ペーパーレス会議を導入するには?ポイントとおすすめシステムをご紹介

働き方改革の一環として、各社で導入が進んでいるペーパーレス会議。
取り組んだ方が良いとは思うものの、具体的な方法がわからず悩んでいる経営者の方も多いのではないでしょうか。
あるいは、ペーパーレス会議の導入にともない発生する業務の数々を考えると、なかなか腰が上がらないこともあるでしょう。

そこで今回は、会議をペーパーレス化するにあたって重要なポイントや、役立つシステム・サービスをご紹介します。
業種ごとの導入事例も掲載しているので、自社に置き換えながら具体的なプランを考えるのにぜひご活用ください。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、資料を紙ではなくデータで共有して行う会議のことを指します。
コスト削減や業務効率化のために会議のペーパーレス化を図る企業が増えており、
近年ではテレワークの導入と合わせて検討されるケースもあります。

ペーパーレス会議のメリット

会議のペーパーレス化には、主に5つのメリットがあります。
パッと思い浮かぶのはコスト削減かもしれませんが、それ以外にもさまざまな利点があるんです。一つずつ見ていきましょう。

ペーパーレス会議のメリット1.準備の手間が減る

会議の参加人数分、パワーポイントやエクセル資料を印刷したり、机に並べたりする手間が省けます
さらに、ペーパーレス会議なら、直前に資料を修正しても印刷し直す必要はありません。

参加人数の急な変更により慌てて追加で準備することもないので安心ですね。

ペーパーレス会議のメリット2.コスト削減

たかが印刷費用といっても、会議のたびに発生するものなので決して安くはありません。
なかには、年間数百万円を会議資料に費やしている企業もあります。

会議のペーパーレス化には初期費用がかかりますが、中長期的に考えるとコスト削減につながるでしょう。

また、ペーパーレス会議に切り替えることは、人的コストの観点でもメリットがあります。
これまで資料の印刷・配布を担当していた人のリソースを、よりクリエイティブな仕事に割くことができるからです。

ペーパーレス会議のメリット3.資料を共有しやすい

会議の参加者に向けて、簡単に資料データを展開できるのも大きなメリットです。
紙の資料のようにいちいち配布する手間は要りません。

参加人数が多い会議でも、データなら一括で配布できるので効率的です。

ペーパーレス会議のメリット4.セキュリティ強化

紙の資料を使うことは、紛失や盗難による情報漏えいのリスクにつながります。

紙資料の場合、例えば、印刷機に入れたまま放置してしまうこともあるでしょう。
あるいは、配布された資料が他の書類に紛れてしまい、そのまま失くしてしまうケースも考えられます。

仮に顧客の機密情報が漏れてしまった場合に、企業としての信頼を大きく失う事態になりかねません。

ペーパーレス会議なら、そうした情報漏えいのリスクを低減できます

ペーパーレス会議のメリット5.遠隔でも会議ができる

ペーパーレス会議なら物理的に資料を配布する必要がないので、リモートでもスムーズに会議を進められます

社会的にテレワークの導入が進んでいるなかで、ビデオ会議を行う企業が増えています。
普段から会議資料をデータで共有する習慣を身につけておけば、そうした企業とやりとりをする際にもスムーズです。

ペーパーレス会議のデメリット

では、会議をペーパーレス化することでどんなデメリットがあるのでしょうか。
スムーズに導入を進めるためにも、事前に把握して対策を考えておきましょう。

ペーパーレス会議のデメリット1.メモが取りづらい

紙資料を使うメリットの一つは、メモを書き込めることです。
後で見返した時に重要なポイントを思い出せるように、下線を引いたりコメントを入れたりしている人も多いでしょう。

資料がデータ形式でもメモを書き込む方法はありますが、これまでのやり方を変えることにデメリットを感じる人もいるかもしれません。

ペーパーレス会議のデメリット2.ITリテラシーが必要

ペーパーレス会議を行うにあたって、ある程度ITツールの使い方に慣れている必要があります。
慣れていない人に向けて、社内で詳しい人が使い方をレクチャーしたり、マニュアルを整備したりすることで、全員がスムーズに使える状態にしておくと良いでしょう。

