オンラインイベント企画【社内編】事例5選!メリットや注意点もご紹介

「オンラインイベントを企画する時間がない…」
「場を盛り上げる司会進行ができるか心配…」
このように考えているご担当者もいることでしょう。

新型コロナウイルスの感染症拡大を受け、ニューノーマルな働き方としてテレワークが定着してきました。社内イベントにおいてもオンライン形式で実施する企業が増えています。
では、テレワーク企業では、社員に向けてどのようなオンラインイベントを企画・実施しているのでしょうか。

今回はオンラインでの社内イベントの企画事例、メリットや注意点を紹介します。
オンラインイベントの企画・実施を担当する方は参考にしてみてください。

オンラインイベント企画【社内編】のメリット

オンラインイベントとは、会場に参加者全員が集まることなく、ZoomやTeamsなどのビデオ・Web会議アプリケーションを活用して行うイベントです。

オンラインイベントにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

オンラインイベント企画【社内編】のメリット1.社内の活性化

オンラインイベントのメリット一つ目は社内の活性化です。
もともとイベントは、「社員同士が相互理解を深めるためには、業務以外でのつながりの場をもつことが必要」という考えのもとに開催されていました。オンラインであっても考え方は同じです。

ましてやコロナ禍においては、オフラインでのイベント開催が次々に中止され、これまで以上にイベントの重要性が増しています
テレワークを導入した企業の約6割が社員のコミュニケーションの悪化を感じているという調査結果もあります。

イベントはオンラインであっても企画次第で、コミュニケーションをしっかりとることが可能です。社員同士のつながりを強め、社内交流が活性化します。さらには社員のモチベーションや会社へのエンゲージメントの向上なども期待されています。

出典:「テレワークに関する調査2020」日本労働組合総合連合会

オンラインイベント企画【社内編】のメリット2.低コスト

オンラインイベントのメリット二つ目は、低コストです。
ICT(情報通信技術)を活用したオンラインイベントは、オフラインで行われるイベントよりも低コストで開催することができます

例えば、会場費は必要ありません。開催当日の人件費、会場を彩る照明などの機材費やレンタル費もありません。さらには参加する社員の交通費、出張費なども不必要です。

ですから、企画や制作を外注したとしても、大幅なコスト削減が可能になります。
参加者100名規模のセミナーの場合の一般的な価格帯は下記のとおりです。

オンラインイベントとリアルイベントの費用の違い
項目 オンライン オフライン 参考金額 備考
会場費 なし 15~30万円 収容人数、立地で変動
人件費 なし 15~25万円 イベント規模で変動
機材費 なし 5~10万円 イベント規模で変動
企画費・コーディネート費 5~15万円
制作費 20~35万円 イベント規模で変動
交通費・出張費 なし 参加者×費用 参加者で変動

例)参加者100名規模のセミナーの場合

引用:アイミツ

オンラインイベント企画【社内編】のメリット3.参加しやすい

オンラインイベント3つ目のメリットは参加のしやすさです。

Zoomなどのweb通信ツールがあれば、日本全国、さらには世界中どこからでも気軽にオンラインイベントに参加することができます。

また、ダイバーシティの浸透で多様な人材(雇用形態)を採用する企業が増えていますが、育児や介護など家庭の事情で業務時間外のイベント参加が難しかった社員にとっても自宅から家族で参加できるなど、参加が容易になります。

利用者の声1
実行委員の準備の会議や時間をとられずに、すごく楽に参加できた。(企業担当者・30代・男性)
利用者の声2
今年のイベントは費用が抑えられてよかった。(企業担当者・30代・女性)

出典:HELP YOUアンケート

オンラインイベントの企画事例については次の章で紹介していきます。

オンラインイベント企画【社内編】の事例

 

オンラインイベントの最も大事なポイントは企画内容です。どんな企画を考えるべきなのでしょうか。ここからは具体的なオンラインイベントの企画内容を紹介します。

オンラインイベント企画【社内編】の事例1.オンライン・ランチ会

オンライン・ランチ会は数人のチームで画面越しにランチを楽しみながらコミュニケーションを促進させることを目標に行います。

毎回チームをシャッフルすることで、多くの人と接点をもつことが可能になります。
あまり交流がないメンバー同士の場合は、テーマを設定するとよいでしょう。こうすることで、途切れがちな会話を盛り上げることができます。

