給与計算のアウトソーシングとは?メリット・デメリット・相場・おすすめサービス3選

「給与計算の業務量が多すぎる」「複雑すぎて面倒」
そう思っている人事担当者の方は多いのではないでしょうか?

実際、給与計算は細かく従業員数に比例して処理量も増加する業務です。しかし、従業員の生活に関わるものなので、手を抜くことは許されない重要な業務といえるでしょう。

ではこの給与計算の業務負担をどうすれば軽減することができるのでしょう?実は給与計算をアウトソーシングすることで業務量を削減し、担当者の負担を減らすことに成功している企業があります。
今回はこの給与計算アウトソーシングについてご紹介したいと思います。

給与計算をアウトソーシングするとは

給与計算をアウトソーシングするとは、給与計算や年末調整などの業務を外部の委託会社にアウトソーシングすることをいいます。
では、外部に委託できる給与計算アウトソーシングサービスにはどんな業務があるのでしょう?
アウトソーシング可能な業務はおもに次のものがあります。

・給与計算
・賞与計算
・年末調整
・住民税徴収額更新

次に業務の内容を詳しくご説明いたしましょう。
 

給与計算

給与計算の業務内容は、従業員の毎月の勤怠管理情報をもとに給与を計算することです。
残業代や社会保険料、雇用保険料などの税金の計算をする必要もあり、毎月金額が変動する複雑な業務ではないでしょうか。
従業員数に比例して業務量が増加する傾向があるので、業務を大量に遂行するスピーディかつ生産性の高さを持つ担当者が必要とされるでしょう。
 

年末調整

年末から年始にかけて発生する業務で、申告書や各種保険料控除の証明書などをチェックし年末調整データを作成する業務です。
このデータから源泉徴収票などを作成する業務も含むので、年末の繁忙期に膨大な量のデータを処理することとなります。
また都度改定される社会保険制度の内容に合わせて、社内規定やシステムの変更が必要であるため、知識と対応力が求められる業務といえるでしょう。
 

住民税徴収額更新

毎年5月に送付される住民税徴収額通知書に基づいて、6月からの税額を更新する業務です。
通知書が紙媒体である地方自治体が多いため、開封からデータ作成まで業務の手間がかかり、従業員数が多いと業務量も増加します。
事務処理能力が高いと作業が素早く成し遂げられるでしょう。

給与計算をアウトソーシングする意味

現在、企業で給与計算のアウトソーシングが活用されている理由には、おもに次の意味があるからといわれています。
・担当者の業務量を減らす
・法改正への対応
・計算を正確にする
・社内の情報漏えいを防ぐ

では実際にアウトソーシングした場合、活用することでどのような効果があるのか具体的に考えてみましょう。
 

担当者の業務量を減らす

給与計算をアウトソーシングすると担当者の作業量が格段に減ります。それは給与計算が人事業務の中で最も業務量が多く複雑であるからです。しかし給与計算アウトソーシングサービスを活用すると、毎月最も時間がとられていた給与計算業務や、年末年始に負担となっていた年末調整の業務がなくなります
さらに年末調整と同様、時期ごとに生じる住民税徴収額の更新業務や賞与計算もアウトソーシングすることができるので、これらの業務もなくなることでしょう。

給与計算のアウトソーシングは年間を通して、担当者の業務負担と残業時間の軽減につながるといえます。
 

法改正への対応

給与計算を業務委託すると外注会社は労働法や税法の改定に的確に対応した処理をします。
それはアウトソーシングサービスを提供する会社では、法律の知識が豊富で給与計算に精通している専門家が業務をおこなうからです。

特に、年末調整業務は税制改正が発生すると源泉徴収票や保険料控除の申告書などの各種申告書類の記載内容に変更が生じ、この変更には正確に対応する必要があります。

法律の高度な知識と法改正の確実な情報を素早く得られる専門の会社は、正確で質の高い業務を遂行することが可能でしょう。
 

社内の情報漏えいを防ぐ

給与計算を外注すると、社内で従業員の情報が漏えいすることを防ぐことができます。何故なら業務の処理に必要な書類やデータを外注先に移行し業務をおこなうからです。外部に預ける書類やデータは、従業員の勤怠管理データ、住所やマイナンバーなどの個人情報で、給与計算、年末調整などの業務で用いられるものです。

