コスト削減の部署別アイデア集!成功事例とおすすめサービスも紹介

※この記事は2020年7月に更新しました。

  • 社内の無駄をなくし、利益に還元したい
  • コスト削減には取り組んではいるが、成果が実感できない
  • 他社がどんなコスト削減施策をしているのか、実はあまりよく知らない

このように考えている方も多いのではないでしょうか。

利益を上げるためには、そのためにかかるコストを削減しなくてはなりません。
コスト削減の取り組みの鍵は、まず見えるコストと見えないコストをきちんと分けて、分析することです。

この記事では、コスト削減を実現するための考え方と計算方法、部署別アイデア集や成功事例について解説します。
最後にコスト削減に役立つサービスもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人

man

こんにちは。
オンラインアシスタントサービスを提供するHELP YOUで編集長をしている森です。
HELP YOUでは、効果的にアウトソーシングを用いることで無駄をなくし、コスト削減を常に意識しています。
今回はコスト削減について、基本の考え方から、さまざまな具体例までご紹介します。

コスト削減とは


コスト削減に踏み切る前に、まずはその考え方や計算方法を確認しておきましょう。

コスト削減の考え方

利益・売上・コストの関係は、「売上ーコスト=利益」となります。無駄なコストを削減することによって、以下のような有効利用ができます。

・削減したコストを利益に計上
・企業価値の向上につながる費用にあてる
・投資などにあてる

コストを削減するということは、急に人員を削減したり、消耗品を大幅に節約するということではありません。
十分な検証を行わずに取り組むと人員不足に陥ったり、社員のモチベーションが低下してしまうこともあります。

まずは事業活動にかかっているコストを洗い出し、分析する必要があります。そこで、社内でかかるコストを「見えるコスト」と「見えないコスト」に分けてみましょう。

【見えるコスト】

  • 家賃
  • 人件費
  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 印刷費

【見えないコスト】

  • 作業工数
  • 時間

社内でこれらにかかっているコストを調査し、具体的な削減目標の数値を設定しましょう。
コスト削減の実現はあくまで従業員によるものなので、目的や目標をきちんと伝えたうえで従業員の協力を得ることが大切です。

コスト削減は、決して短い期間で実現できるものではありません。長期間にわたってコツコツと取り組むことで社内におけるコスト削減の意識が浸透し、自立性が高まっていきます。

コスト削減の計算方法

次に、コスト削減のための目標数値とはどのようなもので、どのように算出するのかを見てみましょう。

会社の収入に対するコストバランスを示す経営指標を出すことにより、経営のバランスを数字で見ることができます。確かな数字なしに、コストコントロールをすることは難しいでしょう。

コストバランスを示す指標は2つあります。

「経費率」・・・収入に対する経費の構成比率
「人件費率」・・・収入に対する人件費の構成比率

これらを算出するにはそれぞれ計算方法があります。

経費率の計算方法

経費率の求め方は以下の通りです。

売上高経費率=(経費÷売上)×100
売上総利益高経費率=(経費÷売上総利益)×100

例)売上2,000万円、売上総利益1,000万円、経費800万円、営業利益200万円の場合

売上高経費率=(800÷2,000)×100=40%
売上総利益高経費率=(800÷1,000)×100=80%

となります。

人件費率の計算方法

人件費率の求め方は以下の通りです。

売上高人件費率=(人件費÷売上)×100
売上総利益高人件費率=(人件費÷売上総利益)×100

例)売上2,000万円、売上総利益1,000万円、人件費400万円、営業利益200万円の場合

売上高人件費率=(400÷2,000)×100=20%
売上総利益高人件費率=(400÷1,000)×100=40%

となります。

このように、数字で見ることによってコスト削減目標を設定しやすくなります。

コスト削減による効果

コスト削減を明確な指数と共に掲げることによって、さまざまな相乗効果が社内で見られるようになるでしょう。

  • 社員一人一人がコスト削減効果を実感することにより、社内全体でコスト削減が推進されるようになる
  • 普段気付かなかった無駄に気付くようになり、自立的に改善を行うようになる
  • 目に見える金額だけではなく、業務効率の無駄もコストを増幅させる原因であることに気付き、工数の改善を行って効率的な業務の遂行が実現する

正しいコスト削減に取り組むことによって従業員の業務に対する姿勢が変わり、生産性向上やモチベーションアップにもつながります。

コスト削減の部署別アイデア


社内全体の目標指数を設定したら、具体的にどの項目からコスト削減に取り組めばいいのかを考えていきましょう。

オフィス全般のコスト削減

オフィス全般にかかわるコストには以下のようなものがあります。

  • 家賃
  • OA機器のリース代
  • 通信費
  • 宅配
  • 郵便代
  • コピー代
  • 事務用品
  • 備品

OA機器のリース代を見直す

OA機器のリース代を見直す場合は、まず社内で使用しているコピー機の台数が適正であるかを考えてみましょう。そこからリース代の料金プランを比較し、より自社に合った価格設定に見直してみてください。

