自動化で煩雑なレポート作成時間が3分の1に! | 「HELP YOU」で業務効率化

これまで手作業でのレポート作成に悩まされていたクライアント様が、自動化によって一気にお悩みを解消できた活用事例をご紹介します。
毎月のサイトレポートを逐一エクセルに関数を入力し、手作業でデータ成型を行っていたとのこと。そのため度々ミスが発生することもあり、効率良くできないかとお悩みでした。

<目次>

1.「HELP YOU」の活用で業務効率化が実現!

今回の事例は、サイトレポートの作成に悩まされているECコンサルタント企業様からのご相談。「HELP YOU」のご利用で、それまで3時間かかっていたレポート作成が、1時間で完結できるように!自動化の作業時間も併せると、4時間25分の時間が浮きました。

2.「HELP YOU」へご依頼までのお困りごとは?

具体的にクライアント様が困っていたことは、次の3つです。
・苦労して毎月、サイトレポートを作成していた(関数の入力・データ成型)
・作業が煩雑で時間を取られる
・人為的ミスが起こることも
そこで、もっと作業の効率化を図りたい、なおかつ精度を上げたいというご要望でした。

3.業務効率化 実際のご依頼から納品まで

もっと作業効率を改善したいと思いながら、なかなか手をつけられずにいたクライアント様からご相談がありました。まずは、専属のオンラインアシスタントが要件の確認を行い、段階的に作業の自動化を進めていきました。

<依頼~要件確認>

 

現在、webサイトのレポートは担当者がその都度まとめています。
関数の入力が面倒だしミスも出てくるので、マクロを作って効率化できれば助かるのですが…。どういう形式でまとめるか検討したいので、まずはExcelでひな型を作成してもらえますか?

手作業で進められていた作業のマクロ化を見越したフォーマットの自動化のご依頼ですね。
それでは、過去のレポートを元にマクロ作成時のイメージを関数で作成いたします。

<1次納品>

 

こちらがドラフトになります。動作確認をお願いできますでしょうか?

問題ないようですね、ありがとうございます。

追加のご要望がありましたら、仰ってください。

そうですね。~の部分だけ少し変えてもらっていいですか?できたらそのまま進めてください!

<納品>

 

マクロ化のひな形を納品いたします。ご確認くださいませ。

ありがとうございます!

では今週より弊社対応分のレポートも工数の削減につながりますので、こちらのフォーマットで納品いたしますね。

4.「HELP YOU」ご依頼後の変化・メリットは?

「今後のルーティンワークで工数削減ができました。おかげで、業務が楽になって社内のスタッフも喜んでいます!」とのご感想をいただきました。
ご依頼のビフォーアフターでの変化を伺ったところ、次のようなメリットがあったそうです。

・イメージを伝えるだけで要件定義を進めてくれたので、楽だった
・人の手による作業をなくすことで、効率化ができた
・人為ミスをなくすことができた(業務改善)
・もしもシステム障害が起きても大丈夫なよう、冗長化ができた
・フォーマット作成を外注できた分の時間も浮いた。手慣れているアシスタントの作業で早い

5.まとめ

今回のクライアント様のように、面倒な作業を自動化して業務効率化を図りたいけれど、なかなかそのための時間をとれない、ベストな方法も分からないというケースは意外と多いのでは?「HELP YOU」にご相談いただき、コストは少なく抑えながら、利便性の面では飛躍的に業務改善を行うことができました。漠然としたご依頼内容であっても、具体的な方法を相談しながら進めていくので成果物のミスマッチがありません。
現状の作業の進め方に問題を感じていらっしゃるなら、ぜひ「HELP YOU」にご相談ください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

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