人事・経理・総務もアウトソーシング!生産性を向上させた業務別事例

新規プロジェクトを立ち上げることになったものの、リサーチ業務などの人手が足りない…。繁忙期の忙しさを軽減させたい…。そんな時に有効な人材確保の手段、アウトソーシング。
今回は、アウトソーシングの依頼のコツや管理部門のアウトソースを実現させた事例をご紹介します。

目次

1. アウトソーシングとは

アウトソーシング(業務請負)とは、外部資源をアウトソースすること。つまり、「仕事を完成させる・納品物を納めることに対して報酬を支払う」という契約に基づき、業務を請け負う形態のことを指します。

アウトソーシングのメリット

・コストの最適化
必要な業務に、必要な分だけ、高品質なサービスを調達することが可能です。そのため、コア業務に社内リソースを集中できます。
コスト面でも、ノンコア業務のコストを削減させ、社内のコア業務にリソースを集中させるなどのコストの最適化が可能に。

・品質が向上する
専門業務をアウトソースすることで、最新の情報を担保できます。また、ノウハウや知識を取り入れられるというメリットもあります。
一方で、ノンコア業務をアウトソースした場合には、社内の人材がコア業務に集中でき、社内業務の品質が向上します。

デメリット

・引き継ぎ書や指示書作成の手間
これまで社内で行っていた業務を外部委託する場合には、引き継ぎ書やマニュアル作成などの手間が掛かります。リソースがないために外部委託するはずが、書類作成や引継ぎ管理に手間が掛かるということもあるかもしれません。

・内製化の際に、ノウハウの蓄積や技術力の向上ができていない
将来的に内製化を想定している場合には、改善が必要な部分やノウハウを蓄積することができません。また、担当者を育成する手間が掛かります。

・コストが掛かる場合も
専門性が高い分野やイレギュラーな対応の場合には、オプションサービスなどのコストが掛かる場合も。

2.アウトソーシングで依頼可能な業務

黎明期のアウトソーシングでは、下記の業務を委託することが一般的でした。
・会計や税務などの定例業務・専門性が高い内容
・工場勤務などの単純作業
これらを、出来る限り低コストかつ高品質維持のために依頼していました。

現在は、様々な部門において、付加価値の低い業務を委託することが一般的になってきています。
かつてアウトソーシングが難しいと言われていた管理部門が代表的な例です。

具体的には
・労務
勤怠管理、給与計算、派遣社員管理

・採用
求人広告選定や対応業務。応募者への連絡・管理

・総務や経理
契約書や請求書の管理、システム入力

・秘書業務
予約受付・スケジュール管理、マニュアル作成

このような業務で必要な書類をPDF化し、オンラインでやり取りを行う。またはクラウド上にあるシステムへの入力を依頼します。
オンラインでの管理に切り替えることで、ぺーパレス化を実現させ、管理者は業務量を把握できるというメリットもあります。

依頼可能業務の見つけ方

具体的に依頼可能な業務は業種・業態により異なりますが、一般的には

・ノンコア業務
資料作成のためのリサーチや、日々の仕訳業務。または、誰でも対応可能だが頻度が多く対応に手間が掛かる業務。

・繁忙期のみ増加する業務
繁忙期と閑散期との差が激しく、その時期のみ人を雇うことが難しい業務もアウトソーシング可能です。

・コア業務でも、業務ごとに細分化できるもの
コア業務や個人情報が関連すると思っている業務の中でも、細分化することで依頼可能になるかもしれません。

・専門性が高いもの
内部で専門家を雇うには人件費が掛かる場合には、必要な業務のみをアウトソーシングしてはいかがでしょうか。

3.HELP YOUでできること

アウトソーシング 事例

HELP YOUではアウトソーシングの一つであるオンラインアシスタントサービスを提供しています。
オンラインアシスタントサービスの特徴としては、

・チーム制で業務を担当。ディレクターに一括して依頼
HELP YOUではチーム制を導入しています。担当ディレクターに経理や秘書、総務などあらゆる業務についてご相談ください。専門スキル・経験を持ったメンバーをアサインし、複数名のチームで担当いたします。
要件が固まっていない状態でのご依頼は、要件整理・ご依頼内容の確認からサポートいたします。

・マニュアル作成・業務改善もお任せください
マニュアルがない業務は、マニュアル作成から依頼が可能です。オンラインのビデオチャットを利用して、レクチャーいただきましたら、詳細なマニュアルを作成・共有いたします。
また、法改定や改善の必要がある内容は、その都度改定いたします。内製化の際にもスムーズに業務再開が可能に。

・進捗管理・連絡に手間が掛かりません
クラウドソーシングなど個人に依頼をする場合には、受託者の進捗管理や連絡に手間が掛かることも。HELP YOUでは、ディレクターが進捗管理・納品物の管理までを一括で担当いたします。
担当者様は、進捗状況の確認と納品物のチェックのみで作業が完了!また、業務担当者の入れ替わりがある場合にも、HELP YOU内で引継ぎ作業を行いますので、継続的な依頼・人材の担保が可能です。

4.アウトソーシング導入事例

実際にHELP YOUのオンラインアシスタントサービスを利用した企業様をご紹介します。

notteco様

車の空席をシェアすることができるプラットフォーム運営を行うnotteco様。

【依頼内容】
・経理(経費精算・給与設定の確認)
・リサーチ
などの業務を依頼いただいています。

【成果】
・コストが3分の1に
インターンの方の人件費やクラウドソーシングなどの費用を減らすことに成功。

・労働時間を減らすことができた
雑務を依頼したことで、コア業務への集中が可能に。そのため、労働時間を減らすことができたそうです。

・要点整理から行ってくれる
要件が定まっていない依頼でも、要件を整理し必要なアウトプットには何が必要かを提案。

・自主的にタスクをこなしてくれる
契約時間が余った場合には、余裕があるときに行ってほしいというタスクを自主的にこなしてくれるので、仕事をどんどん消化してもらえる。

などの成果を感じられたそうです。

コストを3分の1に削減!自分自身の生産性も向上 株式会社nottecoさま

アディッシュ様

ソーシャルアプリのカスタマーサービス提供などを行うアディッシュ様。

【依頼内容】
・管理(総務・採用関連)部門の採用媒体・助成金リサーチ
・チラシのデザイン作成
・資料のブラッシュアップ

【成果】
・必要な情報を納品
依頼背景を汲み取り、依頼内容だけでなくプラスα、かつ必要な情報を納品してもらえている。

・事業タスクを進めてもらうことができる
数年後の事業戦略を練るためのタスクを依頼することで、必要な時に情報を確認し検討できる状態になった。

・生産性が上がった
担当者のリソースに余裕ができたことで、200人もの採用を一人でオペレーションすることができた。

との成果を感じることができたそうです。

「HELP YOU」の活用で社員の意識改革!メンバーのポテンシャルを引き出し生産性が向上したチーム体制 アディッシュ株式会社さま

5.まとめ

アウトソーシングは、単純作業だけでなく、管理部門の業務も依頼が可能です。

アウトソーシングを活用することで、コストの削減やリソースの確保、生産性や品質の向上を実現させませんか?
よりスピード感をもって事業拡大するための一つの選択肢として、今回の記事が参考になれば幸いです。

間接部門をコストセンターから脱却させる3ステップ!生産性向上のヒントを公開

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日本企業が抱えている「生産性」の停滞、人手不足といった問題。
2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



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