【中小企業の働き方改革】業務効率化で残業時間を削減する方法とは?

 働き方改革が開始となり、残業削減しようと企業の取り組みが活発になってきています。しかし、やるべきタスクが多く、なかなか残業せずに帰ることなんてできないのが現実です。

 そこで今回は、残業を減らす必要性やメリット、具体的な方法についてはもちろん、実際の導入事例をご紹介し、残業削減の方法を紹介していきます。

 

そもそも、残業を減らす必要性って?

 これだけ世の中で残業を減らそうとする動きが出ているのですから、残業を減らす必要性があると多くの人が思っているはずです。

 では、一体、なぜ残業削減が必要性とされているのか、具体的に見ていきます。

 

プライベートの充実

 ワークライフバランスを大切にしたいという価値観の人が増えてきていますので、仕事に費やす時間を減らすことが企業側にも求めらているのではないでしょうか?社員の望みを叶えながら働いてもらうのも、社員のエンゲージメントを高めるために、とても大切なことです。

 だらだらと長時間仕事をし、プライベートの時間がなくなっては、社員が自由に使えるはずの可処分時間がどんどん減っています。その結果、社員の仕事に対するモチベーションが下がり、会社に対する不満も蓄積されていきます。

 そうなることを防ぐためにも、社員のモチベーションを維持できるように仕事を効率化して早く業務を終了させることが大切なのです。

 

社員の体調管理

 長時間労働が原因で、生産性が落ちることはもちろん、社員の健康を害してしまう可能性があります。社員に無理させすぎると、継続的に成果を出すことはできません。

 定時に帰宅することができれば、十分な食事、睡眠などの休息が取れるようになります。インスタントやコンビニ食など偏ることが多い食事ではなく、自炊をして健康的な食事ができるようになったり、健康のために運動する時間を確保することができます。

 また、日本人は長時間労働が常態化しており、そのため十分な睡眠時間が取れていないと言われています。しかし、決まった時間までに仕事を終了させて睡眠時間を確保することができれば、体の調子もよくなり、結果的には業務効率をあげることにつながります。

 

社員個人のスキルアップの時間確保

 社員のスキル不足が問題で仕事が進まないことも、残業が減らない原因として上げられるのではないでしょうか?残業をなくせば、通常業務の時間ではなかなかできない、仕事に必要な勉強時間を確保できるので、社員個人のスキルが磨かれることになります。結果的に、仕事上でのアウトプットの質を向上させることになるので、業績アップに寄与するはずです。

また、勉強会に参加する機会も生まれてくるはずです。そこでは業務上の知見を得られるだけでなく、人脈を広げることができます。いろんな人と繋がっておくと、意外なところで助けたり、助けてもらったりすることができます。
例えば、参加者の中から顧客になる人が現れたり、共同でセミナーを開催する機会を得たりと、会社の利益につながる可能性がありますので、どんどん挑戦してもらいたいものです。

 

残業を減らす取り組み


残業を減らす必要性を紹介してきました。では具体的に、どのようにして残業を減らしていくけば良いのでしょうか?具体的な解決策は無数にあるのですが、そのうちの7つをここでは紹介していきます。

 

①アウトソーシング

アウトソーシングとは、仕事を行う人を外部から調達し、代わりに業務を行ってもらう手法のことを言います。

アウトソーシングの対象となるのは、主にノンコア業務と言われる企業利益に直接繋がらない業務です。例えば事務作業は経理・事務・総務といった業務が該当します。

このような業務を社員が担当するのではなく、アウトソーシングすることで、社員は企業利益に直接つながるコア業務に集中することができます。コア業務に多くのリソースを割けるようになると、難易度が高く、専門性の高い仕事に注力できるようになるので、より多くの利益貢献ができるようになります。

 

②働く環境を最適化する

 働く場所や業務中に使うツールを変えて、生産性を上げるという方法があります。例えば、オフィス出勤を義務付けるのではなく、自宅で仕事ができる在宅勤務という働き方を取り入れるのです。通勤時間そのものがなくなることになり、その空いた時間を仕事や勉強に使ったりできるので、無駄な時間を削減することができます。

さらに、仕事に集中しやすいというメリットもあります。オフィスで働いていると、周りにいる同僚と話した理、電話を取ったりすることで集中力が途切れてしまうことがあります。しかし、在宅勤務では、集中力を全て仕事に使うことができるので、生産性を上げられるのです。

 また、情報共有の手段をメールからチャットツールにすることで時間効率を上げることができます。メールでは相手企業様の名前や自分の所属先をメールに書いたりするなどのビジネス上のルールがあり、これが意外と時間がかかったりするものです。しかし、チャットツールを使えば、そのような手間は一切ありませんので、伝えたいことだけ送信できます。

社内ツールとしてだけでなく、社外との連絡手段として導入している企業も増えてきているので、これまで以上に情報共有が簡略化されるでしょう。

 

③ノー残業デー

ノー残業デーとは、その名の通り、残業せずに定時で退社することを推奨する取り組みのことです。定時に帰る」という期限が決められているので、メリハリがついて生産性の高い仕事をすることができます。

また、企業側にもメリットがあります。社員が残業をするとその分の残業代を支払わなければなりません。しかし、ノー残業デーを導入することで、残業代をコストカットすることができるのです。

