【人事担当編】オンライン秘書活用のカギは?オンラインアシスタント提供会社に聞いてみた

オンライン秘書活用事例第五弾!
ノンコア業務を外注する「アウトソーシング」が多くの企業で導入されています。しかし、うまく活用できていない企業やどのように取り入れたらよいのかと悩まれている方も多いのではないでしょうか?

今回はアウトソーシングのひとつであるオンライン秘書活用を成功させる方法や実際の活用事例を、オンラインアシスタント運営会社の人事に聞いてみました。自社導入への参考にしてみてください。

<目次>

1.人事担当の活用方法

人材不足解消の切り札である「アウトソーシング」。うまく活用できていますか?アウトソーシングをする際に、ノンコア業務だからと丸投げしてしまうと、想定とは異なる納品物が出来上がることも。

オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」を運営する株式会社knit(ニット)では、社員自身がノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼しています。
具体的な依頼内容と、依頼のコツを聞いてみました。
オンラインアシスタント 人事

依頼している業務


人事業務は、応募者面接や採用計画の策定、人事評価の運用など、業務をオンライン化しづらく、効率化が難しいという印象があります。具体的にどういった業務を依頼していますか?

そうですね。人事が担う業務は幅広いですが、コア業務とノンコア業務とに分け、効率化できる部分は依頼しています。具体的には下記の業務を依頼しています。
【人事担当者の依頼業務】
■求人広告関連業務
・求人媒体リサーチ
・求人原稿作成
・求人サイト画像作成
・求人サイト登録・更新
・スカウト候補者ピックアップ
・スカウトメール送信
■応募者対応業務
・応募者対応(適性検査案内、データ格納)
・面接日程調整
・質疑対応
■その他人事関連業務
・人事ブログ執筆
・競合調査・市場調査
・人事情報収集(本・論文・記事など)
・人事系ツールのリサーチ・セットアップ
※人事領域とはすこし外れますが、給与計算・経費関連業務も対応してもらっています。

このように多くの付帯業務を依頼することで私自身は、判断が必要なコア業務に集中することができています。

依頼することで実感する効果


業務を依頼することでのメリットはありますか?

そうですね。リソースを確保できるという点が一番大きいですが、それ以外にも下記のメリットがあります。
1.視野が広がる
私自身がリサーチをおこなう場合には偏りや限界があることも
2.気に掛ける業務が減る
期限が迫った業務のリマインド連絡、適性検査の案内やデータ格納対応など、結果のみ報告してくれるので楽
3.些細な業務でも気軽に依頼することができる
デザイン会社に頼むほどでもない画像修正などを、気軽に依頼できる。デザイナーを雇う必要がない
4.安心感がある
私自身が対応できない業務(例:給与計算など)を、経験者にお任せできる

上記のようなメリットがあります。それ以外でも
・ルーティンワークから解放される
・テンプレートで対応できる初期返信を任せられるなど、
自身の対応業務が少なくなることでコア業務に集中できることが一番大きいです。
また、業務を継続して依頼することで、ノウハウがたまり、さらに効率化されていく
という点も大きなメリットだと感じています。

依頼の際に意識していること


多くの業務を依頼されているということですが、依頼する際に気を付けていることはありますか?

依頼時に情報共有を行うことが重要だと感じています。
具体的には、
・依頼する内容の背景を伝える
・期待することを伝える
・アウトプットを明確にする
・自分の現状を共有する
こういった内容を共有することで、納品物の方向性や品質を想定に近づけることができています。

ありがとうございます。その他にも気を付けていることはありますか?

はい。依頼したいと思っている業務は、予め要件を固めるなど準備を進めるようにしています。
■業務全般
・業務設計をしっかりする
(データベース化・業務フローの確認 など)
・業務の分岐点を整理する
(「この場合はこういった対応をする」という判断基準を整理する)
・メンバー間での引き継ぎができるよう、マニュアルは常に最新版にする
・FAQ情報を蓄積する
・自動化できる作業はどんどんする
■採用関連
・人材要件・採用基準をしっかり固める

2.まとめ

「HELP YOU」では多くのオンラインアシスタントが働いてくれていますが、 オンラインアシスタントの働く環境作りやサポート業務をアシスタント自身が担い支え合っています。また、社員とオンラインアシスタントとの間に、依頼をする側・受ける側との上下関係が存在しないからこそ、お互いに意見を伝え合い・良好な関係が出来るのですね。

オンラインアシスタント活用のポイントとしてお話しいただいた点は
・依頼時には、依頼の背景や現状などを共有する
・マニュアルやFAQを蓄積していく
・依頼を想定した業務設計を行う

とのこと。是非貴社でのアウトソーシング活用の参考にしてみてください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

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