「仕事の効率化」を成功させるには?無理なく効果を出す方法

私たちの人生のおよそ3分の1を占める仕事時間。それだけ、仕事のための時間をムダなく有効活用し、効率良く仕事を進めていきたいと思いませんか?

日本の社会構造は、今まさに少子高齢化へと移行しています。社会の一員として働いていると、人手不足や仕事にかける時間の貴重さを実感することが多いはず。「いかに効率良く仕事を進めるか?」という命題は、多くの人の共通関心事となりました。

この記事では、仕事の効率化と重視される理由、仕事の効率が悪い人の特徴に着目し、効率化のための対策法についてご紹介していきます。

 

仕事の効率化とは


「仕事の効率化」とは、現状より仕事がはかどるように仕事のやり方やシステムを改善することです。仕事に注ぐ時間や労力と、それに対して成し遂げることができた仕事量のバランスを考え、しくみを整えてより少ないリソースで仕事が終えられるようになれば「仕事の効率化」ができたと言えます。仕事の効率化は、「業務効率化」という言葉に置き換えることもできます。

 

参考:業務効率化とは|メリットや取組みポイントを紹介

 

仕事の効率化が重視される理由

最近、仕事の効率化について多くの人・企業が興味関心を寄せるようになってきました。誰もが、今抱えている仕事をもっと早く効率的に進めたいと思っているのです。それはなぜでしょうか?

 

日本の社会は徐々に少子高齢化へと変貌しており、その影響を顕著に受けているのが企業や現場で働く労働者だからです。働き手が少なくても仕事量が減るわけではなく、現状として一人ひとりの人材にかかる負荷は高まっている問題があります。だからこそ働き方改革が叫ばれ、労働環境の見直しが迫られているのです。ひとりの人材が持つ時間や労力は、社会の貴重な財産というわけです。「仕事に多くの時間を費やしてがむしゃらに働くのが、優秀なビジネスマン」という考えは、もはや過去の負の遺産になりました。社員の残業・休日労働に依存せず、いかに業務効率を上げていくかということを、どの企業でも必死に模索しているはずです。

また、仕事にただ時間をかければ良いというものではなく、そこでなされる仕事の質・成果も重要です。だからこそ、個々の人材やプロジェクトチーム単位でこれまでの仕事のあり方を見直し、ムダをなくしていく努力が求められているのです。

 

仕事の効率が悪い人の特徴

Young stressed business man tired of busy corporate life

自分自身を振り返ってみて、あるいは職場の同僚の仕事ぶりを見て、「手を抜いていないはずなのに、いつまでも仕事が終わらない」「あの人に頼むと、なかなか仕事が上がってこないな」という困った事態が起こっていないでしょうか。

突き詰めていくと、仕事の効率の悪さには理由があるはずです。

もちろんケースバイケースのこともありますが、よく陥りがちな「仕事の効率が悪い人」の行動パターンをいくつか挙げていきましょう。

 

ひとつひとつの仕事に過剰なこだわりがある

良く言えば「仕事の完成度をとことん追求して、妥協を許さない」。必要以上に仕事のクオリティーにこだわり、いつまでも終わりにしないというケースがあります。ひとつの仕事に際限なく時間をかけてしまうと、目に見えないお金=人件費もそこに集中してしまいます。たったひとつの業務に、それだけの価値があるでしょうか?

仕事の質を追求することは大事ですが、作業工数と仕事内容のバランスを考え、適切なタイミングで終えられるように意識しておくべきです。

 

自分ではなく、もしもプロジェクトチームの同僚・部下がひとつの仕事に時間をかけ過ぎている様子であれば「今週中に一度見せてほしい」という風に、ひと区切りつけるよう提案してみるのもいいでしょう。

 

あれこれ仕事に手をつけ過ぎて、集中できていない

複数の仕事を抱えて、優先順位をつけることなく同時進行させていませんか?それぞれの仕事の期限を考え、同時に進めていくことは良いことです。ただし、

①締め切りが早いものは?

②内容的に重要度の高いものは?

③細切れの時間で作業するのに向かない仕事を同時に進めていないか?

といった点に注意して仕事を見直してみてください。

場合によっては、締め切りが早いものに集中して一気に終わらせ、それからある程度時間のかかる作業に取りかかった方が良いかもしれません。

 

あまりに多くの業務を同時進行していると、やったつもりになって実は終わらせていなかった仕事が出てくる可能性もあります。そんな風にタスク漏れが起こらないよう、あれもこれもと業務を欲張り過ぎていないか?また、意欲的なチームメンバーに多すぎる仕事を任せていないか?振り返ってみてください。

 

タイムスケジュールの感覚がない

「〇月△日までにこの仕事を終わらせること」と人に言われない限り、タイムスケジュールを気にしながら仕事をしない人もいます。

「いつまで、と言われなかったから、いつできても良いんだろう」と勝手に判断し、なかなか着手しなかったり、ダラダラと作業を続けていたりするパターンです。「簡単な仕事に、いつまでかかっているんだ?」と上司に思われているかもしれません。

 

自分の中で大まかに「来週ぐらいにはできそうだな」と予測を立てながら仕事を進めていく、タイムスケジュールの感覚を養うようにしましょう。人に仕事を頼む時でも「どのぐらいでできそうか?」とあらかじめ確認しておくと、延ばし延ばしにされずに済むはずです。

 

仕事を効率よくすすめるには


仕事を効率良く進めるためのコツにはたくさんありますが、ここで、すぐ取り入れることができて効果が現れやすい方法をご紹介していきます。

 