アウトソーシングはこの個人情報を用いた業務を外注先のスタッフでおこなうので、自社に業務遂行者が発生しません。
給与計算業務を外部に委託することで、従業員が社内で知られたくない給与や賞与などの情報は保守されるでしょう。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算にはアウトソーシング可能な業務が多様にあり、導入効果があることをご理解いただけたと思います。
ここでは給与計算をアウトソーシング化した場合に、どのようなメリットがもたらされるかを挙げてみましょう。
 

コスト削減

給与計算業務を委託するとコストの削減が望めます。
それは、給与計算に必要な人材を雇用する費用がなくなるからです。

業務をおこなう人材を雇用するとなるとまず採用業務費用が発生します。さらに専門的な知識を必要とするため人材育成費用もかかることとなります。また経験も求められる業務であることから、一人前になるまでの育成年数分、給与がかかるのではないでしょうか?

給与計算をアウトソーシングすると採用、育成、給与といった人件費の負担削減が期待できます。
 

コア業務に集中

担当者の負担となっている給与計算をアウトソーシングすると、本来担当者が重視すべきコア業務に集中することが可能となるでしょう。
給与計算は自社にとって大切な業務ですが、業務量が多く複雑で細かい計算が求められる事務的な作業がほとんどで担当者にとって大きな負担となっています。

しかし給与計算を外注するとこれに関わる一切の業務がなくなります。人事本来の仕事である、人事制度の改定や面接、さらには人材戦略といったコア業務に集中して取り組むことができるのではないでしょうか。
 

業務の安定化

年末調整や住民税徴収額更新の業務をにアウトソーシングすると、年間を通じ安定して業務を遂行することができます
年末調整や住民税徴収額更新業務はスポット的に発生する業務であり、その業務の過剰な量と煩雑さに担当者は疲弊していることでしょう。また業務要員不足を補うために短期間での人員増員をおこなうと、担当者が教育する必要があり、業務量が増加することとなります。

アウトソーシング化するとこれらのスポット業務を委託会社でおこなうため、業務量が軽減されそれに付随して発生する教育、指導の業務もなくなります
担当者の残業時間も減少し、通年して安定した業務が期待できるでしょう。

給与計算をアウトソーシングするデメリット

給与計算をアウトソーシングしたからといって、これまで述べてきたようなメリットばかりが生じるわけではありません。
次に挙げる3つのデメリットに注意して対応策を考える必要があるでしょう。
 

ノウハウが自社に蓄積されない

アウトソーシングすると自社に給与計算のノウハウが蓄積されない可能性があります。それは今まで給与計算に充てていた人員を他業務に移行することになるからです。そのため給与計算の業務内容、処理するスキル、法律に関する知識など、必要なノウハウが残らないといった状態になります。この場合、社内での急な対応ができなくなり、一度委託してしまうと継続してアウトソーシングを活用することが必然となります。

外注先と情報の共有をおこない、自社にもノウハウが残る方法を考察するといいかもしれません。
 

社外でのデータ漏えいの可能性

外注先に自社のデータを持ち出すのですから、データ漏えいの可能性は視野に入れておくべきで問題でしょう。
データには従業員の大切な個人情報が含まれており、これが流出すると会社の信用度が低下することとなります。

信用問題は経営悪化につながりかねません。
外注先のシステム環境、作業環境におけるセキュリティ面がきちんと確立されており、最適な状況で業務が遂行されているか確認する必要があるでしょう。
 

業務費用の追加

アウトソーシングすると必ずしもコスト削減が期待できるとはいいきれません。なぜなら、アウトソーシングは業務を追加するごとに費用が発生する仕組みであるからです。

例えば従業員数が少ない企業は業務量が低い傾向にありますが、多様に業務を追加して外注したらどうなるでしょう。
この場合、自社の人件費により費用がアップするといったコスト増加の現象が発生します。

自社の従業員数、業務量、人件費などを見直し、アウトソーシングすると有効な業務は何か考え、費用に見合うサービスを依頼するようにしましょう。

給与計算をアウトソーシングしたほうがいい場合

ではどのような場合にアウトソーシングは有効であるでしょう?
それは次のような特徴を持つ企業があてはまると考えられます。
・従業員が多い企業
・専門的な知識とノウハウがない
・人件費が高い

メリット、デメリットで述べたことを踏まえ考察してみましょう。従業員数と処理をおこなう業務量は比例して増加する傾向があります。
そのため規模の大きい企業に給与計算のアウトソーシングは効果的でしょう。また業務の遂行に必要な知識とノウハウが自社にない場合、正確性に欠けた業務となります。

