「臨時でスタッフが必要になった」
「採用コストを削減したい」
「専門スキルのある人がほしい」

など、人材について企業が抱える悩みは尽きません。そんな時に、人材不足・コスト問題を解決できるのがアウトソーシングです。

この記事では、アウトソーシングを検討中の方に向けて、アウトソーシングの基礎知識やメリット・デメリット、具体的な導入事例についてご紹介します。
この記事を読めば、アウトソーシング導入をスムーズに進めることができ、自社の業務効率化や生産性向上の実現につながるでしょう。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の企業・個人に委託する手法を指します。「外部」を意味する「アウト」と「調達」を意味する「ソーシング」を組み合わせた言葉です。

自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化が見込めます。

アウトソーシングの種類

アウトソーシングといっても、さまざまな種類があり、業務内容によって「BPO」「KPO」「ITO」の3つに分けられます。ここでは、それぞれの特徴について見ていきましょう。

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）

BPO（Business Process Outsourcing）とは、業務プロセスの企画・設計から実施までを一括して外部委託する手法です。アウトソーシングの中でも外部委託先の自由度が高いと言えます。

業務領域は幅広く、人事・総務・経理・情報システムなどの間接業務から、物流業務、製造業務にまで及びます。どの業務も、自社の社員でなくても業務の遂行に問題がない点が特徴です。

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KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）

KPO（Knowledge Process Outsourcing）とは、情報分析などをメインとした、知的処理業務の外部委託を指します。

KPOの業務は、データの収集や加工、分析などが中心となります。規則性が少なく、都度判断することが多いため、手間と時間がかかるわりにはマニュアル化しにくい業務であることが特徴です。

ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）

ITO（Information Technology Outsourcing）とは、IT関係や情報システム関連業務の外部委託を指します。

現在は業務のIT化が進んでおり、企業にとって社内ネットワークやサーバーは、業務に欠かせないインフラと言えます。ですが、社内ネットワークの構築やサーバーの保守管理などは専門性が高く、社員だけでは対応しきれないこともあるでしょう。

このような場合に、情報システム関連の業務を高いITスキルを持つ会社にアウトソーシングする企業が増えています。

アウトソーシングと人材派遣の違い

ここでは、アウトソーシングと人材派遣の違いについてご紹介します。

【採用面での違い】
アウトソーシングの場合は、業務そのものをアウトソーシング会社に委託するため、スタッフを雇用する手間や費用はかかりません。
一方の人材派遣では、派遣会社との打ち合わせや自社で働いてもらう際に必要な備品の準備などが発生します。

【スタッフのクオリティやスキル面での違い】
アウトソーシングであれば、すでにスキルを持ったスタッフに業務が依頼されます。スタッフ個人ではなくチームで業務にあたるため、高いクオリティを維持できます。
一方の人材派遣では、自社内での教育や研修が必要となり、人材のクオリティにばらつきが出やすくなります。

【導入スピードの違い】
アウトソーシングは導入スピードが速いのも特徴です。業務依頼から最短3営業日でスタートさせることもできます。
人材派遣はスタッフの募集、面談、研修の必要があり、導入に1ヵ月程度はかかると見ておくべきでしょう。

両者の違いを表にまとめると、このようになります。

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アウトソーシングに向いている業務・向いていない業務

一見メリットの多いアウトソーシングですが、業務内容によって向き不向きがあります。
ここでは、アウトソーシングに向いている業務・向いていない業務についてご紹介します。

アウトソーシングに向いている業務

「ノンコア業務」と呼ばれる、マニュアル化が可能な定型業務や高度な判断が不要な業務はアウトソーシングに向いています。

また自社にノウハウがなく、専門的な知識を持つ人材に任せたい業務もアウトソーシングにおすすめです。一から人材を育てる必要がなく、スピーディな業務開始が期待できます。

繁忙期・閑散期がある業務もアウトソーシング向きです。繁忙期のためだけに、常に人を雇用しておくのはコストがかかります。業務が滞りそうな時期にだけ、アウトソーシングを活用するのがおすすめです。

アウトソーシングに向いていない業務

ノンコア業務の逆にあたる、「コア業務」はアウトソーシングが難しい場合が多いです。
コア業務では高度な判断が必要だったり、マニュアル化が難しい非定型の業務が多いためです。その場合、自社内で完結するほうがスムーズに業務が進むでしょう。

また、これから自社内で専門知識・スキルのある人材を育てたい場合も、アウトソーシングはおすすめできません。ノウハウを蓄積しておきたい業務などは、今後を見据えて社内で内製化しましょう。

アウトソーシング導入のメリット

アウトソーシング導入前は、自社にとっての活用方法がイメージしにくいと思います。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるかをご紹介します。

コスト削減につながる

自社で一から新しい人材を雇用しようとすると、コストがかかります。求人を掲載するところから始まり、選考・採用・育成するまでの人材コストは大きな負担でしょう。

アウトソーシングを利用することで、採用にかかる費用はもちろん、教育にかかる費用や備品費用、社会保険費・福利厚生費などのコストを削減することが可能です。

プロのノウハウを活用できる

頻繁に法令や制度が改訂されるような煩雑で専門知識がいる業務も、アウトソーシングするメリットは大きいです。改定のたびに社内人材を教育していたのでは、費用・時間ともにロスが発生します。

