タスク管理の自動化事例！リマインド通知で作業漏れの防止を実現
「報告書の提出を忘れていた」「会議の時間を間違えてしまった」…というようなタスク管理ミスは、誰でも一度は経験することではないでしょうか。
しかしタスクの抜け漏れは信頼を損なうだけでなく、思わぬトラブルや追加作業を発生させる原因にもなります。
そこでこの記事では、リマインドを自動化したことで業務の対応漏れをなくし、タスク管理や確認にかかる手間をなくした事例をご紹介します。
＜目次＞
1.「HELP YOU」へご依頼前のお困りごと
今回ご依頼いただいたのは、多くの顧客を相手にプロジェクトを抱える開発支援企業さま。
顧客に対し、現在の進捗状況報告やミーティングのリマインドメッセージを自動で送ることができないか？といったご相談です。
現在は手動で送っているものの、通知内容のミスや通知忘れといった人的ミスを防止し、決まった日時に確実にメッセージを送りたいということでした。
2.ご依頼と要件の確認
＜依頼～受注＞
毎週月曜日の朝に、お客様のチャットルームへタスクのリマインドメッセージを送信したいのですが、自動化はできますでしょうか。
自動化ツール「Zapier」を使用してGoogleカレンダーとチャットワークを連携させ、指定日時にリマインドメッセージが送られるように設定いたします。
HELP YOUでは以前にもスケジュールと連動したタスク管理をお手伝いしていたため、Zapierの設定ノウハウがありました。そのため、面倒なツールの設定もすべてお任せいただけます。
関連記事：
84%の工数削減｜スケジュール・タスク管理代行で業務効率アップ！
タスク管理・リマインドの自動化提案事例！ZAPIER利用、オンラインアウトソーシングの提言で業務効率化
3.納品まで
＜最終納品＞
Zapierの設定が完了いたしました。来週から、毎週月曜日の朝にリマインドメッセージが送信される予定です。
ご対応ありがとうございます！
4.ご依頼後の変化とメリット
自動化したことで、これまでメッセージ送信にかかっていた時間をほかの業務に使うことができるようになりました。また、送信時間を気にする必要がなくなり、心理的にも負担が軽くなったということです。
また、以下のようなメリットも伺いました。
・やるべきタスクや会議などの予定を自動リマインド通知したおかげで、対応漏れなどのミスがなくなった。
・顧客へ、お困りごとがないかというメッセージを定期的に送るようにしたことで、サービス満足度が向上した。
・顧客のプロジェクトを滞りなく進め、サービスを漏れなく提供できるようになった。
5.まとめ
自動でリマインドメッセージを送ることができるツールはいろいろなものがありますが、意外と設定が面倒で結局使いこなせない…ということも多いはず。HELP YOUではそのようなツールの設定も、導入の段階から承ります。
「こんなことを実現したいのだけど」というレベルのご相談から最適なツールのご提案もできますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
参考：
【決定版】こんなに使える！「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にしたオンラインアウトソーシング活用事例まとめ