採用アウトソーシングとは?知っておくべきポイントとサービス4選

採用アウトソーシングとは「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」ともいわれ、自社で行う採用活動を外部の企業に委託し、代行してもらうことです。

一般的な採用活動には、募集計画の立案から応募者管理、書類選考、面接日程調整、面接数回を経て内定に至るまで、様々なプロセスが必要とされます。

多数の応募者管理は、時間的にも負担が大きいという問題を抱える企業は少なくありません。大手に限らず中小・零細企業でも、職種や待遇によっては応募者が急増することもしばしば。
中には専任の人事担当がいない場合もあるでしょう。

そのような悩みを解決するために、本来人事が行わなくても良い業務を委託することにより、優秀且つ必要な人材の厳選に集中することが可能です。
欧米では積極的に採用されているサービスですが、近年では日本でも導入する企業が増えてきています。

「採用活動に時間が取られててしまい、コア業務に集中できない」「創立して間もないので採用活動に必要なノウハウがない」「求人広告を出してもなかなか応募者が集まらない」「選考途中の辞退者が増えた」など、お悩みを抱えていませんか?

今回はサービス内容をはじめ、採用アウトソーシング(RPO)が求められるようになった背景や導入のメリット・デメリットなどをご紹介していきます。

採用アウトソーシングとは?


前述のとおり、採用活動には多くの選考プロセスが必要とされますが、具体的にどのような業務を委託できるのでしょうか。

また、新卒採用と中途採用および人材紹介との違いについてもご説明していきます。

採用アウトソーシングに委託できる業務

・募集計画の立案
・説明会の企画・運営
・説明会参加者の集客
・応募媒体・応募者の管理
・スカウトメール送信
・書類選考(スクリーニング)
・電話対応
・面接日程調整
・採用担当者のトレーニング
・合否連絡
・内定者のフォローアップ

代行企業によってはこの他にも幅広い業務を委託できるため、結果的にコア業務に集中することが可能です。

新卒採用と中途採用の違い

採用には「新卒採用」と「中途採用」があり、必要なプロセスや規模が異なります。
どのような違いがあるのかそれぞれ比較してみましょう。

【新卒採用】
現在、経団連加盟企業において2019年に採用活動が行われ、2020年に卒業する学生向けには2019年3月に説明会開催や募集要項の発表などの「就職広報活動」解禁、6月に面接などの「採用選考活動」解禁というスケジュールが組まれています。

説明会、書類選考、面接から内定までには、準備期間も含めると約1年もかかるといわれています。

面接が進んだ段階では翌年の新卒採用と同時進行しなければならない期間もあり、様々な業務が人事に集中してしまうことも。

また、学生は色々な企業に応募できるので母集団の人数が多いため、エントリーシートの受付から確認、スクリーニングには多大な時間がかかります。

そして社会経験が無いことから、必要とされるスキルや個人の特徴の把握が難しいなど、必然的に選考にかかる工程が増えてしまいます。

新社会人として新卒者をゼロから選定するには、長い時間と多くの工程を経ることが必要です。

【中途採用】
業務拡大や欠員募集などのために行う一時的な採用活動です。
募集要項の条件やスキルなど、ある程度絞られた状態で開始されるため、新卒採用と比較すれば選考工程は自ずと少なくなります。

人材紹介との違い

転職希望者の間で「エージェント」といわれる人材紹介会社は、登録しているデータベースをもとに企業が求人情報で必要としているスキルを持った人材とのマッチングを行います。

ただしその場合、面接日程調整・選考などは企業側で行うため、人材紹介会社はあくまで母集団の一部を形成するのみで実際の採用業務には関わりません。

それに対し採用アウトソーシングでは、WEB媒体経由、人材紹介会社経由に関わらず、書類選考や面接日程調整、合否連絡など応募者とのコミュニケーションを含めた「採用業務そのもの」を行います。

人材紹介会社はある一部のみを行い、採用アウトソーシングは様々な業務を代行してもらえるため、本来の選考業務に集中することができるという違いがあります。

採用アウトソーシング化の背景

「採用活動は自社の人事部が行う業務」という固定概念が徐々に薄らぎ、アウトソーシング化が進んできたことには、どのような背景があったのでしょうか。

委託のニーズが高まってきた近年、求人市場の変化を交えながらご説明します。

就職活動期間の長期化

昨今の求人市場は、求人数が多く求職者側にとっては有利な状況である「売り手市場」となっています。

2006年以降に本格化し、その流れで求人媒体の管理や説明会運営、面接日調整などを行う採用アウトソーシングの需要が増え、次第に代行サービスとして認知されました。
新卒採用において優秀な人材は、複数の内定を獲得できる時代になったのです。

そうなると、より良い条件を求めて内定を辞退されるケースが多くなるため、企業は初期のプロセスに戻って辞退者の代わりを探さなければならないことになり、必然的に採用活動が長期化してしまいます。

一時的とはいえ人事採用担当者の負担が急増し、採用業務を外部へアウトソーシングする企業が増加すると同時に、年々そのニーズも高まってきています。

少子高齢化による有効求人倍率の高騰化

厚生労働省が発表した2018年度の平均有効求人倍率は1.62倍で、過去最低とされるリーマンショックが起こった2009年の0.45倍から比べると、少子高齢化に伴い遥かな売り手市場になっています。
逆をいえば、企業側からすると採用の難易度が上がっているという現状です。

