採用アウトソーシングで企業発展をサポート!リソースも所有から共有へ!

人手不足の問題をクリアするために、必要な人的リソースを雇用せずに共有していく方法が広まってきています。
今回は経営戦略の中心を担う「採用業務」のアウトソーシング、リソース共有について考察していきます。

<目次>

1.問題提起

昨今、人手不足に多くの企業が悩まされ続けているようです。そもそも、バックオフィス業務を担当する人材を社内で抱える必要はあるのでしょうか?
法務や採用・人事経験のある人材はどの企業でもニーズがあり、平成30年3月の一般職業紹介状況(厚生労働省)データでは、人事・採用分野を含む「事務的職業」有効求人数は161,414人となっています。ただし、事務職に就きたいと希望する求職者数も多いため、求人倍率では低い数値になる状況が続いています。
つまり、企業側が欲しいと思う高い専門スキルを持つ人には、なかなか出会えないというねじれが生じているようです。

また、こういったバックオフィス業務のスキルのある人材を、新卒や未経験の中途採用者から育成しようとすると、長い年月とコストがかかってしまいます。それを考えると、経営側としては売上げの原動力になる営業やサービス開発に費用をかけたいと思うのも当然でしょう。
例えば、サーバーを自社に置かずクラウド化する「アマゾン ウェブ サービス (AWS)」は、様々なITリソースをオンデマンドで提供し業績を上げています。

これまで自社で抱えることが当たり前だったあらゆるリソースを「共有する」傾向に世の中 の流れが変わってきている過渡期にあるのです。

2.これからはバックオフィス人材も所有ではなく共有の時代

人材不足であることが前提としてある以上、あえてその少ない人材を獲得しようとするよりも、リソース共有していくという考えにシフトすると解決への近道になります。あらゆる物資やサービスについて所有から共有(シェアリング)する時代に転換を迎えており、労働力に関しても今後ますますシェアリングが進んでいくでしょう。

フリーランスやパラレルキャリアとして活躍する人たちが珍しくない中、会社に所属することなく優れたスキルを持って複数のクライアントのバックオフィス業務を受注する人材・サービスも存在しています。

もしも、社員として新卒採用した場合は、社員1人当たり約460万円(基本給20万とした場合)がかかり、バックオフィス系間接部門の社員に関するコストも計算に入れると、会社が社員1人を雇うためのコストは、本人給与の1.6倍になるという試算もあります。

■それぞれの雇用形態のメリット・デメリットを比較

雇用形態ごとのメリット・デメリットは下記の通りです。
アウトソーシング比較表

このようにアウトソーシングを活用することで、業務量に応じたコストの最適化やリソースの確保といったメリットを享受できます。

3.採用業務について

人事・採用業務は求人募集から育成、各期ごとの振り返りまでの4つの業務に分けることができます。
具体的には次のような業務です。

■募集
・求人媒体選定
・採用コンテンツ制作
・会社説明会告知
・スカウトメール送信
など

■選考
・選考フローの確認
・応募者対応・管理
・選考会場の選定
・面接
など

■内定者フォロー・育成
・内定者フォロー
・新入社員研修
・中途採用者研修

■振り返り
・期ごとの課題から採用戦略の立案
・企画提案

採用担当者は、応募者対応などの日々のタスクから、期ごとの振り返りなど多くの業務をこなさなければなりません。
ですが、どの業務も疎かにすることは出来ず、会社の未来を左右する重要なミッションを担っているとも言えます。

4.HELP YOUでできること【採用】

HELP YOUでは、優秀なスキルを持ったオンラインアシスタントが採用業務を代行しています。

■採用業務アウトソーシングの具体例

・求人原稿の修正や更新
求人票をもとにした求人原稿作成や、修正作業など。

・セミナーや研修会場手配
参加人数やアクセス、目的に応じた最適な会場をリサーチし、予約までを代行いたします。

・ドリンクやケータリング、備品手配
会場設営に必要な備品や、ドリンクの手配もお任せください。

・セミナー・研修資料作成
研修やセミナーに使用する資料を作成いたします。

・スカウトメール送信・応募者対応
時間と手間がかかる候補者へのメール送信業務や、日々の応募者対応も一括対応。

・面談日調整
オンラインのカレンダーを活用し、担当者様と応募者の面談日程調整を代行いたします。

・業務マニュアル作成
面談やスカウトメール送信作業など、日々の業務マニュアルを作成いたしますので、内製化の際にもすぐに作業が可能です。

・採用計画の骨子作成
採用活動を振り返り、掲載媒体ごとの応募者数・1人当たりの採用経費を資料にまとめ提出いたします。
採用目標に対しての内定者数・採用者の人材イメージの相違などを振り返るに際にお役立てください。また、次年度採用の骨子作成もサポートいたします。

