業務コスト削減は内訳の分析から!わかりやすい4つの項目

会社の利益を上げるためにコスト削減をしたい。
でも何から取り組めばいいのかわからない方、多いのではないでしょうか。
方法を探し出したらきりがないですよね。

そんなときはコストの内訳から分析しましょう。

大まかに「経費」なんて項目で金額を把握していませんか?
コスト全体でこれくらいの割合だから、この項目は削減しなくても大丈夫。
なんて安心して見逃している項目はありませんか?

削減するべきではない、いわゆる善玉コストも削減しようとしていませんか?

経営状況に深く関わるので失敗したくないですよね。
考え方から進め方、事例までをご紹介していきます。

業務コスト削減とは

 

業務コスト削減とは、会社の利益を上げるための主な手段の一つです。
利益=売上-コスト
となるので、売上アップと同等の重要度を持っています。

業務コスト削減の考え方

短期的な視点で闇雲に削減すると、後からデメリットが生じる場合もあります。
例を挙げれば、安易な人員削減や消耗品の節約です。

これらの影響で人員不足や不便さから生産性が低下してしまっては、
目標である利益の向上と遠ざかってしまいます。
長期的に見てメリットとなる削減目標を考えていきましょう。

削減=お金を使わないことではありません。
初期投資を惜しまずに、現状に最適なものを導入することも方法の一つです。

何を削減すればいいのか?

何を削減するか、パッとすぐには思いつかない方も多いと思います。
大切なのは当たり前のことに疑問を持ってみることです。

・印刷コスト→使用方法は統一されていますか?
・電気代→使用機器は適切ですか?

この二つの削減対象はモノであるため、失敗のリスクも少なく解決方法も実行に踏み出しやすいです。
削減可能なのは、現状かかっている経費のうち5~10%と言われています。

・ITコスト→IT機器の購入やITツール使用料の、初期コストと運用コストのバランスはとれていますか?
・人件費→労務環境は整っていますか?業務効率化はできていますか?

この二つの削減対象は人や情報にまで及ぶため、
リスクもありますが上記の印刷コストと電気代のような経費より削減できる可能性は何十倍も高いです。

現状を見つめ直してみましょう。
以下ではこれらの削減案をあげていきます。

コスト削減の方法・進め方

どの項目から削減していけばいいか、
ぼんやりとでもご想像いただけたでしょうか?
先ほど提示した削減項目ごとに方法と進め方をご紹介いたします。

印刷コスト削減

印刷コストは日々かさんでいってしまうコストの一つですよね。
使用方法の統一により、削減できる可能性があります。

例えばカラー印刷とモノクロ印刷の使い分け。
カラー印刷は社外で使う資料に制限し、社内での会議資料はモノクロ印刷で統一してみましょう。
見えにくい場合は二色印刷でもコスト削減は可能です。

 

電気代削減

 

一番始めやすいのは電気代削減ですよね。
何のためにどれほどの電気代がかかっているのか、内訳を把握してみましょう。

削減できる項目によって施策は変わってきますが、
例えば照明に関する施策としては照明制御ソリューションがあります。

設定した時間に自動消灯し、その後は部分照明の使用が可能となるスケジュール設定ができるタイプや、
人感センサーによって点灯するタイプがあります。

2~3万円前後で導入できることと、照明コストだけではなく残業代削減も期待できます。
消灯時間が決まっていれば、帰るきっかけになりますよね。
これを導入して残業に対しての意識改革に成功した企業もあります。

株式会社イエムラでは、
・電気代の削減
・不要な残業を抑止すること
を目的にソリューションを導入しました。

作業に没頭して認められている残業時間を超えてしまうことも珍しくありませんでしたが、
自動消灯することによって終刻が明確に分かるようになりました。
「時間までに終わらせよう」という意識づくりにも成功しました。

参考https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/iemura.html

 

ITコスト削減

まずはどの部分が活用されていないかを知る必要があります。
収益でペイできているでしょうか?

初期投資をしたにもかかわらず活用できていなければ長期的に回収しようとせず、
IT機器の利用契約を結ぶ「リース」を視野に入れてみましょう。

ITは進化が速いためリースを組み込むことで、
効率化の手助けになる最新技術製品への移行が比較的安価に行えることがあります。

削減計画を実行する際はITコストだけに的を置かず、
他の業務が受ける影響がないかどうかを確認しましょう。
全体を見るとコストがかさんでいるケースもあります。

人件費削減

まずは社員の労働状況を確認してみましょう。

・労働時間の把握

労働時間を知ることができれば、どの業務に人が足りていないのか偏っているのかが把握できます。
抱えている案件のバランスは適切でしょうか?
業務に最適な人事配置は成されているでしょうか?

業務効率を高めるという視点を持てば、一人一人の労働時間短縮や生産性の向上につながります。

・無駄な業務の発見

どの社員がどの業務をしているのか見てみましょう。
類似した資料作成や重複した確認作業などはありませんか?
コア業務をするべき社員がノンコア業務に時間を取られていませんか?

