人事業務のアウトソーシングをメリット・デメリットから考えよう おすすめの会社4選

人事のアウトソーシングが近年、企業内で浸透してきているのをご存知でしょうか?
労働人口減少の影響で従業員を確保できない昨今、アウトソーシングの活用で危機を打開している企業もあり、人事業務においてもアウトソーシングの必要性が求められています。
ここではアウトソーシングできる人事業務の具体例と、実際にアウトソーシングした場合のメリットとデメリット、そしておすすめできるサービスをご紹介いたします。

人事業務をアウトソーシングするとは

まず、社内で行われている人事業務は、給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなどの労務関係の業務と、採用や社員研修、人材配置などの人事関係の業務が主なものになり、これらの人事業務のアウトソーシングとは人事業務を外部に委託することを言います。

次に業務内容を詳しく紹介していきましょう。

給与・賞与計算、勤怠管理

毎月の従業員の勤怠データから給与計算を行い、給与明細を作成、給与振込まで一連の工程を委託できます。
勤怠から給与管理までをクラウド型のシステムで運用しているところも多く、この場合最終的に社員がWeb上で閲覧でき、業務の大幅な工数の削減となります。
 

社会保険業務

従業員が採用から退職までの社会保険で発生する手続きには、被保険者証関連、社会保険標準報酬の見直し、賞与支払届、結婚・出産、育児休業などがあり、社会保険業務は大変煩雑です。
また専門の知識と法改正による対応も必要となります。
社会保険業務を専門知識のある会社にアウトソーシングすると、スピーディで正確な処理を行ってくれるので、安心して委託することができます
 

採用支援

求人募集による説明会の実施、応募書類の選考、筆記試験や面接の実施など採用に関する業務もアウトソーシングすることが可能です。
近年、労働人口の減少の影響で人材確保が難しく、求職者を増やすための企業努力は必要とされ採用業務は増加傾向となっています。

採用業務のノウハウと実績があり、求職者に対する丁寧な対応ができるところに委託すると、自社の求める優秀な人材を採用することが可能となるでしょう。
 

人材育成

人材育成業務のアウトソーシングには社員研修の実施、スキル・資格の管理、eラーニングシステムなどの提供があります。
アウトソーシング化した場合、効果のある研修内容を計画、実施し、委託会社のeラーニングやスキル管理などのシステムを利用することで社員研修の成果を可視化することができます。
その結果、社員のモチベーションが上がり社員研修を前向きに参加するようになるため、スキルが育つことでしょう。

人事業務をアウトソーシングするメリット

メリット
人事業務をアウトソーシングした場合、実際に会社にどのような利益がもたらされるでしょうか?
そのメリットをご紹介していきます。
 

コスト削減

人事業務は多種多彩な業務であり豊富な経験とノウハウが必要となるので、自社でその人材を雇用し育成するには多大な費用と労力、そして時間がかかります
毎月発生する給与や社会保険料はもちろん、採用による費用も発生しコストは多額になります。
しかしアウトソーシング化すると人材採用から育成までにかかるこれらのコストが削減でき、さらに人事業務に関する知識と経験を豊富に持つ専門家がこの業務を遂行するため、効率的で費用対効果の高い業務が期待できます
 

人事のコア業務に集中

人事業務に関わる人材を外部にアウトソーシングした場合、人的リソースを人事制度の改定や面接などのコア業務に割くことができます
従業員のモチベーションが上がるような福利厚生制度や報酬制度といった人事制度改定により多くの時間と労力を費やせば、従業員のストレスが減り、とても快適に働いてもらうことができます。
その結果、従業員のエンゲージメントは向上し、組織力が強化されることで業績アップにつながるでしょう

また面接は企業の資源となる人材を見極めるには欠かせない業務です。
人事業務を外部に委託し面接に集中することで、自社の経営戦略に合う人員を確保することが可能となります。
 

法改正への迅速な対応

労務関係の業務に関わる労働基準法などの法律は毎年改定されるので、その細かい内容変更に合わせて業務内容を変更する必要があります。
また法改正が反映されないと法律違反となる可能性があるため、正確で素早い対応が求められ、この対応には法律の正しい知識と柔軟な考え、実践的な経験が必要となります。