同時に、ITツールを使うこと自体に抵抗がある人に向けて、導入のメリットを伝え理解してもらうのも重要です。

ペーパーレス会議のデメリット3.導入の手間がかかる

会議のペーパーレス化にともない、ITツールを導入する必要があります。
社内の要望を取りまとめ、比較・検討し、導入の目処が立ったら今度はテスト運用。
それと並行して、過去に配布された紙の資料をデータ化する手間も発生します。

面倒に感じるかもしれませんが、せっかくITツールを導入したのに結局使われない状況を防ぐためにも、社内でしっかりとヒアリングを行い、実情にフィットしたものを選びましょう。

導入にともなう調査や資料作成、データ化などの業務については、専門の業者に外注することで負担を軽減できます。

ペーパーレス会議でよくある失敗

せっかく労力をかけてペーパーレス会議を導入しても、結局運用が軌道に乗らず失敗してしまうケースもあるようです。
そうした状況を未然に防ぐためにも、失敗するパターンを把握しておきましょう。

ペーパーレス会議でよくある失敗1.デバイスを使いこなせない

ペーパーレス化のために導入したITツールやデバイスを使いこなせず、次第に慣れた方法へ戻ってしまうこともあります。
導入する際に社内勉強会などを行い、理解を促すことが重要です。

デバイスの操作方法を動画にまとめておくと、各々が必要な時に参照できるのでおすすめです。

ペーパーレス会議でよくある失敗2.資料を印刷してしまう

新しい方法を取り入れるのは想像以上に難しいこともあります。
慣れないことをして手間取るのを嫌い、これまで通り会議資料を印刷してしまう人もいるでしょう。

人によって資料が紙だったりデータだったりと共有方法がバラバラになってしまい、
非効率的な状況が発生する可能性も考えられます。
効率良く会議を進めるためにも、ITツールの導入後いかに社内に浸透させるかがポイントです。

ペーパーレス会議の導入に役立つツールやサービス

インターネットで「ペーパーレス会議 ツール」と検索すると、膨大な量の情報が出てきます。
「どれを選んだら良いかがわからない」と悩んでいる方に向けて、おすすめのツール・サービスをピックアップしました。

ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムは、会議資料を参加者のパソコンやタブレットに表示させるためのツールです。
プレゼンターが説明に使っているタブレット等の画面を、参加者の端末に同期させながら会議を進められます。

その場ですぐに会議資料を共有できるので、印刷や配布の手間がなく、修正や差し替えも容易です。

プレゼンターが説明している資料の該当部分をポインターで示したり、マーキングで強調したりする様子を、参加者は手元の端末でリアルタイムに見ることができます。
どの資料の何ページについて話しているのか、会議の途中で見失うこともありません。

例えば、富士ソフト株式会社の「moreNOTE」は、3,800社を超える企業に導入されているペーパーレス会議システムです。
ITツールに慣れていない人でも直感的に操作できる、シンプルでわかりやすいデザインが人気を集めています。

株式会社エステックの「ECO Meeting」は販売開始以来、大学や金融、医療などの幅広い業界で採用されてきました。
営業会議や商談のほか、採用面接やセミナーなどのシーンでも利用されています。

Web会議システム

Web会議システムは、遠隔地にいても画面越しに互いの顔を見ながら通話ができるツールです。
本社と支社間でのビデオ会議や、リモート営業、オンラインイベントなど幅広いシーンで使われています。

プレゼンターが見ている画面を、参加者のパソコンやタブレットに映し出しながら会議を進められるので、もちろん事前に資料を印刷する必要はありません。

Zoomビデオコミュニケーションズが提供する「Zoom」はアメリカの製品ですが、近年、日本国内でも導入が加速しています。
初心者でも抵抗なく使えるユーザーフレンドリーなデザインが人気の理由です。
画面に映り込む背景をアレンジする機能や、スタンプを使って話し手にリアクションを送る機能など、コミュニケーションを活性化させるための工夫が施されています。

シスコシステムズ合同会社の「Cisco Webex Meetings」は、安定のパフォーマンスと堅牢なセキュリティから多くの企業に選ばれています。
画面共有やチャットなど、会議をスムーズに行うための機能に加え、GoogleやOffice 365、Salesforceなどと連携できるのも便利なポイントです。