しかし委託会社は専門家の集まりであるため、法改正に対応した正しい業務おこなってくれることでしょう。

さらに自社で専門的な知識を持つ人材を雇用している場合は人件費が上がる傾向にあるので、アウトソーシングする方がコスト削減つながる可能性があります。
従業員数や人員の知識、スキル、費用など社内の状況を把握し、どの内容をアウトソーシングするか明確しておくといいかもしれません。

委託会社の選択が容易になり、自社に最適なサービスの導入がスムーズにできることでしょう。

給与計算をアウトソーシングする際の費用・相場

給与計算の業務は煩雑で自社でおこなう場合の負担は大きいですが、外注先の委託会社はほとんどがシステム化して業務の効率化を図っています。そのため費用も良心的なところが多いのではないでしょうか。
実際の相場を見ていきましょう。
 

給与計算

従業員数によって毎月の基本料金は変動します。
また一人当たりの月額料金(500~700円/月)を追加しているところもあり金額の設定は様々です。
また給与明細の印刷、封入や、振込代行などはオプション業務で追加金額を提示しています。
料金はあくまで参考値ですので、アウトソーシングする委託会社により費用は異なるでしょう。

100名未満 8,000~10,000円/月
100名以上 50,000~/月
賞与計算は毎月の基本料金を表記している企業や、基本料金に一人当たりの月額金額を上乗せしている企業とこちらも企業によって明記の仕方が異なります。

年末調整、住民税徴収額更新の料金も同様のことが言えます。
自社の情報をきちんとヒアリングし、コスト内で最適なサービス提供をするアウトソーシング会社を探しましょう。

おすすめの給与計算のアウトソーシングサービス

HELP YOU

https://help-you.me/
HELP YOUは給与計算業務のアウトソーシングサービスを提供している会社です。
継続利用率97%の高い実績を持つ業務委託会社で、この高い実績率を維持しているのは次のような理由があるからです。

それは採用率1%の優秀なアシスタントがサポートにつき、チームで業務を遂行していることにあります。
また給与計算だけでなく、様々なバックオフィス業務のアウトソーシングサービスをおこない、企業をトータルでサポートしていることも理由の1つといえるでしょう。
給与計算以外でも、「業務の効率化を図りたい」「自社の負担になっている業務を洗い出したい」といった業務改善をお考えでしたらHELP YOUはおすすめできるアウトソーシングサービスです。

 

 

NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

https://www.noc-net.co.jp
NOCアウトソーシング&コンサルティングは総合的なアウトソーシング会社で、給与計算のサービスでも定評があります。
30年以上の歴史と1,000社以上の豊富な実績があることから、多様な業務のノウハウや知識を持っていることがわかります。

また高いシステムの開発技術を保持しています。
NOCアウトソーシング&コンサルティングに委託するとこれらの知識やスキルを導入して業務を遂行するので、安心してコア業務に集中することができるでしょう。
 

株式会社エコミック

http://www.ecomic.jp/
500社、6万5千人の受託実績を誇る給与計算専門のアウトソーシング会社です。

株式会社エコミックは特殊な事例も柔軟に対応できることで高く評価されています。それは給与計算の委託できる業務範囲が広く、小企業から大企業まで委託可能なオーダーメイド型のサービスを提供しているからでしょう。
給与計算業務処理が複雑で外注先が見つからない特殊なケースをお持ちの企業や、根本から業務の改善をおこないたい企業に、エコミックは理想的な委託会社かもしれません。

まとめ

給与計算は従業員と企業の信頼に関わる重要な業務であるとともに、アウトソーシングすることで担当者の負担軽減が確実に現れる業務です。そのためアウトソーシングをする場合、委託会社の選択は重要となります。自社のコスト範囲内で最適なサービスを提供してくれる、信頼のおける委託会社を選択しましょう。

そして業務負担の軽減を実現し、人材戦略といった経営戦略に関わる業務に人員を集中させてみてはいかがでしょうか?
きっと企業の生産性向上につながることでしょう。

アウトソーシングはHELP YOUで

アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由


人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
オンライン上で業務を代行するオンラインアシスタントサービスは下記の点で多くのお客様に選ばれています。


オンライン上での業務代行だから、

・雇用・派遣と比べて圧倒的に費用が安い
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となります。

無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?