業務をただこなすだけじゃない!クライアント業務を日々最適化するHELP YOUからの提案事例

業務の忙しい人材コンサルタント業のクライアントさまは、長くHELP YOUをご利用いただいているうちに、業務が複雑化して進捗管理に時間がかかるようになってきました。
その状況を踏まえて、専属のオンラインアシスタントが業務効率化のご提案をさせていただいた事例です。

<目次>

1.HELP YOUからご提案前の状況

・HELP YOUの利用が長くなるにつれて、依頼も増え、業務が複雑化してきた
・業務の進捗状況をスプレッドシートで管理していたところ、次第にデータが膨大になってきて、確認作業自体に時間が必要になってきていた

2.ご提案~ご依頼まで


現在ご依頼いただいている業務が複雑になってきております。
長期的な観点で工数を削減するために、管理用スプレッドシートを整備してはいかがでしょうか?今月はご契約時間数に多少余裕がございますので、工数○時間をスプレッドシート整備の作業にあてることが可能です。

そうですね、実は気になっていたんですよ。ぜひお願いします!
今後さらに業務が増えていっても対応できるよう、シートを変更してもらえたら助かりますね。

かしこまりました!作業を進めてまいります。

3.納品

 

新たに、このようなシートに整備いたしました。ご査収くださいませ。

すっきり整理されましたね!これなら確認もラクになります。ありがとうございます。

4.ご依頼後の変化とメリット

ご多忙なクライアントさまは、業務効率化のご依頼後に
「オンラインアシスタントさんから提案してもらって良かったです!大変になってきてるなとは思っていたんですけど、いったん整備するためには時間を取らなくてはいけない。どういうタイミングで、具体的にどういう作業をしてもらったら良いか、こちらではなかなか分からないので。」と仰っていました。
専属のオンラインアシスタントが担当していることで、
・クライアントさまの仕事の状況が把握できている
・具体的な改善策をご提案できる
というメリットがあります。

ご依頼の作業を進めたことで、
・膨大な依頼の状況把握がラクになった
・空いた時間を依頼内容の改善や別依頼の対応にあてられるようになった
という効果が得られました。

HELP YOUのタスクは
ご提案→管理用スプレッドシートの整理【工数3h】
クライアント側のタスク
本件依頼の確認はわずか【工数11分】
進捗管理のスプレッドシート管理管理・状況把握のタスクは、月3h程度かかっていたものが、改善後は1hで済むように。【工数削減2h】

5.まとめ

業務が複雑化してきていたため、HELP YOUからクライアントさまに業務効率化をご提案し、結果として2時間の工数削減に成功しました。
専属アシスタントが継続してクライアントさまのご依頼に対応しているので、クライアントさまの生産性向上をサポートする細かい配慮ができるようになります。

社員の生産性・満足度を爆上げした業務改善の成功事例

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オンラインアシスタントサービスを使って、雑務をスタッフに任せることでコア業務に集中でき、業務効率の向上に役立ちます。
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HELP YOU導入により

・月150時間の業務が3時間半に
・人材コスト削減と利益率の向上
・社員満足度が上がり、離職率が低下

といった成果が出ています。
人手不足が叫ばれる中、人材も所有から共有への動きが見られます。
自社採用がドンドン難しくなってきている時代の、新しい人材確保の手段として、オンラインアシスタントを一度検討してみてはいかがでしょうか?