このようにHELP YOUでは、採用業務の一部代行だけでなく、採用業務の一括サポートも可能です。
また、コストの面では、契約期間や必要な稼働時間に合わせて選べる月額契約料のみと、リーズナブルです。

5.HELP YOUが選ばれる理由

どうしてオンラインアシスタントサービスのHELP YOUが多くのクライアントに選ばれているのでしょうか?その理由を挙げると、
・オンライン上で働けるため、全国・海外から採用が可能。広いエリアから優秀な人材が採用できる。
・SaaSの選定から導入までアシスト可能
・チームで業務に当たるため、対応の幅が広く、かつ窓口となる専属ディレクターがいるため一つひとつの依頼がスムーズ。
といった理由があげられます。

HELP YOUにお問い合わせ

採用業務アウトソーシングの参考事例:
タスク完了まで45分! | 人事・採用活動のサポートもオンラインアシスタントサービスで

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一次選考から面談調整までお任せ!求人対応の代行で、採用活動の効率アップ

【人事編】オンライン秘書活用のカギは?オンラインアシスタント提供会社に聞いてみた

6.アウトソーシングする際の手順とその効果

人事業務をアウトソーシングは以下のようなステップで効果が期待されます。

step1.どの業務をアウトソースするのか把握する
step2.ツールを利用して効率化を進める
step3.安定して業務が回る状態を作る

まずは、どういった業務を切り出し、外部に出すことができるのか、社員がやるべきコア業務はなにかといった、全体の把握が必要です。
上でも見たようにアウトソースにもメリットとデメリットがあるため、うまくワークする業務とそうでない業務を分け、適切にアウトソースすることで、
無駄なやり取りのコストをなくすことができます。
実際、アウトソーシングを利用したけど、やり取りの多さや期待のアウトプットが出なかったと、使うのをやめてしまった例の多くは、向き不向きを考えない業務のアウトソーシングが原因です。

切り出す業務が決まったら、アウトソーシングして進める業務のフローと体制を固めます。
この最初のフロー/体制整備をきちんと行うことで、軌道に乗るスピードが変わってきますので、最初ほど、アウトソーシング先の担当者と綿密にすり合わせをする必要があります。
体制ができてしまえば、これまで自分が行っていた業務を他の人に行ってもらっている状態なので、手は空きます。
ただ、多少業務整理をして、効率化を図ったとしても、業務にかかる時間自体は大きく削減できていないので、アウトソーシング先へ業務を横流ししただけの状態になります。

そこでstep2のツールの利用です。
適切なツールを使うことで、これまで人的になっていたことを圧倒的なスピードで処理することが可能です。
業務にかかる時間そのものが減っているため、これまでアウトソースしていた時間が空き、別の業務を依頼することが可能になります。


弊社導入企業様の場合、平均で90%以上の業務コストを削減できています。

業務フローが整い、ツールの導入で効率化が進めば、あとはその業務が安定して回る状態を作ります。
アウトソーシング、ツールの導入と組み合わせて、社員の働き方を変える(時短勤務・リモートワークなど)ことで、必要な人材を社内で安定して雇用し続けることが可能です。

上記はすこし簡潔にまとめていますが、労働の人手不足の中で生き残っていく企業になるために必要となる考え方です。
HELP YOUでは、各ステップごとでのサポートをしていきますので、会社を安定して伸ばす一手段として、サポートを提供しています。

詳しくは資料にまとめていますので、特に生産性を高めた働き方を目指す方のお役に立てるのではないかと思います。
伸びる会社はここが違う!SaaSツール導入とアウトソース化による生産性向上事例の資料ダウンロードへ

7.まとめ

今回は人的リソースの共有についてご紹介しました。
「今すぐ人を雇うほどの予算はないけど、業務量は膨大にある」
「社員一人ひとりの満足度を上げたい」…
といった様々な観点から、HELP YOUを活用して人的リソースを共有することにはメリットがあります。

また、採用業務のアウトソーシングで課題となる、個人情報の共有に適したツール選定もご依頼可能です。採用業務に貴重な社内リソースを割かずに、アウトソーシングして生産性の向上をねらってみてはいかがでしょうか。

間接部門をコストセンターから脱却させる3ステップ!生産性向上のヒントを公開

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日本企業が抱えている「生産性」の停滞、人手不足といった問題。
2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



今回は間接部門と言われるバックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)に焦点をあて、

・業務のアウトソース
・ITツール導入による業務の効率化・情報のデータ化
・雇用形態の多様化を導入

のステップで間接部門の生産性向上を図る取り組み例をご紹介します。

今、注目されている生産性向上の一手段として、参考になれば幸いです!