採用代行のメリット・デメリット!最新就活事情から見た採用代行の重要性

同じ志で働く仲間を見極めるため、採用業務は社内の人間が行うのが一般的です。しかし、近年就職率が上昇していることが影響し、企業内だけで採用業務を完結させるのは負担が大きいと危惧されています。

そんな企業の負担を減らしてくれるのが「採用代行」です。採用業務の一部を担ってくれるため、社員は自分たちの業務に専念することができ、業務効率化にもつながります。

では、具体的に採用代行はどういった業務を担ってくれるのでしょうか?外注するメリットとデメリットを解説するとともに、おすすめのアウトソーシング会社を紹介します。

就職率の変化と採用代行の重要性

就職難と言われてきた時代が終わりを迎え、現在は就活生が企業を選ぶ時代と言われています。それを裏付けるのが文部科学省と厚生労働省が発表した「就職状況調査」で、就職難という言葉が似つかわしくない驚異的な数字が明らかとなりました。

文部科学省:平成29年度大学等卒業者の就職状況調査(平成30年4月1日現在)

調査結果の一部を表にて紹介しましたが、どれも高い数字を出していることが分かります。就活生にとっては、働き先が見つかりやすくなって非常に喜ばしいことでしょう。

この結果からは「何十社受けても受からない」という地獄の就活時代に終わりの兆しすら見えます。しかし、この結果に頭を悩ませることとなったのは、求人を出している企業側です。

効率よく内定をもらうため、多くの就活生が一度に何社もエントリーをしていることがほとんどです。しかし、就職できるのは内定をもらったうちの1社のみ。複数企業から内定をもらった場合、その中からどこに就職するのかを選んで後の内定は辞退しなければなりません。

このように、辞退者による穴埋めをするために第二弾の採用活動を行ったり、内定者に選んでもらえるような工夫を企業側がしなければならないのが現代の傾向です。ただ、通常業務に加えてこれらの業務を行うとなると、人事担当者に大きな負担となってしまいます。

そこで注目されるようになったのが採用代行です。どこまでの業務を担ってくれるかは代行業者によって様々ですが、少しでも採用業務をアウトソーシングすることで、確実に負担を減らすことができます。

また、採用代行に委託することで、社員はコア業務に専念できるようになり、業務効率化にもつながります。まさに、現代のニーズに合った代行業務と言えるでしょう。

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採用代行ができる業務

採用業務と一言に言っても、その内容は様々です。
例えば、

・求人広告の掲載
・会社説明会やセミナー
・応募者の情報管理
・筆記試験や面接

など、長期間にわたって複数の業務を行う必要があります。これらの業務に加え、内定者の辞退で穴ができた時のために第二弾の採用活動を準備するとなると、人事担当は非常に大変です。

しかし、これから一緒に働く仲間を社員以外が選ぶというのは、企業にとっても不安なはず。間違った選考は、企業にとってリスクに直結します。

そのため、採用代行には任せられる範囲の業務を委託することが可能です。具体的にどういった業務があるのかをもう少し詳しく見ていきましょう。

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ノンコア業務

ノンコア業務は、企業の利益に直接関係しない業務を指します。そのため外製化が可能で、アウトソーシング会社に委託することで業務効率化を目指す企業も増えています。

そんな中、採用業務におけるノンコア業務には以下のようなものがあります。

・求人広告を掲載する媒体や紹介会社の選定
・母集団形成と応募の受付対応
・書類選考
・面接日時の調整と管理
・応募者からの問い合わせ対応

主に採用業務のサポートがメインとなります。忙しく他の業務と並行して行う場合、応募者からのメールを見逃してしまったり、多忙を理由に応募者への連絡が遅れたりなどのミスが発生しがちです。しかし採用業務をアウトソーシングすることで、代行業者がノンコア業務に集中してくれるため、トラブルを未然に防ぐことが可能です。

コア業務支援

コア業務は、企業の利益に直接的に結びつく重要な業務です。そのため、外部の人間である代行業者が携わることはほとんどありません。

しかし、採用におけるコア業務も内容によってはアウトソーシング会社が請け負ってくれる場合もあり、より効率的に業務を遂行することができます。採用業務においてのコア業務は、以下のようなものがあります。

・採用活動における計画や戦略
・募集条件の決定
・面接
・採用の可否決定のサポート

代行業者には、コア業務に対する決定権はありません。そのため、アウトソーシング会社が請け負ってくれるのはあくまでコア業務の支援。どのような採用活動を行っていくと良いなどのアドバイスや、書類選考の情報を詳細に伝え採用の可否決定に活用するなど、重要な決定を下す際に必要なサポートを行います。

どこまで対応してくれるかはアウトソーシング会社によって異なるので、委託を考えている場合は事前に相談をしておくことをおすすめします。

採用代行を使うメリット

企業に新たな仲間を迎えるために重要となる採用業務。より優秀な人材を得るために、気合を入れてこの業務に取り組もうと尽力する人事担当者も多いでしょう。そんな中でも、あえて外注することにはどんなメリットがあるのかを紹介します。

社員がコア業務に専念できる

採用におけるノンコア業務を採用代行に委託することで、社員は本来やるべきコア業務に専念することができます。採用業務に圧迫されて企業利益を上げられない、という事態が防げるのは、代行を使う大きなメリットと言えるでしょう。

ただ、委託した業務をすべて丸投げしていれば良いというわけではありません。お互いの見解に相違があってはならないので、日頃からきちんと依頼通りに業務ができているかをチェックすることが大切です。