オンラインアシスタント

「ペーパーレス会議のデメリット」でも挙げたように、会議をペーパーレス化するにあたって、ITツールを導入する手間があります。
忙しい日々のなかで、自社の用途に沿ったITツールを一から調べて導入を進めるのは、リソース的に厳しいと感じることもあるでしょう。

そんな時に役立つのが、オンラインアシスタントサービスです。各領域におけるプロフェッショナルが、忙しいあなたの代わりに業務を遂行します。

株式会社ニットが運営する「HELP YOU」のアシスタント採用率は約1パーセント。仕事のクオリティが高いことで定評のあるサービスです。
HELP YOUなら、ITツールの調査に加え、稟議を上げる際のプレゼンテーション資料の作成やマニュアルの整備、過去に紙で配布された資料のデータ化など、システム導入にともない発生する業務をサポートできます。

2020年12月には、デジタル化にともなう業務全般を代行するサービス「HELP YOUエンタープライズ」がリリースされました。
データ入力・移行からリスト化、フォルダの仕分け作業まで幅広くカバーしているので、ぜひご活用ください。

 

ペーパーレス会議の導入事例

他社の事例を見て、課題解決のノウハウや、どの程度の効果が得られるかを学ぶのも重要です。
自社が持つ課題と照らし合わせながら、参考にできるポイントを探してみてください。

ペーパーレス会議の導入事例1.企業

アサヒグループホールディングス株式会社の例を挙げると、以前は週1で行われる定例ミーティングのたびに30〜40ページの資料を30部ほど印刷していました。

省資源と情報漏えいリスクの観点から、同社はペーパーレス会議システムを導入。これにより、年間40,000〜50,000枚の用紙削減に成功しました。

また、地方拠点の人はミーティングのたびに出張をしていましたが、ペーパーレス化にともないリモートで参加できるようになりました。
印刷費用だけではなく、出張にかかる交通費や宿泊費が削減できた点でも効果があったといえます。

副次的効果として、会議の生産性も導入前に比べると大きく向上しました。
セキュリティに配慮されたタブレットの導入で、参加者はいつでもどこでも安全に資料の閲覧が可能に。
各々が事前に資料に目を通し、論点を整理したうえで会議に臨むようになったため議論が活性化されました。

(日本電気株式会社公式サイト, 導入事例「アサヒグループホールディングス株式会社様」, 参照:2021/5/7)

ペーパーレス会議の導入事例2.自治体

習志野市議会でも、会議のたびに膨大な量の資料を印刷していました。印刷担当者の人件費と用紙・インク代などを合わせて、年間でかかっていた費用は約200万円。
また、必要な資料をすぐに参照できないことも課題の一つでした。

そこで、会議資料をデータ化し、一人ひとりがタブレットで参照できるようにしました。これにより、前述したコストの削減に成功
さらに、スピーディーに情報へアクセスできるようになったことで、職員の業務効率が上がった点もメリットとして挙げられます。

(東京新聞 TOKYO Web, 「習志野市議会 タブレット導入へ 議案書などをペーパーレス化」, 参照:2021/5/7)

ペーパーレス会議の導入事例3.学校

大阪歯科大学では、1回の会議で1人につき約500ページの資料を配布しており、その準備のために半日が潰れることを課題として感じていました。

会議資料のデータ化とタブレットの支給で、そうした手間を解消できただけではなく、よりスピーディーな情報共有が可能に
また、膨大な資料を持ち運ぶ必要がなくなったことで、セキュリティ面での不安や、参加者の負担も減りました。

(株式会社エステック公式サイト, 導入事例「大阪歯科大学」, 参照:2021/5/7)

まとめ

会議のペーパーレス化により、印刷費や人件費の削減だけではなく、業務効率の向上も期待できます。

一方で、そのために導入したITツールを使いこなせず失敗する例もあります。
社内の実情に合ったシステムを選定するとともに、導入後にしっかりと教育やマニュアルの整備を行うのが重要です。
ITツールに慣れていない人が多い場合は、シンプルで使いやすいシステムを選びましょう。

ペーパーレス会議の導入にともない発生する業務の負担は、オンラインアシスタントサービスで減らすのがおすすめです。
導入を担当するあなたのリソース状況に応じて、ぜひ活用してみてください。

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