たとえば税務や労務関連の仕事は、外部の専門業者に委託することによって、常に最新の情報をもとに処理できます。専門家に依頼するため、より正確でスピーディーな業務が期待できます。

コア業務に集中できる

誰でも問題なくできるようなルーチンワークに自社社員の時間をとられていませんか？
そうした業務をアウトソーシングすれば、社員の時間やエネルギーをコア業務に回すことができます。

コア業務に集中できる環境を整えることで、生産性やモチベーションのアップにもつながります。

アウトソーシング導入のデメリット

アウトソーシングにはメリットばかりではなく、デメリットもあります。自社にあったアウトソーシング先を見つけるために、デメリットについてもご紹介します。

社内にノウハウが蓄積されない

外注することで、社内人材のスキルを伸ばす機会が減る可能性があります。また、ノウハウの蓄積が難しくなるかもしれません。

対策としては、アウトソーシングを依頼した会社とこまめにコミュニケーションをとるのがよいでしょう。情報や状況をその都度共有したり、マニュアルや手順書の作成を依頼するのもおすすめです。

情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングする業務によっては、会社のデータを外部に渡すことになるため、セキュリティリスクが高まります。

業務を委託するアウトソーシング会社が、どのようなセキュリティ対策をしているかを事前に確認しましょう。セキュリティのリスクについて理解しているアウトソーシング会社であれば、安心して業務を任せられるでしょう。

アウトソーシングなら「HELP YOU」におまかせ

株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングの「HELP YOU」では、スキルのある優秀なアシスタントチームが業務を代行しています。

HELP YOUの特徴

• 厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが対応
• チーム制により業務が滞る心配がなく、長期的な依頼が可能
• 一つの業務だけでなく、さまざまな業務をまとめて依頼可能

【HELP YOUの対応業務例】

【HELP YOUの料金】
料金：月額費用10万円～（税抜）
契約期間：6ヵ月～
実働時間：30時間～
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能です。

このほか、ご依頼内容に合わせてプランのカスタマイズも可能です。詳細、金額につきましてはお気軽にお問い合わせください。

HELP YOUのアウトソーシング成功事例①

SNSを通じたコミュニケーション支援を行っている、株式会社NAVICUS様がアウトソーシングを導入し、業務改善に至った例をご紹介します。

【会社概要】
株式会社NAVICUS様では、SNS・マーケティング領域で多数の実績があるスペシャリストによる、SNS支援サービスを提供しています。
SNSの運用代行だけではなく、クライアントの目的に合わせ、SNSによる戦略コンサルティングやアカウント分析、SNS広告運用など、幅広くサポートしています。

【HELP YOUへの依頼】
日々発生する業務として、SNSで投稿する文章やクリエイティブの最終チェック、数値レポートの作成業務をHELP YOUへ依頼いただきました。
その他、不定期に発生する抽選キャンペーンの実施に付随する作業もお任せいただいています。

【HELP YOU導入前の課題】
SNS支援の契約社数が増えるにつれ、運用代行の依頼も増加。案件数が増えても変わらず良質なサービスのクオリティを保とうとした結果、不足していく社内のリソースをどう確保するかが課題でした。

【HELP YOU導入後の成果】
HELP YOUにはSNSで投稿する文章案の作成と、数値レポートの作成業務を依頼されました。その結果、SNSの運用代行に関する業務の負担が半分ほどに減少したといいます。
以前は人手不足により、日々の業務や数値レポートの作成に遅延が発生するケースもありましたが、HELP YOUを導入してからはスケジュール通りに進んでいるとのことです。

また、リソースの問題でこれまで叶えられなかったクライアントの要望に対応したり、新しいプロジェクトに関わったりできるようになったと言います。

▼詳細はこちら

HELP YOUの導入で新規案件が受注可能に。事業成長を加速させる、外部リソースの活用法

HELP YOUのアウトソーシング成功事例②

経理部門で発生する、細かな作業や専門知識が必要な業務をHELP YOUにアウトソーシングを依頼された、株式会社Ai.Connect様の導入事例をご紹介します。

【会社概要】
株式会社Ai.Connect様では、無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービス「アイネット」を中心とした、賃貸不動産オーナーに向けたサービスを行っています。

【HELP YOUへの依頼】
企業成長について検討したところ、まず組織の管理体制を整える必要があったそうです。
特に今後、業務量が増えると予想される経理部門のアウトソーシングをHELP YOUにご依頼いただきました。

【HELP YOU導入前の課題】
都市圏の企業ではないため採用候補者の数に限りがあり、かといって未経験者を一から育てるのもコストがかかり、現実的ではありません。既存の経理担当者に負担がかかってしまうことが課題でした。

【HELP YOU導入後の成果】
経理部門をHELP YOUにアウトソーシングしたことにより、日々のルーティンである経理業務の負担が軽減。
以前は日々の業務で手一杯だった経理のご担当者様にも余裕が生まれ、やってみたい仕事の提案ができるようになったと言います。

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経理のアウトソース化で企業成長を促進。リソース拡充で生じた意識の変化とは？

アウトソーシングのまとめ

アウトソーシングには、メリット・デメリット、向いている業務・向いていない業務がそれぞれあることがおわかりいただけたでしょうか。

自社でアウトソーシングしたい業務がどういうものか、一度整理してみましょう。目的を明確にすることで、自社にとってぴったりのアウトソーシングを見つけられるでしょう。

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