新たに人を雇うよりコストが安く済む

採用活動は、通常業務と並行して行わなければなりません。そのため、一時的に人手不足の状態に陥ることが多く、企業によっては急遽事務スタッフを雇うこともあるでしょう。

しかし、手が回らない分を雇用でまかなっていては、それだけ人件費がかかってコストの無駄となる可能性があります。それに対して採用代行は、雇用するより安い価格で利用できるところが多いため、企業への負担を軽減しながらコスト削減にも繋がります。

スキルを持った人材に委託できる

アウトソーシング会社のスタッフは、専門的な知識やスキルを持った人材が集まっています。そのため、一から説明せずとも即戦力となってくれると期待できます。

特に、採用代行の場合は採用におけるプロが在籍している場合が多いので、スムーズに採用活動を進められるでしょう。

採用代行を使うデメリット

メリットが多い採用代行ですが、中にはデメリット要素もあります。具体的にどんな点に注意すべきなのか、いくつか紹介します。デメリットもしっかり踏まえた上で、採用代行を依頼するようにしましょう。

自社に採用のノウハウが蓄積されにくい

採用代行に委託すると、採用活動がスムーズに進むと期待できます。しかし、いざ委託を解消してしまうと、自社にはそのノウハウが蓄積されていないため、次回からの採用活動で上手く立ち回ることができなくなってしまいます。

つまり、一度採用代行の便利さを実感すると、その後も頼らざるを得ないと言っても過言ではありません。いずれは自社で採用業務全てを行うことを目標にするのであれば、採用代行に依頼している間もそのノウハウをきちんと残しておき、社員育成に役立てることが大切です。

採用代行との密な打ち合わせが必要

応募者を採用するか否か、それは社運を分けるほどの重大な決定と言っても過言ではありません。その判断材料となる書類選考や面接を採用代行業者に委託するのであれば、事前の打ち合わせをしっかり行っておくことが大切です。

また、学歴や自己PRだけでなく、第一印象や社風に合っているかどうかも選考には重要なポイントとなるため、どんなところを見るべきかをお互いに共有しなければなりません。こういった打ち合わせに時間を取られる場合があるので、時にはコア業務を圧迫してしまう恐れもあります。

委託先の選定で成功と失敗が分かれる

採用代行を担うアウトソーシング会社は何社もあり、それぞれスキルに差があります。相性が良ければ長いお付き合いが見込めますが、相性が悪いと上手く採用活動が進まなかったり、トラブルが発生したりなどのリスクも考えられます。

代行業者との相性は実際に依頼してみなければ分からないことも多いので、場合によってはなかなか相性が良いところと出会えない、という可能性も。

そういった事態を避けるため、アウトソーシング会社の多くが無料相談を受けつけています。中には無料あるいは格安で試せるトライアルプランを設けている業者もありますので、試しに導入してみるのもおすすめです。

採用代行におすすめのアウトソーシング会社

アウトソーシング会社は、企業にとって欠かせないビジネスパートナーと言っても過言ではありません。そのため、できるだけ優秀なアシスタントがいるところを利用したいと思っている方も多いでしょう。

そこで、多くの企業から人気を集めるおすすめのアウトソーシング会社を紹介します。

HELP YOU

優秀な人材が多いHELP YOUは、様々な業務を担ってくれるアウトソーシング会社として人気です。人事関連であれば、採用計画の補助から説明会の資料作成、応募者管理などのノンコア業務を徹底的にサポート。

細々とした業務に時間を割く余裕がない場合や、コア業務に専念し業務効率化を測りたいと思っている企業にとっては特におすすめです。

HELP YOUの公式サイト
200人の応募者対応を採用担当1人でできた理由。HELP YOUの採用代行ソリューション

ONE

ONE求人業界で長年経験を積んできた採用のプロが多く在籍しているのが特徴です。そのため、安心して採用活動に関する業務を任せることができます。

また、採用活動のスタートから入社フォローまで行ってくれるため、企業にとって心強いパートナーとなってくれるはず。人手が足りないと悩む企業だけでなく、採用活動のノウハウを学びたいという企業にとってもおすすめのアウトソーシング会社です。

ONEの公式サイト

まとめ

企業が人を雇うのには、時間もお金もかかります。通常業務が圧迫されることもあり、どのように採用活動を行えば良いかと頭を悩ませている企業もあるでしょう。

そんな時に力になってくれるのが採用代行の魅力です。ノンコア業務をこなしてくれるだけでなく、場合によってはコア業務にも手を差し伸べてくれます。これならば、コア業務に専念しながら採用活動も進められるので、企業にとってはメリットが大きいですよね。

どこに採用代行を頼もうかと悩んでいる方は、ぜひ上記で紹介したアウトソーシング会社を検討してみてください。特に、HELP YOUは採用代行業務はもちろん、その他の業務に関しても柔軟に対応しています。

採用活動は終わったけれど、やっぱり別のノンコア業務も委託したい・・・」そんな時でも、HELP YOUならスムーズに対応してくれるはず。企業が抱える悩みを解決へと導き、採用業務とともに様々な業務の効率化を実現します。

外注先を検討中の方は、ぜひ無料相談をしてみてはいかがでしょうか?
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アウトソーシングはHELP YOUで

アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由


人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
オンライン上で業務を代行するオンラインアシスタントサービスは下記の点で多くのお客様に選ばれています。


オンライン上での業務代行だから、

・雇用・派遣と比べて圧倒的に費用が安い
・働く場所を選ばないので優秀な元大手企業のキャリアウーマンが多数
・チーム制で1社につくので、複数業務のアウトソースが一括でできる

またHELP YOUの特徴として、
・業務ごとに最適な人材をアサインするので、人を探す手間・コストが0
・専属ディレクターが付くので、一括で依頼をすることが可能
・人材が担保されているので、長期的な業務依頼が可能
となります。

無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?