採用アウトソーシング入門ー採用代行で納得の人材を確保するには―

採用アウトソーシング、採用にかかわる業務を外部委託する企業は増えています。

近年、国内の有効求人倍率は1.6倍前後を推移しており、就活市場は「売り手市場」、つまり求職者が優位な傾向にあることから、優秀な人材確保のための企業努力も多様化しています。

しかし、人事担当者が日常業務をこなしつつ、求人、書類選考、筆記試験など面接に至るまでの採用にかかわる業務をこなすことは想像以上に厳しいものです。

そこで、この採用にかかわる一部、またはすべての業務を採用アウトソーシング(RPO=Recruitment Process Outsourcing)事業に任せる企業が増えているのです。

このページでは、採用アウトソーシングの利用を検討中の企業や経営者、採用担当者が抱える不安や疑問、また利用する際におさえておきたいポイントなどを詳しくご紹介します。

採用をアウトソーシングするメリット

採用業務を代行で行う採用アウトソーシング、実際に利用するにあたってのメリットについてご紹介しましょう。

本来の業務に専念できる

まず、もっとも大きなメリットとして、担当者が採用における煩雑な業務から解放され、日常業務に専念できるということがあります。

求人公開資料やPRツールの作成、書類選考、新卒採用の場合は説明会会場の手配や準備、筆記試験を行う場合はその会場手配や管理も必要になるなど、採用業務が長期化することもあるため人事担当者の負担は想像以上に大きくなります。

これら業務のうち、求人公開資料の作成や、応募書類の管理、応募者への連絡・書類の発送など一部の事務的作業だけでも外部に委託することができれば、応募数によっては何日もかかるような業務が簡略化でき、本来の業務への支障を軽減できます。

求人の段階で人材を厳選できる

昨今、求人段階で年齢や経験を必須とすることによって狭き門となり、応募者が獲得できないということもあります。

だからといって曖昧な表記では、即戦力を求めているのに未経験に近い応募者ばかりになる、長期的戦力を求めているのに若年層が集まらないなど、必要とする人材が得られないという結果も招きかねません。

求める人材を求人段階で明確にし、初期選考の段階で絞り込むことは、母集団(この場合、求人に興味を持ち応募してくる段階の人たち)を最適に形成するうえでも重要であるといえます。

採用アウトソーシングでは、業界データを収集し分析、コンサルティング的な業務を任せることもできるため、求人段階から自社に適した人材を自然に絞り込む工夫も可能だといえるでしょう。

高精度な分析で選考フローを効率化

近年、自社をアピールしたり、人材を募集したりするための媒体はハローワークや情報誌、説明会やセミナー・イベントだけでなく、求人サイトや逆求人サイト、ブログやSNSなど多種多様化しています。

応募者がどのチャネルで自社に興味を持ち、どこからどれほどの応募があったか、どういった層の応募が多かったかなど、採用に至ったプロセスを細かく検証・分析できるのも、採用アウトソーシングの大きなメリットです。

これらを精査することで、費用対効果の高いチャネルを絞り込むなど、次回募集時の選考フロー効率化への提案を得ることができ、より優秀な人材確保に活かすことができるのは大きな強みといえるでしょう。

採用をアウトソーシングするデメリット

欧米では浸透しているRPOも日本ではまだまだ抵抗を感じる企業も多く、メリットばかりではないのが現実です。利用するにおいて考えられるデメリットについてもご紹介しましょう。

コストがかかる

実際に採用アウトソーシングが普及しないもっとも大きな要因に、費用がかかることが挙げられます。

2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査結果によると、新卒採用にかかる費用は一人当たり48万円前後(採用にかかった費用総額を入社予定者数で割った平均値)となっています。

その採用費のうち、4割近くが広告費、約2割がセミナー運営費となっています。

採用費の多くを占める広告費やセミナー運営費を、アウトソーシングによって削減できれば費用対効果は大きいという見方もあります。

選考プロセスを検証・分析し、自社アピールする媒体や応募チャネルを効果の高いものに厳選するなど、採用にかかる費用を削減するための効率化を図ることによって、長い目で見るとコスト削減につながると期待できます。

