを利用している間は順調であっても、契約を解除した後、同じように採用活動ができないので注意が必要です。

 

委託コストがかかる

短期間であっても委託するとなれば必然的にコストが発生します。
ただし、採用された人材が今後企業にもたらす利益や、逆に採用代行サービスを利用しなかった場合にかかるコストなどと比較することが必要です。

自社で行う場合と委託した場合、それぞれにかかる費用のシュミレーションをあらかじめ行ってから導入するか判断するのもよいでしょう。

 

代行業者の選定が重要になる

日本において採用業務のアウトソーシング(RPO)は、まだ新しいサービスです。
増えてきている代行業者にも得意な業界や実績などに大きな差があります。
採用活動を行うにあたり、事前のヒアリングだけでは委託するか否かの判断が難しい場合が少なくありません。

採用活動を成功させるためには、それぞれの代行サービス業者のサポート体制やビジネスモデルをしっかり把握したうえで契約することがとても大切です。
また、採用能力や人材紹介会社以外における採用リソースを幅広く持っているかも重要な判断基準となるでしょう。

 

おすすめの採用業務アウトソーシングサービス

これまで採用代行サービスの内容やメリット・デメリットをご説明してきましたが、本格的に導入したい!という際にお勧めの企業をご紹介します。

 

 

HELP YOU

https://help-you.me/

HELP YOUは継続利用率が97%以上の実績を持ち、採用率1%を難関をクリアした優秀なアシスタントがチームでサポートを行ってくれます。

応募受付から面接日程の調整までといった単発の業務から、トータルパッケージでの採用業務依頼も可能です。

厳選されたスタッフがチームですべての採用業務を行うため、漏れがなくレベルの高い業務が期待できます。
 

 

TSUNAGU SOLIUTIONS

https://www.tsunagu.co.jp/

2007年の創業以来、TSUNAGU SOLIUTIONS(ツナグ・ソリューションズ)は、日本で初めてのアルバイト・パート専門の採用代行サービス会社です。

アルバイトとパートにサービスを特化しているため、正社員や派遣社員とは違った採用の難しさの理解とノウハウがあります。
そのため、応募受付や求人募集の支援などをメインに行い、アルバイト・パート人材の採用をサポートしてくれます。

 

マンパワーグループ

https://www.manpowergroup.jp/client/serve/employ/

全世界に2900以上、日本国内に約120拠点のオフィスがあるマンパワーグループ。
採用活動だけでなく入社後のフォローアップも充実しており、高い定着率を誇ります。

せっかく採用代行サービスに高いコストをかけても、採用した人材にすぐに退職されてしまっては本末転倒です。
総合人材サービス会社50年の実績とノウハウから、費用対効果の高い手法を提案してくれるでしょう。

 

まとめ

「自社で求める人材を獲得する」=「採用を成功させる」ためには、「質」「量」「スピード」をそれぞれをバランスよく満たす必要があります。

母集団の形成として、まず一定の「量」を確保しなければなりませんが、「量」を求めすぎてしまうと「質」がおろそかになってしまいかねません。

求人倍率が高水準となっている現在の「売り手市場」では、他社よりも早い採用活動における「スピード」のも求められるようになってきました。

また、転職市場が変化し続けるこの時代、今後はその変化に対応し同時に戦略を立てるのも難しくなっていくでしょう。
自社ですべてをまかなうには厳しい状況のもとでは、高い専門性のある代行業者に採用業務を委託することもひとつの手段といえます。

欲しい人材を獲得するために「委託する部分と自社で厳選する部分」を明確にし、本来社内でやるべき業務を見直してみてはいかがでしょうか。

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無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?