業務の委託先はどう決める?3つの選定基準

経済産業省の「企業活動基本調査」によると、75%の企業が業務を外部委託しているという現状が明らかになりました。分野ごとに見ると、配達や倉庫保管を含む物流関係と防犯関連が最も多くなっています。
しかし、業務を委託したい…と思ったとき、悩むのはどこにお願いするか?ということですよね。様々な委託先をどのように選ぶのか、あらかじめ基準を設けておくことをおすすめします。

業務委託先の3つの選定基準

1.セキュリティ設備が整っているか

・業務を行っている場所はセキュリティ上問題がないか(施設への入退室管理、アクセス制限、ログ管理など)
・使用しているパソコンや携帯電話などの電子機器はセキュリティロックがかかるものであるか
・使用しているWi-Fiは誰もが接続できるものではないか

2.セキュリティに関する教育が行われているか

・個人情報保護法について、業務を行う人が把握しているか
・定期的な勉強会などが設けられているか
・テストを実施し、基準点に満たした人だけが業務にあたっているか

3.緊急時の対応フローが整っているか

・万が一情報漏えいなど緊急事態が発生したときに、解決のためのフローが整備されているか(初期対応により二次被害を防げるか)
・被害が拡大してしまった場合の保証制度は整っているか

より厳しい基準で選定したい場合にチェックすべきポイント

委託業務の中に、企業の重要文書や個人情報が含まれる契約書等の取り扱いが入っている場合は、より厳しい基準を設けた方が安心できますよね。そのような時は以下を参考にしてみてください。

プライバシーマークを取得しているか

プライバシーマーク制度は、事業者が個人情報の取扱いを適切に行う体制等を整備していることを認定し、その証として“プライバシーマーク”の使用を認める制度です。
目的として「消費者の目に見えるプライバシーマークで示すことによって、個人情報の保護に関する消費者の意識の向上を図ること」と「適切な個人情報の取扱いを推進することによって、消費者の個人情報の保護意識の高まりにこたえ、社会的な信用を得るためのインセンティブを事業者に与えること」の2つを定めています。

なお、プライバシーマークの付与業者は15527件(2017年11月末日現在)となっています。

プライバシーマークの付与は、法律の規定を包含するJIS Q 15001に基づいて第三者が客観的に評価する制度であることから、事業者にとっては法律への適合性はもちろんのこと、自主的により高い保護レベルの個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用していることをアピールする有効なツールとして活用することができます。

引用:プライバシーマーク制度について

まとめ

業務委託先を選定する際の、3つの選定基準を紹介しました。委託先の選択を誤ると、業務効率が落ちたりコストが余計にかかったり、あるいは情報漏えいなどトラブルを誘因することにもなり兼ねません。
「何となくここでいいか」「安いからここにしよう」と安易に決めるのではなく、きちんと基準を設けることをおすすめします。

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