とはいえ、「時間内に仕事が終わらない、急ぎの案件がある」と、ノー残業デーを無視してしまう人もいるかもしれません。そうならないように、経営陣が中心となってトップダウンで制度を推し進めていきましょう。

 

④残業チケット

「残業チケット」という制度、聞いたことありますか?こちらは残業を申請するチケットを配布し、このチケットを使うと残業できる制度のことです。

 月初めに決められた数のチケットが配布され、社員は残業が必要な場合にチケットを使って残業を申請します。残業を減らしていこうとする取り組みですので、基本的には上司の許可が必要になり、認められない場合があります。

また、この制度にゲーム性を加えて工夫している企業もあります。例えば、「チケットを6枚以上使うとペナルティを与える」など、楽しめる要素を取り入れ、社員のモチベーションを高めています。

⑤早朝出勤制度の取り入れ

 深夜遅くまで残って仕事をするのではなく、朝早くに出勤して仕事を進める働き方もおすすめです。渋滞や通勤ラッシュの時間を避けられるので、ストレスなく1日を始めることができます。また、社外との接触さけられるので、朝のルーティン業務を自分のペースでサクサクこなすことができます。集中して取り組めるので、生産性が非常に高い状態で仕事をこなすことができます。

 早朝から仕事をしているので、生産性が高くなり、仕事はサクサク進みます。定時には終了するようになり、早めに帰ることが可能です。社員がしっかりと休息をとる時間を確保できるようになるので、前日の疲労を残さずにまた出勤できます。

 

⑥アイデア採用で賞金30,000円

 業務改善のアイデアを出すと賞金がもらえるユニークな制度を設けている会社もあります。アイデアを出せば参加賞として500円支給され、アイデアが採用されると賞金最高30,000円が支給されるという制度です。

残業しなくても良いようにするためには、日々業務のPDCAを回し続け、効率化を図る必要があります。社員が日々感じている課題から、改善施策を出してもらい、全体としての生産性を上げていこうというわけです。

 業務改善の施策は経営陣が考えるよりも、現場で働いている社員の方がより実態に合う効果の高い施策を考えられるはずです。

 

⑦残業代を社員に返還

いくら業務効率化を社員に求めたとしても、その対価を与えなければ、なかなか動いてくれません。業務をこなすだけでなく、さらに効率化を図るとなると社員の労力を消費してしまうことになるからです。モチベーションの観点からも、自ら働きかけてもらうのは難しいです。

そこで、定時までに仕事を終わらせてもらい、減った残業代の一部を賞与として支給するという方法があります。これは、残業代が生活給の一部となっていることが実態だからです。残業を減らせるだけでなく、実質的に社員の給料も上がっているので、双方にメリットがあるというわけです。

 

残業が減ることによる会社のメリット


残業を減らすことで得られる企業のメリットは非常に大きいです。時間とお金、労力をかけででも残業を削減するメリットをご紹介します。

 

人件費の削減

労働生産性をあげて定時に社員に帰ってもらうことができれば、その分の残業代を支払わなくて済むようになります。割増賃金を払うことがないので必然的に人件費を削減することにつながります。

また、残業がなくなるということは、仕事を効率的にこなせているという証拠です。人手が足りないからという理由で新たに人を雇う必要もありません。今いる人材のみで仕事を完了させることができるので、人材確保に向けた採用活動費も同時に削減可能なのです。

 

離職率の低下

どんなに懸命に働いても仕事が全然終わらないことがなどが原因で、社員はストレスを感じてしまいます。実際に、某大手人材会社が行った調査でも、残業が多いのが嫌という理由で退職する人が一定数います。

しかし、日々の業務を効率化して、仕事をサクサクと完了させていくことができればそのようなストレスは軽減され、社員のモチベーションを保ち続けることができます。会社に対する不満も生まれにくくなり、離職を考える社員を減らすことにつながります。

 

新規事業に挑戦できる

通常業務を早く終わらせることができるので、空いた時間を新しいことに挑戦する時間として使うことができます。時間に余裕が生まれ、浮かんだアイデアを実現化することができるようになるということです。

新規事業という大きな形ではなくても、業務の質を上げる施策を打つという、PDCAを回すことができるのです。

 

企業が行う残業を減らす取り組み例


ここまでで、企業が行う残業を減らす取り組みをについて触れてきました。

とはいえ、残業を根本から解決するには、絶対的業務量を減らす必要があります。そこで、定型業務やノンコア事業を外注するアウトソーシングの事例について、ご紹介していきたいと思います。

 

株式会社ライフエスコート様

オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」を導入し、週の業務時間を10時間も短縮させることができた事例です。

さらに、ノンコア業務を行う時間が減ったことで、コア業務に集中する時間が多くなり、お客様満足度向上を実現しました。

また、集計業務などの後回しにしがちで細かい作業を分担して行うことでミスを大幅に減らすことにも成功したようです。

ライフエスコート様の事例

 

まとめ


残業を削減する必要性、メリット、やり方、そして実際の成功例をご紹介してきました。様々な残業削減方法があり、どれも社員のモチベーションを高めて残業を削減できそうですが、やはり
そもそもの仕事量を減らすことが1番の解決方法ではないでしょうか。

 普段の業務量が多くてお困りの方は、アウトソーシングを使って業務量を減らしてみることをおすすめします。弊社の「HELP YOU」は依頼可能な業務範囲が広いので、様々な業務をお引き受けできます。気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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