アウトソーシングで人事の負荷を減らす!人材は所有から共有へ

人手不足の問題をクリアするために、必要な人的リソースを雇用せずに共有していく方法が広まってきています。
今回はバックオフィス業務の中核を担う「人事業務」のアウトソーシング、リソース共有について考察していきます。

<目次>

1.人手不足による問題

人材確保が困難で事業を継続することができないという、いわゆる「人手不足倒産」が国内で増加しているのをご存知でしょうか。特に中小企業を中心に深刻化しており、経理や人事などバックオフィスを担当する一般事務職においても人材不足に悩まされています。

労働人口が減少していく中、企業が求めるスキルを持った人材に出会えるのは簡単なことではありません。また、せっかく人材を確保したとしても社内で育成するには多くのコストと時間がかかってしまいます。本来注力すべき営業やサービス開発のリソースを削って対応せざるを得ないというケースも珍しくないでしょう。

しかし、専門スキルや人材リソースを自社で抱えるのではなく「共有する」ということが、今や世界的に主流となってきています。

国内でもクラウドワークスやランサーズなどのような、さまざまなバックオフィス業務をアウトソーシングできるサービスが出現しています。これらはクラウドソーシングサービスと呼ばれ、あらゆる人材リソースを共有することで、企業の人材コスト削減や業務の合理化をサポートしています。

参考:人手不足倒産が深刻化?現状や原因、対策まとめ

2.これからはバックオフィス人材も所有ではなく共有の時代

人材不足であることが前提としてある以上、あえてその少ない人材を獲得しようとするよりも、リソース共有していくという考えにシフトすると解決への近道になります。あらゆる物資やサービスについて所有から共有(シェアリング)する時代に転換を迎えており、労働力に関しても今後ますますシェアリングが進んでいくでしょう。

空き部屋を宿泊スペースとして活用する民泊や自転車を気軽に借りられるサイクルシェアリングのように、労働力もシェアリングしていくという機運が高まっています。

そのひとつとして、バックオフィスの業務を担当する人材シェアリングサービスも続々登場しています。従来の概念ではバックオフィス系人材は会社に常駐するものでしたが、ITを活用してリモートで業務を行うことも可能となりました。

フリーランスやパラレルキャリア志向が高まっていることに加え「働き方改革」も後押しとなって、ひとつの会社に属さずに質の高い労働力を提供するような人も増えています。これまでは派遣というスタイルもありましたが、働きたい人と人手が欲しい企業を直接マッチングするアウトソーシングサービスもひとつの選択肢として台頭しています。

■それぞれの雇用形態のメリット・デメリットを比較

雇用形態ごとのメリット・デメリットは下記の通りです。
アウトソーシング比較表

直接雇用
・メリット
-常時、継続して業務を遂行してもらうことができる
-コミュニケーションがとりやすい
・デメリット
-採用・人件費にコストがかかる
-人材育成に時間とコストを注いでも、離職された場合は回収できない

派遣社員
・メリット
-業務経験者に仕事をしてもらうことができる
-直接雇用よりは低コストで済む
・デメリット
-人材の選定ができない
-派遣会社への中間コストがかかる
-派遣社員のための設備(PCやスペースなど)を用意する必要がある

アウトソーシング
・メリット
-直接雇用・派遣社員よりも低コスト
-必要な期間・業務量だけ依頼することができる
-業務を行うための設備を用意する必要がない
・デメリット
-雇用契約を結んでいないので、担当者が変わる可能性はある

このようにアウトソーシングを活用することで、業務量に応じたコストの最適化やリソースの確保といったメリットを享受できます。

3.人事の業務について

一般的に、人事担当者の仕事内容は次のようなものが挙げられます。
■人事企画
・人員配置
・採用計画の作成
など
■採用
・採用募集の管理
・応募者の対応
・採用イベントへの参加
など
■教育・研修
・新人研修
・スキルアップ教育
など
■労務
・社会保険手続き
・給与や福利厚生の管理
・制度や環境の整備
など

直接利益を生み出すわけではありませんが、社員が気持ちよく働き、会社組織を円滑に運営するには欠かすことのできない業務となっています。

4.HELP YOUでできる人事業務のアウトソーシング

HELP YOUでは、優秀なスキルを持ったオンラインアシスタントが人事業務のアウトソーシングをうけおっています。時間のかかる作業ベースの業務から、人事制度の設計まで、ニーズに合わせて、必要な部分を一括でアウトソースすることが可能です。また一部業務はオフラインでの対応も可能です。