また、採用業務のアウトソースだけでなく、採用コンサルティングを利用するのも一手かもしれません。

費用の目安は業務によって月1万円~となるようで、採用コンサルティングの場合1回10万円~などのことが多いようですが、オンラインアシスタントの「HELP YOU」では月30時間8万円~と、チーム制でさまざまな業務をサポートします

人材選考を外部委託することへの抵抗

「自社に必要な人材は自社だけで選びたい」と考える企業も少なくないようです。

面接や最終選考だけでなく初期選考を含め、選考にかかわる業務を外部委託したいと考える企業は1割未満といわれます。

また外部委託するにあたり、信頼できる業者かどうかわからないという不安も大きな要因といえるでしょう。

ただし、DMや合否連絡などの書類発送やデータ入力、面接日程の調整などの事務的作業については外部委託を検討する企業も増えてきており、特に従業員数が300人以上など、規模の大きい企業では4割以上が興味を示しているため、採用業務の一部を外部委託するなどという形では今後の進展が期待できます。

今後に活かせるノウハウが得られない

採用という大切な業務を外部に委託することによって、自社の今後に活かせない、ノウハウが得られないと考える企業も2割前後と高く、採用アウトソーシングの普及を阻む要因となっています。

しかし、採用プロセスの多様化に伴い、自社がこれまで培ってきた選考フローでは対応が難しくなってきているのも現実です。

そのため、応募者管理や選考状況などのプロセス、検証・分析の結果を逐一共有し、選考フローを可視化してくれる業者選びが大切となります。

それらをふまえたうえで、納得できる提案や今後の選考フローが効率化できれば、費用対効果は大きいと考えられます。

採用アウトソーシングにおけるチェックポイント

採用業務を外部に委託するには、注意しておきたい点がいくつかあります。これらのポイントをおさえておくことで、採用アウトソーシングを最大限に活用することができ、その効果も高くなると期待できます。

自社に最適な人材・人物像を明確にしておく

「未経験者歓迎」「経験よりやる気を重視」など、応募者数を獲得するうえでは有効な文句ですが、それでは自社の求める人材を厳選するのに時間がかかりすぎます。

自社で求人情報公開の文言を考えると、掲載先から見直しを求められることもありますが、採用アウトソーシングを利用すれば、自社の求める人材や条件が適切な形で表記されるため、募集の段階で選出することが可能です。

もちろん、最適な人材採用のためのデータ活用やマーケティングなどのコンサルティングを行う業者もありますが、現場が求める人材・人物像を明確にしておくことはとても重要です。

自社判断が必要な事項を明確に

選考業務を委託するうえで明確にしておきたいのは、自社の判断が必要、共有すべき事項を明らかにしておくことです。

たとえば、年齢制限があっても資格や経験がある者は検討する、資格や経験などが条件に当てはまらなくても職歴などで検討の余地を設けるなど、逐一共有すべき事項は明確にしておくべきでしょう。

実際に面接をしてみて、未経験でも応用できる経験や資格を持っている人材が採用に至るケースも多々あります。

応募者の取りこぼしを回避し、よりよい人材を得るためには、単一的な見方ではなく多様な対応が必要です。そのためには、共有すべき事項を明確にしておく必要があります。

採用プロセスの共有

また採用プロセスを逐一共有できるかも確認しておくと安心です。

どのように進行しているのかを確認することで、軌道修正もしやすくなります。

その業者が信頼に値するか、納得できる内容かなどを段階ごとに判断することも大切でしょう。

また、次回からは自社で採用業務を行うとしても、それらのデータが共有できれば次に活用することも可能です。

採用をアウトソーシングするのにおすすめの業者

採用アウトソーシングを利用するにあたって業者選びは重要です。
上記の注意点をふまえ、おすすめの業者をいくつかご紹介します。

月額料金制・チーム制でリーズナブルに幅広く「HELP YOU」

チーム制で、1人分のスキルでは対応できない幅広いオフィス業務の代行を請け負う「HELP YOU」では、採用・人事にかかわる業務の代行も行っています。

求人原稿の修正や更新はもちろん、スカウトメールの送信や応募者への対応、面談日程の調整、セミナーや説明会・研修会の会場や備品の手配、それらの資料作成も代行いたします。基本的には、採用業務の一部を代行する形となりますが、ニーズに合わせて柔軟に対応しています。

