業務委託の度に発生する面倒な外注先対応は丸投げ!空いた時間はコア業務にコミット

契約書締結の際には、書類送付、連絡、確認の作業に手間も時間も掛かります。
会社運営に欠かせない業務だからこそ、品質を落とすことなく効率的に作業ができるといいですよね。

今回は、外注先との契約書締結に伴う業務をサポートし、業務効率化を実現させた事例をご紹介します。

<目次>

1.HELP YOUご提案前の状況

今回ご依頼いただいたのは、WEBサービス運営会社のクライアントさま。業務委託のたびに発生する周辺業務の手間を減らしたいとお考えでした。

2.ご依頼と要件の確認

<依頼~受注>

業務委託時に発生する、外注先とのやりとりの一部をお願いできないでしょうか?

承知いたしました。具体的にどのような業務でしょうか?

業務委託先と機密保持契約を締結しますが、その際の書類送付をお願いしたいと考えています。
クラウド上の電子契約書発行サービスを利用し、機密保持契約書の送付をお願いします。
宛先:〇〇様
作業内容:ひな型を使用し、機密保持契約書を作成。その後送付
使用サービスURL:https://〇〇〇×××

かしこまりました。下記の手順で進めてまいります。
1.ひな形の置き換え
2.電子契約書発行サービスへの登録
3.先方へ契約書の送付
4.先方へ手続きご依頼の連絡
5.返送後の不備チェック

ありがとうございます!よろしくお願いいたします。

3.最終納品

<最終納品>


先方から返送いただきました契約書のチェックが完了いたしました。
お手すきの際に御確認の程よろしくお願いいたします。

ありがとうございました。

4.「HELP YOU」へご依頼後のメリット

今回のご依頼では、次のような感想をいただきました。
「初回時にフローや作業内容確認をお願いしただけでしたが、その後は簡単な依頼のみで責任をもって対応いただけます。本来の業務に専念できて助かります。」

【HELP YOUのタスク: 30分】
契約書の作成・送付:20分
先方との連絡・返送された契約書の確認:10分

【クライアントさまのタスク: 5分】
依頼5分

【削減工数25分】
依頼前には30分かかっていた作業時間を、依頼の5分のみに減らすことができました。

また、ご依頼により以下のようなメリットを得ることができました。
・電子契約サービスへの登録から、外注先との連絡、確認作業までを一括で対応していただけて、手間が掛からない
・作業の頻度が多い業務であったため、空いた時間をコア業務に充てることができるように
・オンライン上での契約書管理により、書類整理のコストをカットできた

5.まとめ

今回の事例のような、重要な書類のやり取りには、正確かつ迅速な対応が必要となります。しかし、コミュニケーションを取る企業の数が増えるだけ、時間も手間もかかりますよね。

HELP YOUでは、迅速でミスのない作業を代行いたします。
多くの企業が導入されている、クラウドソーシングサイト上での確認・管理作業も対応可能です。お困りの際は是非ご相談くださいませ。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

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