総務業務のアウトソーシングで効率的な経営を! 人材は所有から共有へ

人手不足の問題をクリアにするために、必要な人的リソースを雇用せずに共有する方法が広まってきています。
今回は、会社の総合的な業務を一手に担い、社員のサポートを行う「総務業務」のアウトソーシング、リソース共有について考察していきます。

<目次>

  • 1.問題提起

    日本企業の人手不足や人材不足の現状についてしばしば報道されている昨今、中小企業では、人員確保が困難で事業を継続することができず、「人手不足倒産」するところもあるほど深刻化しています。

    また、もう一方では「生産性向上」が叫ばれ、企業には、いかに少ない人員で効率よく業務を回していくかが問われています。営業やサービスといったコアとなる業務のリソースを厚くして、業績アップを図りたいと考えている経営者は多いのではないでしょうか。

    こうした背景から、総務、人事、経理などのバックオフィス業務を外部の業者にアウトソースする企業も増えています。

    そもそも、バックオフィス業務を行う人材を社内で抱える必要はあるのでしょうか?

    かつてバックオフィス業務はシステムなどの都合上、社内に常駐する人材によって行われるのが常識でした。しかし現在は、ITを活用してリモートで業務を行うことができるようになっています。それに伴い、あらゆるリソースを「所有する」のではなく「共有する(シェアリング)」方向に、世の中の流れが変わってきているのです。

    バックオフィス業務のアウトソーシングには、業務(タスク)部分だけを委託する「アウトタスキング」と、戦略立案をはじめ、業務会計、管理責任、業務実行のすべてをアウトソースする「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」があり、すでに様々な業者が業務を請け負っています。

    2.これからはバックオフィス人材も所有ではなく共有の時代


    あらゆる物資やサービスが、所有から共有(シェア)される傾向にあります。空き部屋を宿泊スペースとして活用する「民泊」、自転車や自動車など目に見える物のシェアだけでなく、料理やペットの世話など個人が持つスキルと時間をシェアするものまで、すでに様々なサービスが提供されています。

    労働力においてもシェアリングが注目され、バックオフィス業務を担当する人材シェアリングサービスも続々と登場しています。フリーランスやパラレルワーカーなど働き方が多様化し、高いスキルを武器に個人で複数のクライアントのバックオフィス業務を引き受ける人や、そうした人材を提供するクラウドソーシングのサービスが増えています。

    バックオフィス業務のスキルのある人材を新卒から育成しようとすると、長い年月とコストがかかります。新卒採用した場合、社員1人当たり約460万円(基本給20万円とした場合)がかかり、バックオフィス系間接部門の社員に関するコストも計算に入れると、会社が社員1人を雇うためのコストは、本人給与の1.6倍になるという試算もあります。

    以上の点から考えると、バックオフィス業務のアウトソーシングで得られるメリットは大きいと言えるでしょう。

    ■それぞれの雇用形態のメリット・デメリットを比較
    アウトソーシング比較表
    直接雇用の場合
    ・メリット
     -常時、継続して業務を遂行してもらうことができる
     -コミュニケーションがとりやすい
    ・デメリット
     -採用・人件費にコストがかかる
     -人材育成に時間とコストを注いでも、離職された場合は回収できない

    派遣社員
    ・メリット
     -業務経験者に仕事をしてもらうことができる
     -直接雇用よりは低コストで済む
    ・デメリット
     -人材の選定ができない
     -派遣会社への中間コストがかかる
     -派遣社員のための設備(PCやスペースなど)を用意する必要がある

    アウトソーシング
    ・メリット
     -直接雇用・派遣社員よりも低コスト
     -必要な期間・業務量だけ依頼することができる
     -業務を行うための設備を用意する必要がない
    ・デメリット
     -雇用契約を結んでいないので、担当者が変わる可能性はある

    3. 総務業務についてについて

    総務業務は会社の組織や規模などによって異なる部分もありますが、一般的には以下のような業務が行われています。

    ⬛️社員のサポート
    ・備品、消耗品などの管理
    ・保安・防災業務
    ・福利厚生業務
    ・安全衛生管理
    ・従業員の健康管理
    など

    ⬛経営層の参謀役
    ・秘書業務
    ・契約、契約書管理
    ・株式管理
    ・株主総会・取締役会業務
    ・社内外の慶弔業務
    など

    ⬛企業運営の実働部隊
    ・受付業務
    ・社内・社外広報
    ・ホームページの管理
    ・情報セキュリティ管理
    ・会社行事、イベント業務
    など