外部の人事を専門にしているアウトソーシング会社は、法律の知識を持ち経験が豊富な人材をスタッフとしてるため、法改定に伴うシステムの改定をいつでも行うことができ、税金や保険料の計算処理の変更などをスピーディかつ正確に行います。
 

従業員不足問題の解決

現在の少子高齢化による労働人口減少のため、企業の従業員も減少となり新たに雇用することができず従業員確保が難しい状態です。

しかしアウトソーシングで業務量を減少させることができれば、人材確保に向けた活動を積極的に行うことができます。
それは、事務的な仕事であるノンコア業務を行う必要がなくなるためです。

事務的な仕事は給与計算や勤怠管理、社会保険の手続き、採用、社員研修などで発生し、これらをアウトソーシングすることによって、従業員の作業は軽減されます
このことから従業員を新たに雇用する必要はなくなるので、従業員不足の問題は解決し、人材確保となる採用活動を積極的に行うことができるようになるでしょう。
 

人事戦略の構築

近年、経営戦略の実現に必要な人材を採用、配置、育成、定着させるといった人材戦略の重要性が高まっています

人材戦略に必要なデータは人事領域のクラウドソーシングやビックデータ解析、AI(人工知能)、IoTというHRテクノロジーを活用することで得られ、アウトソーシング会社にその技術を導入、活用しているところが多いです。
HRテクノロジーの重要性は今後高まると言われており、「未来投資戦略2018」において、経営戦略と連動したHRテクノロジーの活用促進による普及支援策の検討が考えられていることからも明白です。

(首相官邸「未来投資戦略2018の構成」人材の最適活用に向けた労働市場改革
https://www.kantei.go.jp/jp/content/miraitoushi2018_2-1-2-2.pdf 参照)

アウトソーシング会社を活用することで、業務の負担を減らし、HRテクノロジーから必要な情報が得られ、人材戦略を立てることは容易になるでしょう。

人事業務をアウトソーシングするデメリット


では逆に外部に人事業務を委託するデメリットをご紹介します。
 

ノウハウが残らない

外部に委託することで、人事業務に関するノウハウが自社に蓄積されないので、一度アウトソーシング化すると継続する必要性が出てきます。
内製化する業務と委託する業務を見極め、計画的にアウトソーシングし、必要なノウハウを蓄積するようにしましょう。
 

社内情報漏えいの恐れ

従業員の個人情報を外部に出すため、データの取り扱いに注意を払わなければいけません。
委託会社のデータの管理と相互のやりとりが法律に沿ったもので、安全になされているか確認する必要があります。
 

コストの増加

外部に委託すれば必ずしもコストが削減されるとは言い切れません。
自社の必要条件を依頼し、その内容がレベルの高い業務であれば費用は高くなる可能性があります。
コスト面とサービス内容を確認し、本当に自社にとって必要な業務を委託することが大切です。
 

イレギュラーへの対応

委託会社は金額内である程度の対応は行ってくれますが、急な対応やマニュアル化されていない業務については、必ずしも適切な対応ができるとは言い難く、追加で費用が発生する場合もあります。
自社の業務内容を詳細までヒアリングし、対応がどこまで可能なのか、追加費用が必要となるのか、はじめに委託会社に相談しきちんと確認しましょう。

人事業務をアウトソーシングする際の注意点


人事業務をアウトソーシングする場合に注意することは何でしょうか?
委託する前に気をつけるべき点を挙げていきます。
 

料金体系

社内の個人情報を預けるので低価格であることよりも、費用に対して効果がある業務を行ってくれるかどうかを重視しましょう。
目安として金額を提示しているところもありますが、ほとんどのアウトソーシング会社はヒアリングし、サービス内容を予算内で設定してくれます。
自社の状況をきちんとヒアリングし、現在の状況を把握することで問題点や改善点を明確にしサービス内容を提案する、適切な対応ができる委託会社を選びましょう。
 