優先順位を決める

その日にやるべき仕事・1週間あるいは1カ月単位でやるべき仕事をタスクリストにしましょう。その際に、それぞれの仕事に優先順位をつけることが必要です。やらなくてはいけない仕事がいくつもあるとしたら、期限の早いもの・内容の重要度が高いものを優先順位の上に持ってきましょう。そして、自分以外の人がやっても差し支えない仕事があれば、切り離して人に頼んだり、外注したりする方法もあります。

 

集中力が必要な仕事は週のはじめや朝に

一日中仕事をしてきて、夜になれば疲れが出て仕事の処理能力が低下してくるのは当然のこと。難易度の高い仕事や、集中力が必要な作業は、朝あるいは午前中にやる方が精度良く行うことができます。同じ理由で、週の後半は疲れが出てきますから、大切な仕事は週のはじまりにやってしまうことをおすすめします。

 

仕事環境を整える

物理的な仕事環境を整えておくと、驚くほど仕事の効率が上がることもあります。

・デスクの上・周辺をきれいに整頓しておく

モノがごちゃごちゃしていると、必要な書類などが見つからず、探し回って時間をムダにしてしまいます。また視覚的にも、目の前が散らかっているとそれが知らず知らずのうちにストレスになっていることも。

 

・メールやファイルを分類して整理整頓する

必要なメールやファイル探しにも、イライラすることがありませんか?メールなども気が付くと膨大な量になっていたりしますから、普段から分類しておき、PC内の整理整頓を心がけましょう。

 

それでも仕事がたまってしまう!そんな時の打開策は?

アラートを設ける

便利なアラートツールを使って、進捗や期限を意識するクセをつけると時間をムダなく使って仕事ができるようになります。そのため、自分に合ったタスク管理・アラートツールを見つけましょう。中には、チームでタスク共有するのに重宝するツールもあります。

 

Google Keep

 

Googleが提供している便利なツールサービスのひとつで、無料で手軽に利用できます。「Google Keep」は、付箋をペタペタ貼るようにメモを作成していくので、感覚的に使いやすいツールです。タスクを記入したメモを作り、「リマインダー」アイコンから時刻あるいは場所に基づくリマインダーを設定することができます。時刻で設定した時は、くり返しにすることも可能。

 

Trello

 

Trelloは、チームでのタスク管理に定評があります。まず最初に、プロジェクトの「ボード」を作り、そこにチームのメンバーを招待していきます。そして、プロジェクトの中で必要なタスクの一つひとつを「カード」にし、期限やチェックリストなどの詳細を記入。ワークフロー(進捗)に合わせてタスクはリスト間を移動させ、タスクが終われば「完了済み」に。Trelloのカードも付箋のようなデザインですが、ワークフローが進むにつれてToDoから完了へと動かしていけるので、リアルタイムで仕事の進捗を把握できます。

 

Lifebear

 

クラウド型電子手帳「LifeBear」は、カレンダーとToDoリスト、ノートなどがひとつにまとまったツール。機能やデザインはまさに「手帳」といった感じで、個人でのスケジュール・タスク管理におすすめです。それぞれの予定にアラートを設定できるので、大事な用事や締め切りのあるタスクの管理に便利。有料プランもありますが、ほとんどの機能を無料で使用できます。

 

仕事の割り振りを見直す

自分がやり慣れない苦手な仕事を無理してやっていませんか?あるいは、チームの中で明らかに不向きな人に業務を任せてしまっていないでしょうか。

「努力すればなんとかなる」という根性論は、仕事の効率化を妨げるだけ。仕事は適材適所に割り振るべきです。「手慣れていない業務だから、どうしても時間がかかってしまう」という仕事があるとします。くり返し行っていくうちに手早くこなせるようになるのか、それを待たずに得意とする人に任せてしまった方が良いのか?検討してみると、解決への近道になります。

チーム単位での業務でも同様です。もちろん、「自分はこの仕事がやりたい」という個人の意思は尊重すべきです。ただしその人が業務に向いていないように感じたら、得意な人にサポートを頼むか、「今回は急ぎだから」と別の人に交代してもらうか、何かアクションを起こしてみましょう。

 

キャパシティーオーバーの仕事をアウトソーシングする

前述したとおり、昨今はどの企業でも人手不足の状況にあるので、そもそも一人あたりに負担している仕事量がキャパシティーオーバーになっている可能性もあります。

仕事ができる・できないの問題ではなく、やってもやっても次から次へとやるべき仕事が出てくる感覚があるとしたら、業務をアシスタントしてもらえる業者に外注することをおすすめします。HELP YOUのオンラインアシスタントサービスでは、ハイスキルを備えた人材がチームで依頼業務に対応しています。規模の多いプロジェクトを抱えている、慢性的に手が回っていない…そんなお悩みがあるとすれば、検討してみる価値はあるでしょう。

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まとめ

仕事の効率化とは何を意味するのか、仕事の効率化ができていない人の特徴や改善するためのヒントなどをご紹介してきました。仕事の効率を上げるためには、アラートツールを利用して時間・期限を意識しながら仕事に取り組む、環境を整える、根本的に仕事量がキャパシティーオーバーになっていたらオンラインアシスタントに外注依頼するといった対策法が挙げられます。個人として、あるいはプロジェクトのチーム・部署として、無理なく効率化が進むような仕組み作りにぜひ役立ててください。

 

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