    こうしてみると、直接利益を生み出す業務ではないものの、社員が気持ちよく働いたり会社組織を円滑に運営したりするために欠かすことのできない、重要な業務であることが分かります。

    4.HELP YOUでできること【総務】

    HELPYOUでは、優秀なスキルを持ったオンラインアシスタントが総務業務を代行しています。また、一部業務はオフラインでの対応も可能です。

    ■総務業務アウトソーシングの具体例

    【オンライン業務】

    ・レストランや居酒屋の予約
    会食や打ち合わせなど要望に応じて飲食店をセレクトし提案、予約を代行。
    ・飛行機や新幹線、ホテルの手配
    出張時の航空券や新幹線のチケット、宿泊先の手配を代行。
    ・スケジュールやアポイントの調整
    クライアントとの打ち合わせや会議などのスケジュール調整、アポイント取得を代行。
    ・贈答品リサーチ
    クライアントに贈るお中元やお歳暮、記念品などの贈答品をリサーチ。
    ・メール(英文)対応
    クライアントとのメールでのやり取りを代行。
    ・ 議事録や会議資料の作成
    会議に向けた資料を作成。会議終了後、音声データから議事録を作成。
    ・各種書状の作成
    お礼状やお詫び状などの書状を作成。
    ・英、中、韓などの翻訳
    外国語によるメールや文書などの翻訳。
    ・トピックのキーワードリサーチ
    業務に役立つ話題やキーワードをリサーチ、リスト化して納品。

    【オフライン業務】

    ・書類の封入作業
    書類を封入する作業や送付準備を代行。集荷手配も可能。
    ・文書・資料の整理
    紙資料やデータなど文書や資料を整理。
    ・名刺整理
    名刺をデータ化するなどして、活用しやすい状態に整理。
    ・備品購入
    備品の管理、購入を代行。
    ・オフィス清掃
    ワークスペースやお手洗いなど、オフィス内の清掃を代行。

    コストの面では、契約期間や必要な稼働時間に合わせて選べる月額料金料のみと、リーズナブルです。

    5.HELP YOUが選ばれる理由

    どうしてオンラインアシスタントサービスのHELP YOUが多くのクライアントに選ばれているのでしょうか?

    ・ オンライン上で働けるため、全国・海外から採用が可能。広いエリアから優秀な人材が採用できる。
    ・ SaaSの選定から導入までアシスト可能。
    ・ チームで業務に当たるため対応の幅が広く、かつ窓口となる専属ディレクターがいるため一つひとつの依頼がスムーズ。
    ・チーム制のため、万が一担当者が交代になっても他のメンバーがスムーズに業務を引き継ぐことができ、継続的な依頼が可能。
    ・専属ディレクターが最終チェックするため、業務のクオリティが保たれている。
    ・タスク(業務)を請け負うだけでなく、業務の改善点などの提案も可能。
    といった理由が挙げられます。

    総務業務アウトソーシングの参考事例:
    業務内容の見える化をサポート!マニュアル作成・入力作業代行は「HELP YOU」にお任せ!

    総務代行サービス比較5選|アウトソーシングの活用で生産性向上とコスト削減を可能に

    6.まとめ

    HELP YOUには、様々なバックグラウンドを持つ優秀なスキルや豊富な経験を持ったアシスタントが多数所属しているため、あらゆるニーズに対応することが可能です。

    「クラウドソーシングでは希望に合った依頼先が見つからなかった」
    「業務が大量にあるが、人件費に予算をあてられない」
    「タスク(業務)の委託だけでなく業務改善も行いたいが、どうしていいか分からない」

    といった課題を抱えているなら、ぜひHELP YOUにご相談ください。

    総務業務をアウトソーシングしてコアとなる業務に集中的に取り組み、生産性向上をねらってみてはいかがでしょうか。

    間接部門をコストセンターから脱却させる3ステップ!生産性向上のヒントを公開

    貴社の 生産性向上診断付き!
    Saasツール導入とアウトソース化による生産性向上事例


    日本企業が抱えている「生産性」の停滞、人手不足といった問題。
    2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
    そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

    「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



    今回は間接部門と言われるバックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)に焦点をあて、

    ・業務のアウトソース
    ・ITツール導入による業務の効率化・情報のデータ化
    ・雇用形態の多様化を導入

    のステップで間接部門の生産性向上を図る取り組み例をご紹介します。

    今、注目されている生産性向上の一手段として、参考になれば幸いです!