「もっと業務効率化を進めて、受注案件を増やしたい…」業務を改善しようにも、いったいどこから手をつけていいのか悩むケースがあるかもしれません。今回は

・業務効率化のカギになる「ECRSの原則」
・業務効率化の取り組みによって、生産性が向上した企業の事例

この2点についてまとめました。

業務効率化の前に実行したいフレームワーク「ECRS(イクルス)の原則」

ECRS(イクルス)の原則とは

ここで、ビジネスの業務効率化に役立つフレームワーク「ECRSの原則」についてご紹介します。ECRS（イクルス）とは、E=Eliminate、C=Combine、R＝Rearrange、S=Simplifyの頭文字を取ったもの。製造業の現場で業務効率化のために取り入れられることの多いECRSの原則ですが、その考え方は広い分野の業種にも適応できる内容です。また、E・C・R・Sの順に業務効率化を進めていくと良いと言われています。

Eliminate（取り除く）

最初は、「Eliminate=取り除く」工程を行います。これは、現状で行っている業務を「無駄な業務はないか？」「何か省くことができることはないか？」という視点から見直すもの。いつの間にかやることが当たり前になっていて、それほど重要ではない作業がルーティン化しているかもしれません。自分たちの普段の業務を俯瞰して洗い出してみましょう。
例えば以下のもので実践できそうなことはないでしょうか。

・会議の時間を短くする。

・議事録は会議中に取り、その場で共有できるオンライン上に記す。

・エクセルならマクロを組んでみる。

・形式だけになっているものは思い切ってなくす。

Combine（繋げる）

次に、「Combine=繋げる」工程です。業務を繋げる、すなわちまとめられないか検証してみるのです。例えば、定例で行っている会議はまとめてしまって回数を減らせないか、個別で送っているメールはグループ送信できないか…などというたことを考えます。業務をまとめることができれば、その一つひとつにかかっていた時間も縮小させることができるはずです。

Rearrange（組み替える）

続いて、「Rearrange=組み替える」という工程を行います。文字通り、業務に優先順位をつけたり、作業順序を入れ替えたりするのです。資料を作るより先にテンプレートを作成する、会議での共有の後に資料を作るなどです。あるいは、業務方法を変える場合もあります。リモートワークを導入したり、業務を細分化して専門業者に依頼する方法が考えられます。

Simplify（簡素にする）

最後に行うのが、「Simplify=簡素にする」ことです。決まった手順をもっと単純化できないか検討すると良いでしょう。よく使う書類はテンプレートを作成しておく、作業をIT化するというふうに、業務を簡素化すればリソースを減らすことも可能になります。また話題の人工知能を活用して、パターン化して、システムに落とし込むということも業務を簡素にする一つの手段となります。

参考：できる会社はやっている！業務を驚くほど省力化する「ECRSの原則」

業務効率化の取組事例

従業員のモチベーションUPがカギ：株式会社ヤマシタワークス

製造業を営むヤマシタワークスでは、生産性向上のために従業員のモチベーションを重視して社内の円滑なコミュニケーションを目指しました。社員が人間関係のストレス 仕事上の悩みを抱え込まないよう、社内イベントや飲み会を企画。もちろん参加が負担になっては逆効果なので、強制はしていません。

残業状況だけでなく健康状態も管理：株式会社タニタハウジングウェア

タニタハウジングウェアでは、2008年から社内全体でストレスチェックを行っています。また、1カ月の残業時間が45時間を超えた社員には、疲労度などをチェックシートでセルフチェックできるようにしたり、残業理由・改善策などを所属長から管理部に報告したりするようにしました。社員のコンディションを整えることによって、生産性の向上と業務効率化につながります。

得意分野を活かして効率UP：サイボウズ株式会社

「100人いれば100通りの働き方がある」とするサイボウズでは、各チームを束ねるマネージャー向けにマネジメント研修を実施。個別業務・プロジェクトマネジメント・人材マネジメントの３つのスキルでの指標を自分で把握できるようにしています。個々が「得意」を活かした働き方を伸ばしていけば、業務効率化が進むというわけです。

時間管理も評価項目に：株式会社　東邦銀行

取り組みのひとつとして、東邦銀行では管理職の評価に時間管理の項目を設けています。これは、期の初めに立てた目標に従って、「どの程度進捗したか」で評価がつけられるというもの。時間管理の指針（残業の削減や、早帰りの曜日を設けるなど）に沿って、各支店・部署の状況に即した目標を立て、無理なく効率の良い業務進行を目指しています。

ITツール導入で情報共有を迅速化：有限会社COCO-LO

医療福祉業のCOCO-LOで行った業務効率化の取り組みは、訪問看護担当者全員にスマートフォンを配布、アプリを利用したことです。アプリでスムーズに労務管理や業務報告を行えるようになりました。また、各事業所での労務管理・業務報告もタブレット端末で一元管理できるように。その結果社員は直行直帰が可能になり、社内で顧客情報を共有できるなど、大きなメリットが生まれました。

情報の一元化・付帯業務削減：株式会社　孫の手・ぐんま

訪問看護・ショートステイなどを行う孫の手・ぐんまでは、情報の一元化による業務効率化を狙いました。業界内に先駆けて電子カルテを導入し、顧客情報を電子化。それまでは膨大な量の顧客データ管理、記入漏れの対応などに悩まされていた状況が解消され、情報共有、セキュリティーの向上など大幅な業務効率化が実現できました。

参考：社内におけるワーク・ライフ・バランス推進のための職場マネジメント事例集（仕事と生活の調和推進室）
仕事と生活の調和の実現に向けて（内閣府）

まとめ

実際に企業で行われている事例、ECRSの原則を参考に、自社の業務効率化へのヒントが見つかったのではないでしょうか。「当たり前」になっていることほど、実は発想の転換によって効率化できる要素が隠れているもの。客観的に自社の現状を分析してみると、業務改善のきっかけになるかもしれません。