生産性向上のカギ!業務効率化ツールおすすめ9選

「やらなければならない業務の幅が広く、多すぎる」
「毎日残業続きでイヤになる」
「部署内の生産性を上げたい」
こういったお悩みをお持ちの方に、今回は業務効率化におすすめのツールをご紹介します。理想のワークライフバランスを実現させる手段の一つとして、参考にしてみてください。

目次

1. 業務効率化のカギ

業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、より早く低コストで業務を行う「業務効率化」。
個人としてだけでなく企業全体で取り組む課題として重要視されています。

優先順位をつける

業務効率化を進めるために、以下のポイントを押さえましょう。

・優先順位を付けること
・限られた時間の中で効率よく業務を遂行すること
・必要なデータ・画像をすぐに確認できる状態に整理しておくこと

上記のことに注意し、優先順位から逆算して時間配分を決めることが必要です。

業務効率化についてはこちらの記事で紹介しています。

企業として出来ること

次に、管理職の方や、マネジメントする立場の方に、企業としてできる業務効率化をご紹介します。
・ペーパーレス化を進める
ペーパーレス化を進めることで、資料の共有が容易になります。また、紙の資料管理を減らすことで、コストを削減することも出来ます。セキュリティ面・管理の面からもおすすめです。

・メール対応時間を減らす
マッキンゼーの調査によると、ビジネスパーソンは一日に2時間15分もの時間をメール処理に費やしているというデータも出ています。そのため、不要なメールを受信しないように設定するという個人の努力に頼るだけでなく、社内のコミュニケーションツールをメール以外のものに変更するという手段も有効です。

コミュニケーションツール、タスク管理ツールは
【働き方を変える】生産性向上に役立つツール10選で紹介しています

2.業務効率化おすすめツール

ツール使用時の注意点

こういった日々の努力だけで効率化できない場合には、ツールを利用してみてはいかがでしょうか。具体的にどの業務をどれくらいの時間削減できるかという視点で選んでみてください。
また、ツールを選ぶ際には以下の点に気を付けましょう。

・同じ使用目的のツールはできるだけ一つに絞る
社内で複数のコミュニケーションツールがあるなど、同じ目的のツールを複数利用することは、逆に作業効率を悪化させることにつながります。同じ機能のツールは出来る限り一つに絞りましょう。

・拡張機能やカスタマイズが可能なツールを利用する
拡張機能がある場合や、カスタマイズできるツールもあります。目的に応じて選んでみてください。

・オンプレミス版とクラウド型の特徴に合わせて利用する
 オンプレミス版とは、インストール型のツールのことです。
メリットとしては、カスタマイズして機能をアレンジすることができます。
また、社内サーバーで管理するため、セキュリティ面での心配が少なく、一元化しやすいことが特徴です。

クラウド型とは、インターネット上の(社外の)サーバーにアクセスし使用するツールです。すぐに利用できることや、支社や在宅ワーカーなどにも臨機応変に管理できるといった点がメリットです。

・無料体験版を活用してみる
多くのツールには、無料体験版が用意されています。お試しで使用し、目的に合っているか。業務を効率化できているかを確認してみましょう。

次におすすめツールをご紹介します。

クラウド上のフローチャート・作図ソフト

Cacoo


https://cacoo.com/ja/

【おすすめポイント】
フローチャートやワイヤーフレーム、マインドマップなどを簡単に作成することができます。豊富なテンプレートを使用して作成し、チームメンバーと共有してみましょう。

【料金】
無料トライアル:14日間
1ユーザー:454/月
チーム(5人の場合):3000円/月
※その他自社サーバーで利用可能なプラン、200ユーザー利用のプランなどあり

マインドマップ作成ツール

Xmind


http://jp.xmind.net/

【おすすめポイント】
ブレインストーミングや会議資料など様々な用途で使用ができます。作成した資料はMS OfficeやPDFで出力可能です。Windows版、Mac版、ポータブル版があります。

【料金】
無料版あり:一部の機能は制限あり
ダウンロード版:12,799円

データ分析ツール

Analitica


https://try.analytica.jp/

【おすすめポイント】
さまざまなデーターをグラフや図に変換し、リアルタイムでのKPI可視化が可能です。クラウド版、ダウンロード版どちらも用意されており、簡単な設定で利用することができます。

【料金】
無料体験:14日間
TeamPlan(3ユーザー):30,000円/月

AIアナリスト


https://wacul-ai.com/

【おすすめポイント】
人工知能がWebサイトを分析してくれるツールです。Googleアナリティクスに連携するだけで、簡単にアクセス解析ができます。また、レポートには丁寧な改善施策が書かれており、数字を読んでも改善策が思い浮かばないという方にもおすすめです。

【料金】
無料プランあり
※有料プランは別途見積もり

カスタマー対応業務

Zopim


https://zopimjp.com/

【おすすめポイント】
オンライン接客ツール「Zopim」。サイトに訪れたユーザーの行動に応じて、400以上もの対応方法を設定ができます。タグを貼るだけで簡単に設置が可能。スマートフォンを使用しているユーザーや、多言語に対応していることもおすすめポイントの一つ。複数のCRMツールと連携させることもできますよ。

【料金】
無料プラン:30日間
1700円/月~(6か月契約の場合)

PDFファイル作成

smallPDF


https://smallpdf.com/jp

【おすすめポイント】
無料でPDFに変換、編集ができるツールです。ワード、エクセルなどをPDFに。またはPDFからエクセルやパワーポイントに変換できます。
【料金】
6USドル/月
※14日間返金保証

CubePDF


https://www.cube-soft.jp/cubepdf/index.php

【おすすめポイント】
登録不要、無料で使用できるツールです。PDFの編集や結合などは、別ソフトをインストールすることで、直感的に操作可能。Windowsのみに対応しています。
【料金】
無料

名刺管理

Eight


https://8card.net/

【おすすめポイント】
名刺管理ができる無料のアプリ。ブラウザ版もあります。登録までに少し時間はかかりますが、専門のオペレーターが対応しているため、情報を正確に登録してもらうことができます。

【料金】
無料
※社内の名刺管理を一括して委託する場合などは、別途お見積もり

EXCELに利用できるアドイン

Relaxtools


https://software.opensquare.net/relaxtools/

【おすすめポイント】
250以上のEXCELアドインを追加できるツールです。EXCEL表をHTMLに変換することや、セルの重複チェック、ファイルの一覧を作成する機能など数えきれないほどの機能を有しています。
【料金】
無料

3.まとめ

今回は業務効率化ツールをご紹介しました。ツールを利用することで、時間短縮、業務効率化を実現できるかという視点で選定してみてください。

ツール利用では改善しない、またはコア業務に集中するための方法を他にも検討したい方には、アウトソーシングという選択肢があります。

「HELP YOU」では、オンラインアシスタントサービスというアウトソーシングを提供しています。
コア業務に集中したい方、生産性の高いワークスタイルを実現をさせたい方は、お気軽にお問い合わせくださいませ。

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