オンライン秘書活用のカギは?オンラインアシスタント会社の社長に聞いてみた

ノンコア業務を外注する「アウトソーシング」が多くの企業で導入されています。しかし、うまく活用できていない企業やどのように取り入れたらよいのかと悩まれている方も多いのではないでしょうか?

今回はアウトソーシング活用を成功させる方法や実際の活用事例を、オンラインアシスタントサービスを提供する株式会社knit(ニット)の秋沢社長に聞いてみました。自社導入への参考にしてみてください。

<目次>

1.社長の活用方法

人材不足解消の切り札である「アウトソーシング」。うまく活用できていますか?アウトソーシングをする際に、ノンコア業務だからと丸投げしてしまうと、想定とは異なる納品物が出来上がることも。

オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」を運営する会社、knit(ニット)では、社員自身がノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼しています。
具体的な依頼内容と、依頼のコツを聞いてみました。

秋沢社長

 

株式会社knitの代表を務める秋沢社長。日々多くの管理業務や決済業務を抱えていると思いますが、時間管理・業務を進めるコツはありますか?

私は弊社のオンラインアシスタントに多くの業務を依頼していますが、その際に依頼の目的や伝え方を工夫することです。

目的や伝え方の工夫をされているのですね!詳しく聞かせてください。

依頼業務

 

「HELP YOU」では、オンラインアシスタントの管理やクライアントへの対応業務もオンラインアシスタントに依頼しています。具体的には下記のような業務です。
【依頼している業務(経理業務)】
・MF会計の集計
・請求書、見積書の送付
・入金チェック&催促
・経費処理
・月次の締め&仕分け

このように月の定例業務や、その他のリサーチ業務などをオンラインアシスタントに依頼することで、私自身は判断や決済が必要な業務・スピード感を必要とする業務に集中できます。

依頼することで実感する効果

 

多くの業務を依頼されていて、ご自身のリソースが確保できるようになるなど、効果やメリットは感じていますか?

メリットはたくさんありますが、一番実感できていることは「検討しないといけない情報を整理する時間を確保することで、結果的にスピード感のある仕事ができている」ということです。
例えば、作業を完成させる工程を1人ですべてを行うと8、9割は検討するための情報集めの作業で終わってしまい、残りの1、2割で考える作業を行うことになります。
しかしオンラインアシスタントにリサーチなどの作業を依頼することで、情報を整理したり、頭を整理する段取りに4~5割割くことができます。考える工程をこれだけの時間取ることができると、普段の業務と比較し、2倍スピードアップしている感覚を持つことができます。

ノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼するからこそ、早期決断・スピード感あふれる行動が可能になるんですね。

依頼の際に意識していること

 

アウトソーシングを導入している企業様の課題として、想定とは異なる納品物が仕上がるという声をよくお聞きします。期待通りの納品をしてもらうために気を付けていることはありますか?

納品の質を決めるのは、オンラインアシスタントやアウトソーシングの方への依頼の仕方ではないかと思います。私が依頼する際に意識していることは下記のような事柄です。
【依頼する際に意識している事】
・背景や意図を最初に伝える
 *何を意思決定したいのか
 *何の情報を探していて何が課題なのか
をつたえることで背景を汲み取った仕事をしてくれる。これが伝えられないと、「イメージしてたアウトプットとずれた」という事になってしまうと思います。
・簡素に箇条書きで伝える
 *文章にすると人によって捉え方が変わってしまう
・レスポンスを早くし、オンラインアシスタント側が効率的に働けるように意識
・TODOリストは、ツールを活用し共有(例:trelloなど)
・納期/工数を厳しくしすぎない
オンラインアシスタントに限らず、業務を請け負う側はミスしてはいけないという意識が強くなります。もちろん納品の質は大切ですが、「ミスはだめだけど、いつでも質問してね」という雰囲気と関係性づくりをこちら側から作るように意識しています。

具体的に挙げていただいてありがとうございます。依頼する際にもコミュニケーションの取り方が大事なのですね!
では、納品物の仕上がりについてはいかがでしょうか?想定以上の質が仕上がってくる時や、想定とは異なる場合どちらもあるのではないかと思います。

そうですね。進捗状況を報告してもらっていますので、想定と全く異なる納品物ができてくることはあまりないのですが、ただアウトプットに対しては必ずフィードバックをするようにしています。
納品物に対して何もフィードバックがないとアシスタントは不安になるのではないかと思うので、良い場合・悪い場合どちらも行うようにしています。

悪い場合だけでなく、良い場合にもフィードバックをもらえるというのはとてもうれしいですね。次に向けての課題発見や励みになりそうです。
もう一点質問なのですが、「オンラインアシスタントやアウトソーシングの方に上手く依頼できない」「何を依頼していいのかわからない」という声も聞かれます。それについてはいかがでしょうか?

やはり、オンラインアシスタントへ依頼することに慣れるには一定時間かかりますね。「アシスタントが優秀だからすぐに自分が楽になる」というのはやはり難しいかもしれません。
というのは、アウトソーシングの依頼先やオンラインアシスタントの方が優秀な方だとしても、こちらが依頼する業務に慣れ、意図する納品物を仕上げられるようになるまでには一定の時間(3か月程度)が掛かると思います。また依頼側の意図を伝え続けるのも時間がかかります。
しかし、この期間中、共に仕事をしていく中ではじめて意図した納品クオリティーを仕上げられるようになります。こちらがマネジメントしている感覚を持ち、我慢して伝えられるかがポイントですね。

ありがとうございます。丸投げをするのではなく、依頼から納品までをマネジメントしている感覚を持つこと。コミュニケーションをとることが必要なのですね。

2.まとめ

「HELP YOU」では多くのオンラインアシスタントが働いていますが、 オンラインアシスタントの働く環境作りやサポート業務をアシスタント自身が担い支え合っています。また、社員とオンラインアシスタントとの間に、依頼をする側・受ける側との上下関係が存在しないからこそ、お互いに意見を伝え合い・良好な関係が出来るのですね。

オンラインアシスタント活用のポイントとして今回お話しいただいた点は
・初回ほど、依頼内容をしっかりまとめることで、スムーズに物事が進む
・信頼関係性を築くことが大事
・初めての依頼の時は、特にコミュニケーションが大事
・丸投げというよりは、自身がマネジメントする意識を持つ

とのこと。是非貴社でのアウトソーシング活用の参考にしてみてください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

業務委託先の選び方。派遣・アウトソーシング形態別比較!

お問い合わせ