例えば「今、一番気になる場所」「最近、夢中になっていること」など、毎回1つのテーマを設定します。会話が弾み相互理解が深まります。

オンラインイベント企画【社内編】の事例2.ゲーム

コミュニケーションの促進にはゲームもおすすめです。

コミュニケーションだけでなくチームビルディングも目的としたい場合は、チーム戦のゲームを選ぶとよいでしょう。メンバーで楽しみながら連携を図ることで、親睦も深まります。

超接写クイズ

至近距離で映し出した対象物が何かを当てるクイズです。ヒントはカメラを少しずつ引いて、少しずつ全体像が見えるようにしていくこと。資料などの事前準備が必要ないので手軽に行うことができます。

ジェスチャーゲーム

オフラインでも定番のジェスチャーゲームはオンラインでも盛り上がります。ジェスチャ―役は決められたテーマを身振り手振りで表現し、回答者がその様子からテーマを当てるゲームです。仕事中には見られない個性を垣間見ることもできます。

謎解き脱出ゲーム

謎解き脱出ゲームは、与えられたヒントをもとに謎を解いて部屋を脱出していくゲームです。ゲームをクリアするためには、各メンバーそれぞれの任務の遂行と情報共有が必要になります。
ゲームをとおして適切な役割分担とチームワークを疑似体験することができます

オンラインイベント企画【社内編】の事例3.オンライン社内1周

部署間の相互理解の促進には、オンライン社内1周がおすすめです。

社員研修の一環としても利用できるイベント企画です。Zoomなどを利用して、それぞれの現場や様子を紹介していきます。

小売業であれば、店頭、製造ライン、ロジスティック、運営などと順番に結んでいきます。店舗ごとの紹介でもよいでしょう。
お互いの業務理解が進み、新たなコミュニケーションの糸口となります。

オンラインイベント企画【社内編】の事例4.オンライン親睦会

日本全国・世界33カ国で約400名がオンラインで日々業務を遂行する株式会社ニットは、社内イベントとして親睦会をよく開催しています。

通常業務での関わりがないスタッフとも交流ができ、多くの人とコミュニケーションを取ることを目的としています。

Zoomを利用するので、飲食の準備は各自自由。参加者には顔出しや声出し、チャットでの盛り上げをお願いしておきます。内容は乾杯の挨拶、クイズ、しりとり、借り物競走、ビンゴ大会など。

社内交流とコミュニケーションの活性化を図りたい企業におすすめです。

▼詳しく知りたい方はこちら

100人参加!一風変わった「オンライン忘年会」に参加者が殺到したワケ

オンラインイベント企画【社内編】の事例5.オンライン総会

オフィス内の特設スタジオからオンライン総会の様子をZoomで配信します。登壇者のスピーチをYouTubeでLIVE配信することもあります。

表彰式でや入社式を同時に行うケースもあります。
チャット機能を使ってメッセージをリアルタイムで贈り合うこともできるなど、オンラインならではのコミュニケーションも期待できます

オンラインイベント企画【社内編】の注意点

オンラインイベントにはメリットだけでなく、注意したい点もあります。どんなことに注意すべきなのでしょうか。注意点を確認していきましょう。

オンラインイベント企画【社内編】の注意点1.ツールや通信環境のチェック

オンラインイベントの注意点1つ目はツールや通信環境のチェックです。

ICT(情報通信技術)を利用しオンラインでつながるため、マイクやカメラのクオリティー、通信環境の安定性は重要になります

映像が映らない、音声が聞こえないなどのトラブルは、参加者の満足度を下げることになるので、注意したいものです。トラブルを未然に防ぐためには、機器の事前確認と配信テストをしっかり行うことです。