また採用活動の振り返りを行い、次回計画のための要点をまとめた資料を提出。掲載チャネルごとの応募者数や採用経費なども振り返り、次回のためにより効率的な採用計画を提案するなど、採用業務の一括サポートも可能です。

料金は、契約期間と稼働時間に合わせて柔軟に選べる安心の月額制。採用代行業務以外にも稼働時間内でさまざまなオフィス業務に対応可能、実際に9割以上の業務コストカットの実績もあり好評を得ています。

公式サイトはこちら HELP YOU

安心の大手「リクルート キャリア」

©https://www.recruitcareer.co.jp/business/career_recruiting/rpo/content/

アルバイトから正社員まで、多種多様な雇用領域における人材採用サービスを総合的に展開する「リクルートキャリア」。セミナーやイベントだけでなく、逆求人情報サイトやSNSなど、日々多様化する採用手法やチャネルに適応するには、自社の人事部門だけでは難しいのが現実です。そのため、採用業務に特化した業者へアウトソースすることにより、Recruitment Process Outsourcing(採用アウトソーシング)にとどまらない、Recruitment Process Optimization(採用プロセスの最適化)を目指そうという考えの企業です。
大手ならではの大規模なデータを活用し、専門性の高いメンバーによるチームを構成、マーケティング、コンサルティングなどを経て各企業に適した採用計画を立案します。質・量ともに重視した採用を目指し、各企業に最適な人材確保を支援します。

公式サイトはこちら リクルートキャリア

アルバイト・パート専門採用コンサルティング「ツナグ・ソリューションズ」

©https://www.tsunagu.co.jp/

拡大するアルバイト・パートの求人市場に特化した採用アウトソーシングで、2007年の創業以来右肩上がりの成長を続ける「ツナグ・ソリューションズ」時間と業務を細分化し、ライフスタイルや年齢層などさまざまな人材を確保し最適な労働力を提供するという、働き方改革にもつながる「人的資源のシェアリングエコノミー」実現をすすめるRPO企業です。
2017年7月に東京証券取引所マザーズ市場に上場、わずか1年後に第一部へ市場変更するという躍進を遂げているほか、2018年9月には、チャットボットを活用した面接日程自動調整サービスを提供する「レグルステクノロジーズ」を買収し子会社化、面接設定率の改善など採用業務のさらなる効率化をすすめ注目を集めています。

公式サイトはこちら ツナグ・ソリューションズ

まとめ

少子高齢化による労働力人口減少に伴い、人材不足が続く日本。今後、企業において優秀な人材の確保は生き抜くための重要な柱であるともいえます。

多種多様化する採用チャネルやプロセスに適応するには、自社だけでは限界を感じる企業も多いため、アウトソーシングによって採用業務を支援する企業が増えてきています。

事務的作業のみという利用法もあれば、面接や採用可否以外のすべての業務代行という利用法もあり、国内での進展も期待できます。
コストダウンや業務効率化のためだけでなく、「よりよい人材を採用することによる自社の成長戦略」という意識を持って採用計画をすすめてみてはいかがでしょうか。

HELP YOUに問い合わせをする

HELPYOUが選ばれる理由


HELP YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。

もしこれから業務効率化を検討するのであれば、ぜひ一つの方法としてHELP YOUを検討してみてはいかがでしょうか。


HELPYOUは、

・250社以上への導入実績
・元大手企業のキャリアウーマンが多く所属
・バックオフィス業務から営業サポートまで幅広く業務サポートができる
利用継続率97%以上のサービス満足度

といった特徴があります。
無料相談も用意していますので、ぜひこの機会に業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか?