freeeでの経理業務をオンラインアシスタントに依頼する場合

中小企業、スタートアップのお悩みの一つといえば、経理業務。クラウド会計ソフトが経理業務短縮に便利と聞き導入したものの、細かい設定があったり、手順も難しそう…。

このようなとき、オンラインアシスタントはどこまで対応してくれるんでしょうか。

今回は起業したばかりで経理への苦手意識も高い個人事業主の事例をご紹介します。

ソフトの初期設定から対応してもらえるの?

ベンチャー企業を経営するAさん。
クラウド会計のfreeeを使うことを決めましたが、経理って聞くだけでなんだか面倒そう。
そもそもソフトの初期設定からオンラインアシスタントに教わることなんて可能なのでしょうか。

Aさん: freeeを使った経理業務を初めて依頼しようと思っているのですが、どのような手続きが必要かなども教えていただけるんでしょうか。

アシスタント:ありがとうございます。新規にてツールを導入される企業様は、初期の事業所設定からお手伝い可能です。
事前にツールのアカウントをご共有下さいませ。

ご契約後、三者面談(アシスタントとの顔合わせ&業務内容打ち合わせ)を行い、業務をスタート致します。
その後のアシスタントとのやり取りは、ご希望のツールにてコンタクト可能です。
この後お知らせする手順は弊社の社内ツールである「チャットワーク」でのやり取りを想定してお伝えします。

Aさん: 初期設定からお手伝いしてもらえるのはありがたいですね。チャット感覚で些細なことも聞けるのは助かります。

実際の依頼方法について

無事オンラインアシスタントの導入を終えたAさん。
実際の業務はどのようにやり取りしているのでしょうか。

必要情報を送れば書類も作ってもらえる!

業務に必ず出てくるものといえば様々な書類発行。
雛形を作るところから始めるのは手間がかかりますよね。

Aさん: さっそくですが、取引先から初めての見積もりを依頼されています。どのように作ったらいいでしょうか。

アシスタント: 各書類発行業務は下記の手順にて承ります。

?各書類発行業務が発生した場合、下記の点をチャットワークにてお知らせくださいませ。
・書面の種類(請求書/見積書/注文書)
・宛先の情報(会社名/住所/担当者名/部署/連絡先)
・料金概要と個数
・作成日と締め切り日(請求書の場合)等ご希望
・備考
・そのまま先方に送信希望かご依頼者にデータ送信希望か

?ご依頼内容に基づき作成させて頂きます。(当日、翌日中の2日程度を目安にお考えください。)

Aさん: 必要な内容を送るだけなら自分にもできそうです。作成よろしくお願いいたします。

経費精算を紙ベースから対応してほしい!

取引も順調に進み、数ヶ月が経ったAさん。
打ち合わせでお客様のところへ足を運んだり、業務が増えて必要なオフィス用具をたくさん購入していました。
領収書は残しているけど、経費精算ってどうしたらいいんでしょうか。

Aさん: 業務上の経費を精算したいのですが、領収書だけ保管している状態です。そこからでも対応してもらえますか。

アシスタント: もちろんです。事前に申請経路をご共有下さいませ。対応についてもその都度もしくは、ある程度まとめてなどご希望もお伺いします。

下記の3つの方法は現在利用されている他のお客様からよくいただく経路になります。ぜひご参考ください。

1.データの回収から行う場合(紙のデータ化から依頼)

?紙の領収書をまとめて発送頂きます。

?その後、ご希望であれば台紙にまとめる等行います

?それぞれの紙の裏に下記項目を記載頂けますと幸いです
・申請者
・申請タイトル(内容)
・申請日

?それをもとに、データ化から計上まで行います

Aさん: 私の場合はデータの発送からですね。紙ベースからも対応してもらえるなんてありがたいです。

 

2.各自が経費申請を行う場合

?領収書や経費元のデータを紙からデータにして頂きます。
※スキャンや写メ等お好きな形で大丈夫です。

?その後、各自にてfreeeの申請を頂きます。
・データ添付
・申請者
・申請タイトル(内容)
・申請日

?freeeに上がってきた項目とデータを確認させて頂き、経費科目を選択して計上します。

3.データの回収から行う場合(データはあるが、各自申請ができない場合)

?領収書や経費元のデータを紙からデータにして頂きます。
※スキャンや写メ等お好きな形で大丈夫です。

?その後、データをチャットワークで送信頂くか、dropboxで共有頂きます

?下記の点もご教示くださいませ。
・データ添付
・申請者
・申請タイトル(内容)
・申請日

?こちらで、項目とデータを元に経費計上します。

 

確定申告にも関わる仕分け業務もお願いできるの?

事業も軌道に乗ってきたAさん。
先日クレジットカードの明細が届きました。
確定申告をスムーズに進めるために仕分け業務を試みましたが・・・。

Aさん: 業務で利用しているクレジットカードの明細の仕分け業務をお願いしたいです。やってみようと思ったのですが、なかなか難しそうです。

アシスタント: 承りました。まずは下記案内に従っていただけますでしょうか。

?freeeの登録銀行、クレジットカード、支払いサービスを共有頂く。

?自動で口座やカードの取引の流れがデータ化される。

?随時、上がってきた内容に関して、勘定科目が合っているか確認させて頂き、問題なければ計上する作業を行います。

?自動で上がってこない勘定科目に関しては、チャットワーク等で随時お知らせ頂けますと、新規登録を行います。
※事前に銀行やクレジットカードの取引状況を共有頂ければ、
上がってない項目もこちらで確認して、報告し計上します。

Aさん: イレギュラーな科目も追加してもらえて助かりました。これで確定申告の準備も短縮できますね。

些細なことでも答えてくれる安心感はHELP YOUならでは!

経理業務が全く初めての個人事業主は不安だらけです。
特に事業を始めたばかりは、余裕もなく知識も乏しく不安は大きくなりがちです。
でもHELP YOUのオンラインアシスタントなら手厚くカバーしてくれます。
ちょっとした疑問でも答えてくれるのは安心感がありますね。

「まったくわからないので、しっかり教えてもらいたい」
「経理は任せて業務に集中したい」

そんな思いを抱えている方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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