また、参加する社員に対し事前に推奨する視聴環境を伝えたり、使い方をレクチャーしたりすることも大事です
合わせてアクセス制限の設定などセキュリティのチェックも忘れずに行いましょう。

オンラインイベント企画【社内編】の注意点2.時間帯や所要時間

オンラインイベントの注意点2つ目は時間帯や所要時間です。開始時間は多くの社員が参加できる時間帯を設定します

各部署のスケジュールを確認することはもちろんですが、海外に社員がいる場合は時差を確認したり、子育て中の社員には育児の妨げにならない時間を設定したりなど、それぞれの環境を考慮するとよいでしょう。

また、所要時間についても注意が必要です。
オンラインでの平均視聴時間は、8~10分という調査データがあります。この調査結果から米国の大手ソフトウエア会社では、オンラインイベントは、対面式のイベントの1/3の時間に短縮し、20~25分またはそれ以下にしているといいます。

リアルイベントに比べてオンラインイベントは、参加者の集中力が続かないからです。
このことを踏まえて所要時間を設定するとよいでしょう。適宜な休憩も必要です。

出典:日経クロステック『観衆の集中力は10分、先進企業がオンラインイベントに試行錯誤』

オンラインイベント企画【社内編】の注意点3.誰でも参加できる内容にする

オンラインイベントの注意点3つ目は誰でも参加できる内容にすることです。

クイズなどでよくあるのですが「ITリテラシーの高さが問われる高難度の問題ばかりが出題され、全く分からなかった」というシニア社員や「内輪だけが知っている内容の問題が多く、困った」という他支店の社員の話もあります。

オンラインイベントの内容は、参加者に疎外感をもたせないことが肝心です。老若男女誰もが参加でき、楽しめる内容を企画しましょう。

気軽に参加できることがオンラインイベントのメリットですが、一方で、簡単に離脱ができるという側面もあります。ですからチャットやコメントなど、双方向のコミュニケーションがとれるようにするなど、飽きさせない工夫も必要です

このように様々な条件や注意点に気を配り、他にはないおもしろいオンラインイベントを企画するとなると、構想から実行まではじつに多くの時間が必要になります。

オンラインイベントの支援サービスを外注するという選択肢もあります。次の章では、おすすめのオンラインイベントの支援サービスを紹介します。

オンラインイベント企画【社内編】のサポートサービス

オンライン派遣社員サービスならHELP YOU

ここからは、おすすめのオンラインイベント支援サービスを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

HELP YOU

「HELP YOU」は、オンラインイベントの企画から配信までをトータルにサポートするオンラインイベントのプロです。

参加者を離脱させない企画には定評があります。プロのファシリテーターが司会進行を務め、イベントを盛り上げます。

「HELP YOU」には各種専門家が所属しており、幅広い業務の依頼が可能です。オンラインイベントの開催実績も多数あり、安心して相談することができます。

サポート範囲:企画から当日の司会進行、配信までサポート。事前収録や動画編集の支援もあり
規模:小規模~参加者1000人以上
料金:45万円(当日司会進行込み)

オンラインイベントの企画〜配信までまるっとサポート

バヅクリ

「バヅクリ」は、オンラインでの社員交流の関係構築をサポートするチームビルディングサービスです。イベントのプログラムは大きく分けて4つあり、目的によって内容を選ぶことができます。

サービス開始から半年で100社導入の実績があります。

サポート範囲:企画、当日の司会進行、その他
規模:約50名まで(1回あたり1.5時間のプログラム)
料金:8万円~

イベント21

「イベント21」は、イベント用品のレンタルや販売、会場の設営・装飾・施工など、イベントをトータルにサポートするイベント運営会社です。

拠点は国内とベトナムに20か所あり、2021年夏にはニューヨークにも開設予定です。

サポート範囲:イベントの企画立案、運営、その他
規模:要お問い合わせ
料金:要お問い合わせ

まとめ

オンラインでの社内イベントの企画、メリットや注意点などを説明してきました。
通常業務をこなしながら、社内のオンラインイベント企画を考えることは容易ではありません。

自社内で実施するのが難しい場合は、外注するのもおすすめです。

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