コスト削減は内訳の分析から!もう一度確認したい考え方と施策一覧

  • 社内の無駄をなくし、利益に還元したい
  • コスト削減の動きは既に取り組んではいるけど、成果が実感できない
  • 他社がどんなコスト削減施策をしているのか、実はあまりよく知らない

利益を上げるためには、そのためにかかるコストを削減しなくてはなりません。
コスト削減の取り組みの鍵は、まず見えるコストと、見えないコストをきちんと分けて、分析していく必要があります。

この記事では、社内コストの削減を実現するための考え方や計算方法、それぞれの部署でできること、コスト削減に成功した事例などをご紹介していきます。

この記事を書いた人

man

こんにちは。
オンラインアシスタントサービスを提供しているHELP YOUで編集長をしている森です。
HELP YOUでは、効果的にアウトソーシングを用いることで、無駄を無くし、コスト削減を常に意識しています。
今回はコスト削減について、基本の考え方から、様々な具体例をご紹介します。

そもそもコスト削減とは


利益・売上・コストの関係は、「売上ーコスト=利益」となります。

無駄なコストを削減することによって、以下の様な、コストの有効利用ができます。

・削減したコストを利益に計上
・企業価値の向上につなげる費用にあてる
・投資などのコストにする

コスト削減の考え方


コストを削減するということは、急に人員を削減したり、消耗品を大幅に節約するという事ではありません。充分な検証を行わずに取り組めば、人員不足に陥ったり、社員のモチベーションが低下してしまうこともあります。

まずは、事業活動にかかっているコストを洗い出し分析する必要があります。
社内でかかるコストを、”見えるコスト”と”見えないコスト”、で分けてみましょう。

【見えるコスト】

  • 家賃
  • 人件費
  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 印刷費

【見えないコスト】

  • 作業工数
  • 時間

社内でこれらにかかっているコストを調査し、具体的な目標数値を設定しましょう。
コスト削減の実現は、あくまで従業員によるものですので、しっかり分析し、目標設定後、目的をきちんと伝えたうえで、従業員の協力を得ることが大切です

コスト削減は、決して短い期間で実現できるものではありません
コツコツと長期間に渡り取り組むことで、社内でのコスト削減への姿勢が浸透し、自律性が高まり、やがてコスト削減が実現します。

それでは、コスト削減のための目標数値とはどのようなもので、どのように算出するのか見てみましょう。

コスト削減の計算方法


会社の収入に対するコストバランスを示す経営指標を出すことにより、経営のバランスを数字で見ることができます。確かな数字なしに、コストコントロールをするのは難しいです。

このコストバランスを示す指標は、2つあります。

・”経費率”  ー収入に対する経費の構成比率
・”人件費率” ー収入に対する人件費の構成比率

これらを算出するにはそれぞれ計算方法があります。

経費率の計算方法

経費率の求め方の計算方法は以下の通りです。

売上高経費率=(経費÷売上)×100
売上総利益高経費率=(経費÷売上総利益)×100

例えば、

売上2,000万円、売上総利益1,000万円、経費800万円、営業利益200万円の場合、

売上高経費率=(800÷2,000)×100=40%
売上総利益高経費率=(800÷1,000)×100=80%

となります。

次に、”人件費率”を見てみましょう。

人件費率の計算方法

人件費率の求め方の計算方法は以下の通りです。

売上高人件費率=(人件費÷売上)×100
売上総利益高人件費率=(人件費÷売上総利益)×100

例えば、

売上2,000万円、売上総利益1,000万円、人件費400万円、営業利益200万円の場合、

売上高人件費率=(400÷2,000)×100=20%
売上総利益高人件費率=(400÷1,000)×100=40%

となります。このように数字で見ることによりコスト削減目標を設定しやすくなります。

コスト削減による効果


コスト削減を指数と共に明確に掲げることによって、さまざまな相乗効果が社内で見られるようになります。

  • 社員一人一人が、コスト削減による効果を実感することにより、社内全体でのコスト削減が推進されるようになる。
  • 現場で、普段気づかなかった無駄に気づくようになり、改善を自律的に行うようになる。
  • 目に見える金額的な事だけではなく、業務効率の無駄もコストを増幅させる原因であることに気づき、工数の改善を行い、効率的な業務の遂行が実現する。