ITツールを使用したりアウトソース化できる業務があるかもしれません。
最小限の経営資源で利益を生み出すことを目指しましょう。

次項ではアウトソース化について詳しくご紹介いたします。

アウトソースでコスト削減

業務コスト削減手段の1つであるアウトソース。
上手に進めていけば、業務を何倍にも効率化することができます。

アウトソースとは

外部(アウト)から調達(ソーシング)することを指します。
事務仕事やサポート業務を任せる人を外部から調達することが一般的です。

メリット

アウトソースの主なメリットは下記です。

・人材育成の時間短縮
・専門性の高い人材確保
・業務効率化による人件費の削減
・人件固定費の削減
・コア業務の強化

ノンコア業務と呼ばれるバックオフィス業務(経理、会計、庶務など)を効率化することができ、
コスト削減の手段として注目を浴びています。

また、ノンコア業務をアウトソースすることで、
専門性が高いコア業務が強化できる可能性もあります。

デメリット

アウトソースする上で気をつけておきたい点が2つあります。

1.外部との連絡が増え、むしろ業務が滞ってしまう可能性がある
連絡等のマネジメントコストが新たに発生することも念頭に置きましょう。

2.受託費用が必ずしも低いとは言い切れない
今の人件固定費を時給換算して受託費用と比べると生産性は上がりますか?下がりますか?
必ず分析を行いましょう。

アウトソース化の手順

1.企業のコア業務の見極め
まずはアウトソースしてはいけないコア業務はどの業務なのかを見極めましょう。

2.アウトソースの目的、効果を設定
コスト削減が目的なのか、業務品質向上が重要なのか、狙いを決めます。
コスト削減が目的なら委託費用が主な評価対象です。

業務品質なら品質やサービスレベルが主な評価対象になります。
コストと品質でバランスを考えて選びましょう。

3.アウトソースプロセスを設計する
目的から、アウトソースしたい業務と会社に残したい業務を明確にしましょう。
例えば経理などは可視化しやすく役割分担が決めやすい業務です。

入力までを会社で行い、仕訳の修正や追加、財務諸表作成をアウトソース委託先が行う
といった役割分担もありますし、
逆に作成までを全てアウトソースして会社は出来上がった財務諸表だけ確認する
という役割分担もあります。

4.アウトソーサーと契約
長く付き合う重要なビジネスパートナーとなる、アウトソーサーとの契約。
口頭での説明や合意はやめて、できるだけ書面での説明・プレゼン・打ち合わせを行うことが肝要です。

業務コスト削減の成功事例

今までご紹介した削減項目は一体どれほどの削減が見込めるのか、
最も気になる点なのではないでしょうか。
成功事例とともにご紹介いたします。

経費削減の成功事例

株式会社博報堂アイ・スタジオでは
・オフィスの照明の不要箇所を自動消灯させたい
・会議室、応接室などの照明の消し忘れを解消したい
という課題を見つけてソリューションを導入しました。

従来比で電気代約40%の削減に成功しています。

参照https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/i-studio.html

人件費削減の成功事例

先程は現物給与総額の削減につながる例をだしたので、
こちらでは現物給与以外(採用コスト)の削減につながった成功事例をご紹介します。

株式会社ホットリンクでは
エージェント活用のフィー(手数料)が高いという悩みがありましたが、
ビズリーチやTRUNK(ダイレクトリクルーティング)に100%切り換えることで選考の通過率が上がり、採用コストは80%削減!
さらに採用人数は1.5倍になっています。

参照https://seleck.cc/866

アウトソース化でコスト削減の成功事例

株式会社ヒスコムでは
・営業担当者が兼業していた請求書発送業務が複雑なため、負担がある
・大量な請求書作成のため月末月初の残業が必須
という課題を見つけてアウトソース化を進めました。

結果、営業担当者の負担が激減し、請求書発送件数はなんと2200件→4000件に!
月末月初の残業はゼロ。

参照https://www.hiscom.co.jp/cases/shared1/

コスト削減を行う上での注意点

慎重に進めていくために、注意点も併せて見ていきましょう。

無駄ではないものまで削減しない

無駄ではないけど要らないのでは?
ということまで削減対象にしてしまうと、
今まで当然だったことが突然無駄なものだと判断されることに違和感を覚える社員は多いはずです。

例えば会社で売上を作っている費用は何でしょう?
宣伝費、販売促進費、営業の人件費などではないでしょうか。

何となく広告を削ったり何となく営業マンを削ったりというコスト削減を行うと、
直接売上に寄与していなかったとしても、

・口コミによる集客が減ってしまう
・スムーズな営業の入り口がなくなってしまう
・間接的な売上低下に繋がる可能性

現場を1番知っている社員たちの声を大切にしましょう。

 

削減後の成果を見据えて

削減したことで生産性が下がることはありませんか?
どの分野にどんな影響がでるのか、コスト対効果を必ず想定しましょう。

実行した分野は削減できているように見えても、
違う分野に新たなコストがかさんでいる可能性もあります。

わかりやすく費用としてかかっている電話代を削減したところ、
・電話で確認しなければいけないことが確認できなくなった
・お客様のところへ二回行くことになった
・資料の手戻りが増えた
など余計に時間と費用がかかってしまった事例もあります。

まとめ

会社を運営する上で誰しもが頭を抱える業務コスト削減について、
事例も踏まえてご紹介いたしました。

実行のヒントになりましたでしょうか?
少しでもお役に立てれば幸いです。

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