大手企業の求人が増えると、新卒、中途ともに求職者はまずそちらへ流れ、中小・零細企業の求人は集まりにくいということも考えられます。

求人広告に出稿しても応募者が集まらなかったり、選考途中で辞退者が増えるなどの悩みを抱える企業も増えてきているようです。

このような問題を解決し、本来の業務に集中するために採用における一部の業務を外部へアウトソーシングする需要が高まってきました。

【参考】厚生労働省
一般職業紹介状況(平成31年3月分及び平成30年度分)について
https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000192005_00002.html

一般職業紹介状況(平成22年3月分及び平成21年度分)について
https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/2r98520000005xqs.html

採用アウトソーシングのメリット

専門性の高い採用活動ができる

採用アウトソーシングを行う企業は、高い専門知識とノウハウを持ったプロ集団です。
応募者への迅速な対応によって面接来社率が高まり、伸び悩んでいた採用実績のが上昇し短期間で成果の改善が見込めます。

また、難易度の高い人材の採用を成功させることができ、応募者へ良い印象を与える企業の顔としてイメージアップにも繋がります。

重要な業務に集中できる

書類選考や面接日程調整など、人事が行わなくても良い一部の業務をアウトソーシングすることで合否判断や人事戦略といった、本来取り組むべき重要な業務に集中することが可能です。また、採用後のミスマッチ防止にもなります。

管理コストを削減できる

自社で全ての採用活動を行う場合に比べて、応募者管理ソフトの準備をはじめ、総合的にかかる手間と時間が大幅に省けることにより管理コストを削減することができます。

採用アウトソーシングのデメリット

委託コストがかかる

アウトソーシング先への委託コストがかかりますが、自社の人事担当者が全て行う場合の人件費と比較する必要があります。

採用アウトソーシング担当者に負担がかかる

自社の採用担当者には委託先との定期的な打ち合わせや、選考基準・面接日程調整などの業務マニュアル作成といった「アウトソーシングするための業務」が発生します。

ただし、委託後の負担軽減を考えるとアウトソーシングするにあたり、自社で行うべき業務としての認識が必要です。

自社のノウハウ蓄積にはならない

アウトソーシングをすると自社では採用活動を行わないので、細部の重要なノウハウが蓄積されにくくなり、採用担当者の育成ができません。
今後自社で採用活動を行う場合に、同様のプロセスをスムーズに進めていくのは難しいでしょう。

細かい部分まで目が行き届かなくなるため、アウトソーシング担当者と委託先との情報共有化を図っていくことが大切です。

おすすめの採用アウトソーシング会社①品質が高い

HELPYOU

https://jinzai.help-you.me/

「HELP YOU(ヘルプユー)」は、継続率97%の実績があり、採用や経理、営業サポートや資料作成など幅広い業務の代行を行っています。

採用率1%を難関をクリアした優秀なアシスタントがチームでサポート体制をとっており、窓口には専属ディレクターを配属してくれます。
そのため何か依頼が発生した際、都度違うアシスタントに説明する必要がありません。

中でも「HELP YOU採用」は、人材業界の優秀な経験者をアサインしてサポートを行う採用業務に特化したオンラインサービスです。

業界経験者がサポートするので、採用に関わるあらゆる業務が代行可能です。

おすすめの採用アウトソーシング会社②実績が豊富

ネオキャリア

https://www.neo-career.co.jp/

述べ10,000社以上、業界トップクラスの導入実績を誇る「ネオキャリア」。
新卒・中途、アルバイトの採用アウトソーシングサービスだけではなく、食品業界や金融業界に特化したエントリーシートの攻略などの就職支援サイトも運営しています。

自社のWEBページやパンフレット、採用動画制作など各種クリエィティブなツール制作に至るまで幅広い業務の依頼と総合的なサポートが可能です。

おすすめの採用アウトソーシング会社③費用が安い

株式会社ONE

https://one-group.jp/humanresource/

アウトソーシング導入にあたり、重要になってくるのが委託費用。
「株式会社ONE」では、新卒・中途採用ともに求人広告掲載から一次面接設定までを10万円~/月で行うパッケージプランがあります。

「応募者が多すぎるので、条件に合った対象者のみに絞り、面接日時設定までお願いしたい」というような状況におすすめです。

「どこからどこまでを委託するか」を明確にしておくと、必要なプロセスのみを依頼してあとは自社で行うというコスト削減が可能です。

おすすめの採用アウトソーシング会社④幅広いネットワーク

アデコ株式会社

https://www.adecco.co.jp/

人材派遣、人材紹介をはじめとする総合人材サービスのノウハウをもつ「アデコ株式会社」。
世界60か国に広がるグローバルなネットワークが強みで、日本企業の海外進出や事業拡大の強い味方となってくれるでしょう。

担当者が国内にいても、アデコ株式会社現地法人との連携により、海外における現地社員採用サポートを受けることが可能です。

まとめ

採用アウトソーシングの内容と需要が増えた時代背景についてご説明してきましたが、売り手市場が企業にもたらす採用難の問題は、年々重要視されてきています。

求職者は新卒・中途採用問わず、1社のみにピンポイントで狙いを定めて就職活動を行うことはほぼありません。

ライバル会社が多数あるような企業では、他社と比較検討して選んでもらえるよう、自社の魅力をうまくPRすることが必要とされてきています。

優秀な人材の確保をするために本来のコア業務に集中し、採用活動における業務をアウトソーシングするのはもちろん、今後は採用方法そのものや採用基準の見直し、企業PRの強化も視野に入れてみてはいかがでしょうか。

高い専門性とノウハウをもったプロフェッショナルである採用アウトソーシング企業は、自社では解決が難しい根本的な問題もサポートしてくれます。

委託コストはかかりますがその分、社内業務が円滑化することで優秀な人材確保ができ、企業の成長と拡大へ向けた大きな一歩に繋がるかもしれません。

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