64時間の作業が40分に大幅短縮!リーフレット作成のアウトソーシング


 
プレゼンなどの提案を行うのに必要なリサーチや資料作成。情報を集め、それらをわかりやすくまとめるためには膨大な時間がかかります。
こうした作業に慣れていない、あるいは業務を進める上で必要なスキルが不足している場合、効率が悪い上に成果物のクオリティーにもばらつきが出てしまいます。

そんな時こそアウトソーシングの出番です。リサーチや資料作成のノウハウを持ったサービスを利用することで無駄な時間を省き、満足のいくクオリティーに仕上げることができるでしょう。

今回ご紹介する事例では、HELP YOUがサポートをした結果、クライアント様の作業時間を64時間から40分へと大幅カットすることに成功しました。

<目次>

1.「HELP YOU」ご提案前の状況

今回ご紹介するのは、イベント会社様からのご依頼です。
HELP YOUでは、イベント提案を行うための会場リストアップとリーフレット作成をサポートしました。

ご依頼前はイベント担当者が業務を担当していましたが、専門スキルがないためリサーチに時間がかかる上に、作成したリーフレットの内容にも統一感がないとお悩みでした。

2.ご依頼と要件の確認

<依頼~受注>

 

イベントの提案を行います。条件に合う会場を50箇所リストアップし、提案用リーフレットの作成もお願いします。

ご依頼ありがとうございます!承知いたしました。
会場のリストアップに1週間、リーフレット作成に2週間の見込みとなり、○月○日までに納品させていただきます。

ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

3.納品まで

<経過報告>

現在会場のリストアップを進めておりますが、地方都市に関しては施設自体が少なく、ご指定の条件に合う会場を見つけるのが困難な状況です。そこで、以下の条件を拡大してリサーチを行ってもよろしいでしょうか?
・広さの範囲を前後○~○㎡程度広げる
・大都市の中心部からアクセスできる周辺都市も範囲に含める
他にご希望や追加の条件がございましたらお知らせください。

ご提案ありがとうございます。では収容人数の条件を減らし、再度リサーチをお願いします。

かしこまりました。引き続き、リサーチおよびリーフレットの作成を進めてまいります。

<最終納品>


 

イベント会場候補のリストアップ、ならびにリーフレット作成が完了いたしました。ご確認よろしくお願いいたします。

納品ありがとうございます!短納期で仕上げてくださり感謝いたします。

4.ご依頼後の変化とメリット

今回のご依頼では、次のような感想をいただきました。
「クオリティーの高いリーフレットができました!他のイベントにも横展開できるように作成いただき助かりました。」

【HELP YOU依頼前の対応工数:64時間】

【HELP YOUの対応工数:37時間】
・リストアップ:12時間
・リーフレット作成:25時間

【クライアントさまの対応工数:40分】
・依頼:10分
・確認:30分

【削減工数:63時間20分】

ご依頼後の変化を伺ったところ、次のようなメリットがあったということです。
・リーフレット作成時間を大幅に削減できた
・作成した会場リストを一元管理することで、今後の会場リサーチの効率化を図ることができた

5.まとめ

リサーチや集めた情報をまとめるためには膨大な時間がかかり、作業に慣れていないと余計に大きな負担がかかってしまいます。
リーフレットやパンフレットなどの作成も、ノウハウやスキルがない状態で進めるのはなかなか難しいものです。

こうした不慣れな業務に関しては、思い切って他者の力を借りてみるのも一つの手。
アウトソーシングを利用することで効率的に作業が進むだけでなく、より高いクオリティーの仕上がりが実現できるでしょう。

HELP YOUでは、このように不慣れな業務にお悩みの方が、効率的に仕事に取り組むためのご提案も行っています。ぜひご相談ください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

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HELP YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。

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