業務効率化とは|メリットや取組ポイントを紹介

企業の目的はコストを抑え、利益を最大化すること。その1つの手段として、業務の効率化が挙げられます。
業務効率化とは、業務を行う上での「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、短時間で利益の最大化を図ることです。企業にとってももちろん重要ですが、効率化をすることで個人の働き方にもよりよい影響を与えてくれます。

働き方という観点から、業務効率化のメリットを見てみましょう。

業務効率化の3つのメリット


1.メイン業務に注力できる
例えばあなたが営業職だったとします。
営業の仕事はモノやサービスを売ることですが、データ収集・分析、資料作成、経費精算など付帯業務も行う必要があります。
これらの付帯業務にかかる時間を短縮することでよりアポ取りやプレゼンに時間を割くことができます。
つまり、業務の効率化を図ることで利益に直結する業務に注力することができます。

2.リフレッシュ時間を設けることができる

仕事の効率化で1日のうちに余暇が生まれることにより、その時間をリフレッシュの時間に充てることができます。

NASA(アメリカ航空宇宙局)が、宇宙飛行士の睡眠について行った実験によると、昼に26分間の仮眠をとると認知能力が34%・注意力が54%上昇した、といった結果が示すように適度の休息はパフォーマンスを上げることに一役買っています。

現に、グーグルやナイキ、マイクロソフト、アップルなど世界の名だたる企業も昼寝を推奨していると言います。

会社によっては昼寝をするのが難しい…というところもあると思いますが、その場合はゆっくりお茶を飲んだり、デスクでできるストレッチをしたりと意識的にリフレッシュをとってみてはいかがでしょうか。

3.退社後の時間を有効活用できる

業務をよりスピーディーにこなすことで定時に帰ることができたり、残業を減らすことができたりすることで、退社後の過ごし方の選択肢が増えるでしょう。

例えばジムに行って体を動かしたり、英会話レッスンを受けてみたり、カフェで読書をしたり、ハッピーアワーでお酒を楽しんだり、往復3時間ほどの場所に足を伸ばして小旅行をしてみたり!

今までは仕事帰りにできなかったけどやりたかったことに挑戦することができるのもメリットの1つです。

業務効率化のポイント


では、業務の効率化とは具体的にどのようなことをすればいいのでしょう?いきなり「今日から効率化するぞ!」と言って出来るものではありません。
まずは以下のポイントを抑えることから始めてみましょう。

整理整頓を徹底する


例えばある資料を作成する際、Aというエクセルデータと、Bという紙の資料を参照する必要があったとします。

もしあなたのパソコンのデスクトップがフォルダ分けされていないアイコンで埋め尽くされていたら…。そしてファイル名に規則性がなく、適当に名前が付けられていたら…。

もしあなたのデスク回りに資料が積み上げられていたら…。引き出しの中にもファイル分けせずに無造作に入れられていたら…。

まず資料作成にとりかかる前に、「AとBを探すこと」から始めなくてはならないですよね。パソコンの中身も、デスクや引き出しもきれいに整理整頓していれば、短時間でさっと準備できたことが必要以上に時間がかかってしまいます。

業務効率化の第一歩は整理整頓を徹底することです。

優先順位を決める


やるべきことを手当たりしだいに着手していませんか?また、締め切りさえ守ることができればいいや、とだらだらと作業していませんか?

より効率的に作業を進めるためには、優先順位決めが大切です。

優先順位のつけ方は色々ありますが、おすすめの方法は「緊急度・重要度・波及性」で分けることです。

緊急度というのは締切を目安に決めると良いでしょう。重要度は、例えば営業であればより売上に直結するクライアントの案件などを挙げます。波及性というのは、自分が抱えている案件が何人に影響しているか、ということです。
例えば「自分がプレゼンに使用する資料を作成する案件」と「自分が収集したデータをAさんが分析し、その結果をもとにBさんが資料を作成し、Cさんがその資料を用いてプレゼンする案件」とでは後者の方が波及性が高いと言えます。

これら3つの観点で優先順位を付けてみましょう。

作業時間を区切る

締切に追われていないときは、ついだらだらと作業をしてしまう…。ということはありませんか?
例えば1日中デスクワークの場合、「今日はAというデータをリスト化して、Bという資料を作成して、Cさんに依頼メールを送る」とざっくりとした予定を立てるのではなく、「9:00~10:00でAのリスト化、10:00~12:00で資料作成…」といったかたちできちんと時間を区切って、その時間内で完遂するように心がけましょう。

もし時間内で作業が終わらなかった場合は、
・時間の見立てが甘かったのか?
・予想以上に時間がかかってしまった点は何か?
という振り返りも欠かさずに行うようにしましょう。

パソコンの機能を活用する

仕事で使うパソコンは、機能を活用することでより処理スピードが速くなります。実際にPCの機能をフル活用し、メールの作成時間を短縮した事例を見てみましょう。

<RS社事例>
メールの作成作業について、チームで、各メンバーの「単語登録」「ショートカットキー」「テンプレート」などの機能の活用度をチェック。機能を使っていないメンバーに対し、よく使いこなしているメンバーが使い方の例をアドバイス。「単語登録」や「ショートカットキー」は一覧表にしてデスク前に掲示できるようにした。
メールテンプレートは用途ごとに、内容が一番優れているメンバーのテンプレートをチームで共有。テンプレートにリンクを張って、1クリックでアクセスできるようにした。これによりメール1通の作成に30分かかっていた新人が5分で作成できるように。

1日に何十通ものメールのやりとりをする人の場合、1通の作成にかける時間を短縮すれば、大幅な労働時間削減につながります。「単語の登録」機能は、通常変換では出てこない専門用語や名前などを登録しておくだけでなく、よく使う文章を登録しておくと便利。例えば…

「おせ」と入力→「お世話になっております。株式会社○○の××でございます。」
「よろ」と入力→「何卒よろしくお願い申し上げます。」
「とり」と入力→「とりいそぎ用件のみの返信にて失礼致します。」
「でんわ」と入力→「TEL:03-****-****」

 これで、一文の入力にかかる時間が数秒短縮され、長いメールであれば一通あたりの作成時間が数分短縮できます。

 ショートカットキーも、よく行う作業のキー操作を覚えておくと、キーボード→マウス→キーボードと手を動かす時間が数秒節約でき、積もり積もれば大きな時間短縮に。「Ctrl+C」→コピー、「Ctrl+V」→ペースト、「Ctrl+S」→保存…などが定番ですが、自分が使いやすいものを頭に入れておくといいでしょう。

(出典:日々の業務を効率化しよう!事例に学ぶ時間短縮術

HELP YOUに問い合わせをする

オンラインアシスタントサービス
HELPYOUが選ばれる理由


オンラインアシスタントサービスは、雑務をスタッフに任せることでコア業務に集中でき、業務効率の向上に役立ちます。
もしこれからオンラインアシスタントの導入を検討するのであれば、ぜひ価格情報も含めた各オンラインアシスタントサービスを比較してみてはいかがでしょうか。


HELPYOUでは、

・150社への導入実績
・元大手企業のキャリアウーマンが多く所属
・バックオフィス業務からデザインまで幅広く業務サポートができる

といった特徴があります。
無料相談・トライアルプランも用意していますので、ぜひこの機会にオンラインアシスタントサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか?