【営業編】オンライン秘書活用のカギは?オンラインアシスタント会社に聞いてみた

男性社員

オンライン秘書活用事例第二弾!

ノンコア業務を外注するオンライン秘書が多くの企業で導入されています。しかし、うまく活用できていない企業やどのように取り入れたらよいのかと悩まれている方も多いのではないでしょうか?

今回はオンライン秘書活用を成功させる方法や実際の活用事例を、オンラインアシスタント運営会社Knit(ニット)の営業担当者に聞いてみました。
自社導入への参考にしてみてください。

<目次>

1.営業担当の活用方法

営業資料作成やクライアント情報入力などのノンコア業務に追われていませんか?

オンラインアシスタントサービス運営を行う会社Knit(ニット)では、社員自身がノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼しています。

今回は、営業担当者に具体的な依頼内容と依頼の際の工夫を聞いてみました。

男性

 

営業担当の方は、資料作成や情報入力などの事務作業も多くあると思いますが、オンラインアシスタントの方にどのような内容を依頼されているのですか?

依頼している業務

Knit(ニット)の営業担当者は、クライアント様とのミーティングに必要な資料作成や、営業・お問い合わせ情報の記録、必要なリサーチなどをオンラインアシスタントに依頼しています。具体的には下記のような業務です。
【営業担当者依頼業務】
Kintone(クライアント様情報)の記録・更新
パワーポイント作成
営業資料のブラッシュアップ
スポットリサーチ

このように、クライアント様とのやり取りに必要な業務をオンラインアシスタントに依頼することで、私自身は営業活動に専念できます。

依頼することで実感する効果

 

資料作成などを依頼することでのメリットはありますか?

そうですね。クライアント様への提案内容や対応に集中できているという点が、一番大きなメリットですね。
具体的には、
・商談日程調整など、営業担当者以外で対応可能な業務時間の削減
・見積書や請求書の作成・発行の時間削減
・リサーチ時間削減
こういった付帯業務工数を削減することができるので、空いた時間をコア業務に活用出来ています。そのため、営業活動に専念するための時間配分が出来ていると思います。

依頼の際に意識していること

 

クライアント様への提案資料を依頼する際に、気を付けていることはありますか?
必要な情報を上手く伝えないと、意図とは異なる資料が出来上がってきそうですね。

はい。依頼する際には、伝え方に気を付けています。
例えば、
・納期、工数、背景、内容を箇条書きにする
・ルーティン作業はミーティングで共有
業務に必要な最低限の情報だけでなく、クライアント様の状況や今回の依頼に至った背景などを共有することで、最終的にクライアント様により良い納品物を提供できるようにしています。

依頼以外の場面でも、オンラインアシスタントの方とのやり取りで気を付けていることはありますか?

アシスタントからの意見を定期的に回収するようにしています。
普段クライアント様と接し、業務を行うオンラインアシスタント側から「○○したほうが良い」という意見を吸い上げることで、クライアント様の状況確認や、営業担当者として出来ること・施策を打ち出すことができます。

【具体的には】
営業メールを送る際にアシスタントに意見を求めると、「こういう要素入れた方がいいですよ」などの意見を出してもらえます。普段クライアント様と多くの時間を共有しているオンラインアシスタントの言葉だからこそ、説得力があり、良い結果を導いてくれることも多いです。
また、こういった意見を積極的に取り入れることで、それ以降も意見を言い合える関係を築くことができています。

ありがとうございます。依頼時の伝え方を工夫することや信頼関係を築くことが必要なのですね。

2.まとめ

「HELP YOU」では多くのオンラインアシスタントが働いていますが、 オンラインアシスタントの働く環境作りやサポート業務をアシスタント自身が担い支え合っています。また、社員とオンラインアシスタントとの間に、依頼をする側・受ける側との上下関係が存在しないからこそ、お互いに意見を伝え合い・良好な関係が出来るのですね。

オンラインアシスタント活用のポイントとして今回お話しいただいた点は

・初回の依頼時は、依頼の背景などの情報をなるべく多く共有する
・簡潔に分かりやすく伝える
・オンラインアシスタントの意見を尊重することで、信頼関係を築く

このような点に気をつけることで、最終的にクライアント様に対して良い納品物を提供できている

とのこと。アウトソーシング活用の参考にしてみてください。

参考:
アウトソーシング活用のカギは?オンラインアシスタント会社の社長に聞いてみた

【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

お問い合わせ