83%の工数カットで残業時間がゼロに!アウトソーシングの活用法

月末月初など、特定の時期に業務がたまって処理に苦労しているということはありませんか?

月の中で業務量に偏りがある場合、派遣などに業務委託をするのも難しいため、社員に残業させている企業も多いのではないでしょうか。

そんな時こそ、アウトソーシングの活用をおすすめします!

今回ご紹介するのは、月初に業務がたまってしまいお困りだった不動産会社さまの事例です。
HELP YOUが経費精算業務をサポートし、社員様の残業をなくすことができました。

<目次>

1.「HELP YOU」ご提案前の状況

今回ご紹介するのは、不動産会社さまからのご依頼です。
HELP YOUでは、経費・支払い各種の承認業務をサポートさせていただきました。

これまでは社員の方が残業して対応しており、効率的な業務遂行にお悩みを抱えていました。

2.ご依頼と要件の確認

<依頼~受注>

経費清算のチェック作業をお願いします。システム上から申請された内容が添付ファイルと整合しているかなどを見ていただきたいです。
作業手順は後ほど共有します。納期ですが、毎月5営業日までに対応していだくことは可能でしょうか?

ご依頼ありがとうございます!かしこまりました。
作業手順を確認させていただき、不明点等がありましたら質問させていただきます。
納期についても承知いたしました。スタッフを○名アサインし、対応させていただきます。

ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

3.納品まで

<一次納品>

お世話になっております。現在チェック作業を進めておりますが、不明点がありますので質問させてください。
○○について判断に迷う点があるのですが、こちらはどのように対応すればよろしいでしょうか?

ご対応ありがとうございます。そちらは△△なので差し戻していただき、メモにその旨を記載しておいてください。
また、支払期限が近いNo.123、456を優先的に作業していただけると助かります。

ご確認ありがとうございます。対応方法ならびに優先作業について、かしこまりました。残りの作業も順次進めさせていただきます。

<最終納品>

お世話になっております。今月の経費申請について、すべてのチェックと承認が完了いたしました。

ありがとうございます!来月も引き続きよろしくお願いいたします。

4.ご依頼後の変化とメリット

今回のご依頼では、次のような感想をいただきました。
「月初にかたよったリソースが必要なため、これまで社内の人材に負担をかけて対応していましたが、今では残業不要になり大変助かっています。」

【HELP YOU依頼前の対応工数:30時間】

【HELP YOUの対応工数:30時間】
・承認作業:30時間

【HELP YOU導入後のクライアント様対応工数:5時間】
・確認、質問への回答:5時間

【削減工数:25時間】

ご依頼後の変化を伺ったところ、次のようなメリットがあったということです。
・月初の残業がなくなった
・他の管理業務にリソースをあてられるようになった

5.まとめ

「新たに人を雇うほどではないが、業務が溜まっている…」
「社内のリソースで対応しようとすると負荷がかかってしまう…」

このような時は、アウトソーシングの活用が最適です。
HELP YOUでは、企業ごとの状況に合わせたさまざまなサポートをご用意しております。

ぜひお気軽にご相談ください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

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