正しいコスト削減に取り組むことによって、従業員同士の業務への姿勢が変わり、生産性が向上したり、モチベーションアップにつながります。

コスト削減の方法

社内全体の目標指数が出たら、具体的にどの項目からコスト削減に取り組めばいいのか考えていきましょう。

オフィスコストの削減


オフィスコストとは、

  • 家賃
  • OA機器のリース代
  • 通信費
  • 宅配
  • 郵便代
  • コピー代
  • 事務用品
  • 備品

などのことをいいます。

具体的なコスト削減のアイデア

具体的なコスト削減のアイデアとしては、

OA機器のリース代を見直す場合は、社内で使用しているコピー機の台数が、適正であるかどうかなどをまず考えてみましょう。そして、リース代の料金プランを比較し、より自社にあった価格設定に見直しましょう。

また、コピー代については、デジタル化できる書類を厳選し、ペーパーレスの実現化を図りましょう。

通信費に関しても、リース代と同様、さまざまな料金プランがあるので、充分吟味して適正な料金価格になるようにしましょう。

会社のコスト削減


社内で必要な物のオフィスコストは削減できることが分かりました。

それでは、各部署ではどのようなコストがかかっていて、どのような無駄が発生しているのでしょうか? 無駄が発生しやすい、それぞれの部署を見てみましょう。

総務部のコスト削減

総務部で考えられる無駄なコストは、オフィスコストでかかるものがほとんど含まれますが、オフィスコスト以外でかかる削減が可能な項目は、以下の通りです。

・電話代の見直し
・インターネット乗り換え割引の利用
・電気代の見直し

総務部のコスト削減アイデア

電話代の見直しは、固定電話をIP電話にすることでコスト削減できます。
IP電話は、インターネット回線を利用した電話で、固定電話と比べると、利用プランにもよりますが、月額の料金が安いです。
固定電話は、通話間同士の距離に応じても料金が高くなることがありますが、IP電話はそれがありません。

電気代の見直しは、まず白熱灯からLEDに変える事で、容易にコスト削減ができます。
もちろん、変える際にある程度のコストは発生しますが、消費電力は白熱灯の半分で、補助金制度などを利用すると、とてもリーズナブルな価格で購入することもできます。

トイレや給湯室など、普段頻繁に人の出入りがない場所で電気がつきっぱなし!ということもよくあります。従業員の間での意識づくりから始めてみましょう。

経理部のコスト削減

経理部で考えられるコスト削減できる項目は、以下の通りです。

・経費精算システムの導入
・領収書や請求書などの電子化
・社用車のハイブリッド車や電気自動車への乗り換え

経理部のコスト削減アイデア

経費精算システムを入れることによって、通常2時間かかっていた経費の入力作業が10分で終わるようになります。実際に、システムを導入することによって、各製造工程のどの部分で多くの経費が発生しているのかが確認できるようになり、残業代の削減や、人件費の削減できたという実例があります。

また、領収書や請求書など、従来紙で管理していたものを電子化することによって、過去の書類を保管するために倉庫を借りるコストが削減でき、作業的にも探す時間などが短縮でき、時間の効率化も図ることができるため相乗効果がでます。

ハイブリッド車は特に環境によく、政府もバックアップしているので、税金が安くなるなどの特典があります。また、企業イメージとしても、環境にやさしい会社である事がアピールできるので新車に変える際は、検討すると良いでしょう。

営業部のコスト削減

営業部でできるコスト削減は、オフィスコスト以外に、2つのことが見直せます。

・日々の行動から無駄をなくすこと
・ファーストコンタクトにFAX DMを活用する

営業部のコスト削減アイデア

営業部の業務は主に、営業先の開拓、交渉、契約の成立などがあります。
しかしながら、これらの営業活動にほとんどの時間を使っている営業はとても少ないです。
営業は、開拓・交渉・成立につなげるための準備に多く時間を使っていることが多いです。

そのため、無駄な時間を過ごしていることもあります。従業員一人の1日の行動には、人件費がかかっています。何か情報を調べているときも、資料を作っているときも、実は時間給が発生しています。