コピー代を見直す

毎日のように使うコピー機についても見直しが必要です。デジタル化できる書類を厳選し、ペーパーレスの実現化を図りましょう。
ペーパーレス化をすることで同時に業務改善にもつながる可能性があります。

通信費を見直す

通信費に関しても、リース代と同様にさまざまな料金プランがあります。十分に吟味して、自社に合った適正な料金価格になるようにしましょう。

このように毎日何気なく使っているものでも、使い方や料金プランを見直すだけでコスト削減につながる可能性があります。

では次に、各部署ではどのようなコストがかかっていて、どのような無駄が発生しているのでしょうか?
それぞれの部署で無駄が発生しやすい点とコスト削減のアイデアを見ていきましょう。

総務部のコスト削減

総務部に関するコストはオフィスコストに含まれるものも多いですが、それ以外で削減が可能な項目は以下の通りです。

電話代の見直し、インターネット乗り換え割引の利用

電話代については、固定電話をIP電話にすることでコスト削減が可能です。
IP電話はインターネット回線を利用した電話です。利用プランにもよりますが、固定電話と比べると月額の料金が安くなることが多いでしょう。

また、固定電話は通話間同士の距離に応じて料金が高くなることもありますが、IP電話の場合はそれがありません。

電気代の見直し

電気代については、白熱灯からLEDに変えるだけでも容易にコスト削減ができます。
変える際にある程度のコストは発生しますが、消費電力は白熱灯の半分であり、補助金制度などを利用するとリーズナブルな価格で購入することができます。

また、トイレや給湯室など普段頻繁に人の出入りがない場所では、電気が点きっぱなしになっていることもよくあります。まずは従業員間での意識づくりから始めましょう。

経理部のコスト削減

経理部で考えられるコスト削減できる項目は、以下の通りです。

経費精算システムの導入

経費精算システムを入れることによって、通常2時間かかっていた経費の入力作業が10分程度で終わるようになります。
システムを導入したことで各製造工程のどの部分で多くの経費が発生しているのかが確認できるようになり、残業代の削減や人件費の削減できたという実例もあります。

領収書や請求書などの電子化

従来は紙で管理していた領収書や請求書などを電子化するのもおすすめです。
過去の書類を保管するスペースや倉庫を借りるコストが削減でき、作業的にも探す時間などが短縮できるため、コスト削減と業務効率化の相乗効果が期待できます。

社用車をハイブリッド車や電気自動車に買い替える

ハイブリッド車や電気自動車など、環境に良いとされるエコカー。政府も買い替えを推進しているため、補助金や減税などの特典を受けることができます。
また、企業イメージとしても環境にやさしい会社であることがアピールできます。新車に買い替える際は検討すると良いでしょう。

営業部のコスト削減

営業部でできるコスト削減は、オフィスコスト以外に、2つのことが見直せます。

日々の行動から無駄をなくす

営業部の業務は主に、営業先の開拓、交渉、契約の成立などがあります。しかし、実際には営業活動よりもその準備に多くの時間を使ってしまっていることも。

従業員一人の1日の行動には人件費がかかっています。情報を調べている時も資料を作っている時も、時間給が発生していると考えましょう。

営業活動を効率的に進めていくには、まず一日の行動を分析し、その作業をいつやるのかを決めて行動することが大切です。
無駄な時間をなくして効率的に業務を進めることができれば、結果的に売上にもつなげることができるでしょう。

ファーストコンタクトにFAX DMを活用する

FAX DMとは、FAXを利用してチラシやニュースレターなどのダイレクトメール(DM)を送る広告の一種です。専門の企業に依頼することで誰でも簡単に利用することができます。

FAX DMは1件あたりの送信単価が安いため、費用対効果が高いのが最大のメリットです。カラーリングやレイアウトなども、白黒で出力されたときに読みやすいかどうかを意識して作ればいいため、文章や内容を集中的に考えることができます。

また、他の媒体と比べて開封率が高いのも特徴です。すぐに送ることができるため、反応もすぐに返ってきやすいと言えます。
Eメールと違って手元に保管して見返すこともできるので、配信してしばらく経った後に反応が返ってくることも期待できます。

人事・採用コストの削減

現在、採用市場は「売り手市場」となっています。そのため、企業内での採用コストは右肩上がりです。

新卒の採用コストが一人あたり約53.4万円、中途採用コストが一人あたり約64万円といわれています。これらの経費を削減するには、以下のような取り組みが必要です。

求人広告媒体の見直し

優秀な人材が欲しいからと言って手当たり次第にさまざまな求人広告媒体を利用すると、広告費がかさむ一方で経費の無駄遣いにもなりかねません。
掲載する求人媒体と欲しいターゲット層がマッチしているかを慎重に検討しましょう。

ミスマッチを防ぐ

せっかく採用しても、すぐに離職してしまった場合は多額の経費の無駄が発生します。
採用の際、自社の業務や考え方に応募者がマッチしているかをよく吟味し、仮採用後もしっかりとコミュニケーションを取りましょう。