■人事業務アウトソーシングの具体例

・人事制度設計サポート
これから制度を作る段階の企業において、
参考となる事例のリサーチや社内共有用の資料作成。

・求人媒体運営
媒体の運営と広告予算管理。

・説明会会場の予約手配
求人説明会の会場リサーチや予約。

・アンケート作成/入力/集計
社員向けのアンケートを作成、結果は集計してリスト化。

・求人原稿の修正や更新
求人サイトなどに出す募集原稿の作成や更新管理など。

・応募者メール対応
求人に応募してきた人への一次対応や書類の確認。

・面談日調整
書類選考を通過した人の面談スケジュールを調整。

・セミナー資料作成
社外セミナーで必要な資料の作成。

・研修資料作成
社内研修で使う資料を作成。

・業務マニュアル作成
業務内容をヒアリングし、社内向けのマニュアルを作成。

以上のような業務を行なっています。

コストの面では、契約期間や必要な稼働時間に合わせて選べる月額契約料のみなので、自社で雇用するよりもリーズナブルに抑えられます。
雇用するとなると、給料、社会保険費、備品費、交通費などの他に、採用媒体への掲載費、エージェントへの支払いなど採用活動自体のコストもかかってきます。

5.HELP YOUが人事アウトソーシングで選ばれる理由

どうしてオンラインアシスタントサービスのHELP YOUが多くのクライアントに選ばれているのでしょうか?その理由を挙げると、
・オンライン上で働けるため、全国・海外から採用が可能。広いエリアから優秀な人材が採用できる。
・SaaSの選定から導入までアシスト可能
・チームで業務に当たるため、対応の幅が広く、かつ窓口となる専属ディレクターがいるため一つひとつの依頼がスムーズ。
といった理由があげられます。

HELP YOUにお問い合わせ

人事業務アウトソーシングの参考事例:
人材採用は鮮度が命!求人登録の外注化が営業効率アップのソリューション!

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6.アウトソーシングする際の手順とその効果

人事業務をアウトソーシングは以下のようなステップで効果が期待されます。

step1.どの業務をアウトソースするのか把握する
step2.ツールを利用して効率化を進める
step3.安定して業務が回る状態を作る

まずは、どういった業務を切り出し、外部に出すことができるのか、社員がやるべきコア業務はなにかといった、全体の把握が必要です。
上でも見たようにアウトソースにもメリットとデメリットがあるため、うまくワークする業務とそうでない業務を分け、適切にアウトソースすることで、
無駄なやり取りのコストをなくすことができます。
実際、アウトソーシングを利用したけど、やり取りの多さや期待のアウトプットが出なかったと、使うのをやめてしまった例の多くは、向き不向きを考えない業務のアウトソーシングが原因です。

切り出す業務が決まったら、アウトソーシングして進める業務のフローと体制を固めます。
この最初のフロー/体制整備をきちんと行うことで、軌道に乗るスピードが変わってきますので、最初ほど、アウトソーシング先の担当者と綿密にすり合わせをする必要があります。
体制ができてしまえば、これまで自分が行っていた業務を他の人に行ってもらっている状態なので、手は空きます。
ただ、多少業務整理をして、効率化を図ったとしても、業務にかかる時間自体は大きく削減できていないので、アウトソーシング先へ業務を横流ししただけの状態になります。

そこでstep2のツールの利用です。
適切なツールを使うことで、これまで人的になっていたことを圧倒的なスピードで処理することが可能です。
業務にかかる時間そのものが減っているため、これまでアウトソースしていた時間が空き、別の業務を依頼することが可能になります。


弊社導入企業様の場合、平均で90%以上の業務コストを削減できています。

業務フローが整い、ツールの導入で効率化が進めば、あとはその業務が安定して回る状態を作ります。
アウトソーシング、ツールの導入と組み合わせて、社員の働き方を変える(時短勤務・リモートワークなど)ことで、必要な人材を社内で安定して雇用し続けることが可能です。

上記はすこし簡潔にまとめていますが、労働の人手不足の中で生き残っていく企業になるために必要となる考え方です。
HELP YOUでは、各ステップごとでのサポートをしていきますので、会社を安定して伸ばす一手段として、サポートを提供しています。

詳しくは資料にまとめていますので、特に生産性を高めた働き方を目指す方のお役に立てるのではないかと思います。
伸びる会社はここが違う!SaaSツール導入とアウトソース化による生産性向上事例の資料ダウンロードへ

7.まとめ

HELP YOUでは優秀なスキルや豊富な経験を持ったアシスタントが多く所属しているので、クライアントの即戦力として業務のサポートが可能です。

「クラウドソーシングでは希望に合った依頼先が見つからなかった」
「業務が大量にあるが、人件費に予算を当てられない」
「社員の残業を減らしたい」

このような悩みがあるなら、ぜひアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

アウトソーシングはHELP YOUで

アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由


人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
オンライン上で業務を代行するオンラインアシスタントサービスは下記の点で多くのお客様に選ばれています。


オンライン上での業務代行だから、

・雇用・派遣と比べて圧倒的に費用が安い
・働く場所を選ばないので優秀な元大手企業のキャリアウーマンが多数
・チーム制で1社につくので、複数業務のアウトソースが一括でできる

またHELP YOUの特徴として、
・業務ごとに最適な人材をアサインするので、人を探す手間・コストが0
・専属ディレクターが付くので、一括で依頼をすることが可能
・人材が担保されているので、長期的な業務依頼が可能
となります。

無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?