営業業務を効率的に進めていくには、一日の行動を分析し、その作業をいつやるのか決めて行動すると無駄な時間を過ごすことなく効率的に業務が進み、売上にもつなげられます

採用コストの削減

現在、採用市場は”売り手市場となっています。
そのため企業内での採用コストは、右肩上がりです。

新卒の採用コストが、一人当たり約53.4万円(【参考】「2018年卒マイナビ企業新卒内定状況調査」)、
中途採用コストが、一人あたり約64万円(【参考】マイナビニュ-ス「年間採用経費は353万円、1人当たりの求人広告費は機電系の「64万円」が最高」)と言われています。

これらの経費を削減するには、主に以下の取り組みが必要です。

・求人広告媒体の見直し
・ミスマッチを防ぐ

採用コストの削減アイデア

優秀な人材が欲しいからと言って、手当たり次第に色々な求人広告媒体に求人を掲載すると、広告費はかさむ一方で、経費の無駄遣いにもなりかねません。
掲載する求人媒体と、欲しいターゲット層とがマッチしているかを再度調査してみましょう。

せっかく採用しても、すぐ離職してしまうと、多額の経費の無駄が発生します。
採用の際に、まずは自社の業務や考え方がマッチしているかをよくヒヤリングし、仮採用後もしっかりとコミュニケーションを取りましょう。

コスト削減の成功事例


ここからは実際にコスト削減に成功している企業や方法を具体的に見ていきます。

間接部門のコスト削減


・ダイキン工業

製造業大手のダイキン工業では、熟練の技術者が各拠点を回って技術指導していました。
しかし、技術者を育てるには長い年月とそれに伴う経費が掛かります。
そこで、支援システムを導入することにノウハウがデジタル化され、従業員が短時間で技術を習得できるようになり、コスト削減に成功しました。

内製化によるコスト削減


・株式会社石崎電機製作所

株式会社石崎電機製作所は、創業88年の老舗電熱機器メーカーです。
会社に歴史がある為、商品の図面などはすべて紙で保存されていたため、倉庫のどこにあるかすらわからないものもあったようです。そこで、営業資料はもちろんの事、図面などもデジタル化することにより、効率化を図ることができ、コスト削減も実現することができました。

運用コストの削減


温州みかんを主に柑橘類の栽培と加工、販売事業を行う”株式会社ミヤモトオレンジガーデン”では、業務の効率化とコスト削減の為に、クラウド会計ソフトを導入しました。

操作がとてもわかりやすく、PC操作が苦手な担当者でも容易に行う事ができ、まず効率化を図ることができました。
そのため、作業工数が50%減り、経費のコスト削減に成功しました。

アウトソースでコスト削減


企業内で行われている業務の大半、実はアウトソースすることができます。
先述しましたが、例えば採用業務も、実はアウトソースすることで、コストの削減が可能になります。採用業務でアウトソースできるのは、主に、

  • スケジュール調整
  • メール対応
  • 求人掲載

などです。

採用は人事課の業務ですが、人事課の業務は採用だけではなく、社員教育や勤怠管理、給与計算などなど、業務が山盛りです。

まずは、社内の業務を各課でじっくり分析して、コア業務に集中できるように、無駄な時間がかかっている業務のアウトソーシング化を考えてみましょう。コア業務に集中することによって、売上アップが可能になり、無駄なコストが同時に削減できます

まとめ


企業の中で発生している、様々な無駄な業務、無駄な時間を細かく見てきました。
企業内でのコスト削減は、決して短期間で実現できることではありません。

コスト削減には、まず従業員の同意と協力が必須です。急なコスト削減は、従業員のモチベーションをさげてしまったり、人出不足を引き起こしてしまいます。システムの導入や、コア業務に集中するために、業務をアウトソースすることも、コスト削減につながります。

まずは、社内でどの部分にどれだけの経費がかかっているのかを明確に算出し、今どれくらいコスト削減できているのか?
目標を設定したら、どれくらいのコスト削減が実現できたのかを、数か月ごとにチェックし、社内全体で取り組んでいくことが一番大切です。

ここまで見てきたコスト削減の方法は、貴社での施策実行のヒントになりましたでしょうか?
少しでもお役に立てれば幸いです。

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