【参考】
2018年卒マイナビ企業新卒内定状況調査/u>
マイナビニュ-ス「年間採用経費は353万円、1人当たりの求人広告費は機電系の「64万円」が最高」

コスト削減の成功事例


ここからは、実際にコスト削減に成功している企業や方法を具体的に見ていきます。

成功事例1.システム導入によるコスト削減

製造業大手のダイキン工業では、熟練の技術者が各拠点を回って技術指導をしていました。しかし、技術者を育てるには長い年月とそれに伴う経費がかかります。

そこでダイキン工業は支援システムを導入。ノウハウをデジタル化したことによって従業員が短時間で技術を習得できるようになり、コスト削減に成功しました。

成功事例2.紙のデジタル化によるコスト削減

株式会社石崎電機製作所は、創業88年の老舗電熱機器メーカーです。
歴史ある会社ということもあり、商品の図面などがすべて紙で保存されていたため、倉庫のどこにあるかすら分からないものもあったと言います。

そこで石崎電機製作所では、営業資料はもちろんのこと図面などもデジタル化することに。デジタル化したことで業務効率化を図ることができ、同時にコスト削減も実現しました。

成功事例3.会計ソフト導入によるコスト削減

温州みかんをメインに柑橘類の栽培と加工、販売を行う株式会社ミヤモトオレンジガーデンでは、業務効率化とコスト削減のためにクラウド会計ソフトを導入しました。

操作が分かりやすいため、PCが苦手な担当者でも容易に作業でき、業務効率化を図ることができました。その結果、作業工数が50%減少し、コスト削減にも成功しました。

成功事例4.アウトソーシングによるコスト削減

企業内で行われている業務の大半は、アウトソース(外部化)することが可能です。特に直接的な利益を生まないノンコア業務はアウトソーシングに向いています。

例えば、先述した採用業務もアウトソースすることでコスト削減が可能になります。
採用業務でアウトソースできる作業には、以下のようなものがあります。

・スケジュール調整
・メール対応
・求人掲載

人事課の業務は採用だけに限らず、社員教育や勤怠管理、給与計算など業務が山積みです。上記のように誰でも作業できる業務は外部にアウトソースし、社員がコア業務に集中できる環境をつくることがおすすめです。

まずは各課ごとに業務内容を分析し、無駄な時間がかかっているノンコア業務のアウトソーシングを検討してみましょう。
コア業務に集中できるようになれば、結果的に売上アップとコスト削減が同時に実現できるかもしれません。

コスト削減におすすめのアウトソーシングサービス

最後に、成功事例でもご紹介したコスト削減に役立つアウトソーシングサービスをご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは採用率1%の優秀なアシスタントがオンライン上で業務をサポート・代行し、チーム体制でクライアントの業務効率化を実現します。
窓口の専属ディレクターと連絡を取るだけで簡単に業務を依頼することができる点も特徴的です。

主なサービス内容
・経理/総務
・人事/採用
・営業サポート
・ECサイト/メディア運用
・カスタマーサポート

おすすめポイント
HELP YOUでは、成功報酬型のコスト削減サポートを行っています。現在の取引企業と同等以上の品質や安定的な調達を前提に、現状よりも安く購入できるようにサポートします。

HELP YOUの強みである専門性と推進力を生かし、データ分析から手法の選定、準備、実行まで尽力して取り組みます。手間を最小化し、コスト削減と利益増加を実現します。

 

ラクフィス

労務代行、給与計算代行、経理代行、経費精算代行、システム運用代行などのノンコア業務をまるごとサポートしています。人材の効率的活用を実現し、最短10営業日での月次決算が可能です。

主なサービス内容
・人事労務
・財務管理
・システム
・各種規程
・総務
・知的法務

ラクフィス:https://rakfice.jp/

NOC

充実したバックアップ体制と徹底した顧客視点でサービスを提供し、多様な要望に応えるNOC。
30年以上の歴史と1,000社以上の実績があります。長い業界経験で培ったアウトソーシング業務に関するノウハウや人材の養成、システム開発などが強みです。

あらゆるケースを想定し、対応できる優秀なスタッフがサポートを行っています。

主なサービス内容
・経理
・総務
・人事
・バックオフィス
・コンサルティング
・人材サービス
・IT

NOC:https://www.noc-net.co.jp/

まとめ


企業の中で発生している、さまざまな無駄な業務、無駄な時間などを細かく見てきました。

コスト削減は決して短期間で実現できることではありません。コスト削減には、まず従業員の同意と協力が不可欠です。
急なコスト削減は従業員のモチベーションを下げてしまったり、人出不足を引き起こしてしまう可能性があります。

まずは社内でどの部分にどれだけの経費がかかっているのかを把握し、そこから削減目標を設定してみてください。
どれくらいのコスト削減が実現できたのかを数カ月ごとにチェックし、社内全体で取り組んでいきましょう。

また、システムの導入や業務のアウトソーシングなどを活用することで、結果的にコスト削減につながる場合もあります。自社の課題や目的と照らし合わせて、ぜひご検討ください。

 

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