実績・経験が豊富

社会保険や税金などの労務面では専門性の高さと正確性を、採用や研修といった人事面では丁寧な対応と早さ、そして成果を求められます。
数多くの企業への導入実績があるところは、人事業務のノウハウを蓄積しているためあらゆる業務に対応でき、自社に最適なサービスを選び提供してくれるので安心して業務を委託することができるでしょう。
 

システム環境

人事業務をアウトソーシングする場合、個人情報を取り扱うのでデータ管理は最重要項目です。
勤怠管理システム、給与管理システム、人事管理システムなど多彩なシステムがセキュリティの確立された環境で正しく可視化されていること、各システムが連携して運用されていることを確認しましょう。データがより正確な情報となり、人材育成や配置、人事体制の構築などに役立ちます。

おすすめの人事業務アウトソーシングサービス


近年、実際に多くの企業が人事業務をアウトソーシングし、自社の負担を軽減しています。
おすすめのサービスをご紹介いたします。

HELP YOU

https://help-you.me/
採用率1%の優秀な人材がアシスタントにつき、チームでサポート業務を行います。
人事では特に採用業務が定評で、採用コストオールゼロを掲げており、業務の棚卸しから人材選定、人事体制の構築までの採用に関わる業務を一括して委託することが可能です。
人材の採用を重視したアウトソーシングの導入をお考えなら、HELP YOUが最も適しています。
また、人事業務以外の業務のアウトソーシングも行い、会社の規模に応じた対応も可能で、優秀な人材による知識と経験、蓄積されたノウハウを持つため、継続利用率が97%以上の実績を持ちます
人事のみでなく他部署も含め、負担となる業務を一度洗い出してみてはいかがでしょうか。
アウトソーシング可能な業務を一括して委託するには、HELP YOUは最も優良なサービス会社と言えます。
 

 

NOCアウトソーシング&コンサルティング

https://www.noc-net.co.jp
人事業務の主要な給与計算、研修支援、採用を入退職管理、勤怠・人事システムなどを活用してサポートするウとソーシングサービスを提供しています。
給与計算のアウトソーシングは10年で300社以上の実績を持つので、様々な業種・業態に対応でき、企業にとって最適な業務の提案から解決までおこなう高いノウハウを持っています。
また導入企業の満足度が5年連続95%の運用力を誇るため、安心して業務を任せることができます。
給与計算を中心に効率化とコスト削減、品質向上を目指すならNOCはおすすめできるサービスの一つでしょう。
 

株式会社 トライアンフ

https://www.triumph98.com
人事領域に特化した人事ソリューション会社で、1998年から3,000社以上の人事・労務の効率化をサポートしており、90%以上のリピート率を持つ実績豊富な会社です。
多様な実績から顧客ごとのオーダーメイドのサービスを提供することができ、採用、組織、人事労務の3領域をコンサルティングからトータルで提案、実行しています。
自社の人事体制に不安を持ち組織の改変と構築をお考えなら、コンサルティングから依頼できるトライアンフはおすすめです。
 

株式会社レジェンダ

https://www.leggenda.co.jp/
20年以上の人事コンサルティングとアウトソーシングの実績と経験を持ち、独自開発した人事システムで一元管理し、業務の効率化と戦略的人事への変革を推進しているサービス会社です。
クラウド型の人事システムにより、従業員の入力した情報がリアルタイムで共有でき、人事部を通すことのないダイレクトサービスを実現しています。
コア業務への集中や人事情報を人事戦略に活用し、経営戦略に活かしたいなら、レジェンダはアウトソーシング先には最も適しています。

まとめ

人事業務でアウトソーシングできるサービスには、給与計算、採用支援、人材育成などの業務がありますが、コンサルティングからトータルでサポートできるサービスもあり、自社のコストや要望に合わせてサービスを提供する委託会社が多いです。
アウトソーシングする業務を明確にし、自社で計画をしっかり立てることで追加費用を防ぐことができ、必要な業務は内製化するなど対策すれば、ノウハウは自社にも蓄積されます
自社に必要なサービスを提供してくれる委託会社を見つけ、よりよい人事活動ができる環境づくりを検討してみてはいかがでしょうか。

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