記帳代行でコストカット!毎日の経理業務はアウトソーシングの時代へ

記帳代行って何となく聞いたことあるけど、どういう場合に利用したらよいのかわからないって方も多いのではないでしょうか?

会社に経理担当者が在籍している場合は、記帳業務を簡単にこなしているように見えますね。しかし専門的な知識が必要なケースも多く、いざ自分が行うとなると、やり方が分からず困ってしまう方も多いでしょう。

経理担当者の急な退職や、起業して業務増加と共に人員を増やそうと検討中の場合、真っ先に考えるのは新たに経理担当者の採用でしょう。しかし一人新たに雇用するよりは、記帳代行でアウトソースする場合の方がコスト的にも管理的にも安くなる場合も多いです。

一方で、初めて記帳代行を利用を検討する場合には、実際に記帳代行で外注にして業務がちゃんと回るのかが不安という方は多いと思います。今回は、記帳代行とは何かというところから、記帳代行のメリットやデメリットについて解説します。

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記帳代行とは

記帳代行とは、帳簿の作成業務を代行するサービスです。事業を行っている以上、領収書や会計ソフトへの入力作業といった業務が日々発生します。社内にこれらの経理事務の担当者がいない場合や、忙しくて作業が困難になってしまった場合は記帳代行を利用することが有効です。

記帳代行は、税理士や会計事務所が業務の一環として担当するケースが多いですが、記帳代行サービスのみを専門的に業務としている会社も存在します。料金やサービスの品質を比較検討し、自分の会社に合った記帳代行の会社を選ぶのがよいでしょう。

記帳代行の重要性

帳簿の作成は平成26年度の税改正によりすべての事業者に義務化されるようになりました。

かつては記帳については、すべての事業者が対象なのではなく、白色申告では、前々年分あるいは前年分の事業所得等の合計額が300万円を超える場合に限られていました。また、記帳の保存の義務についても同様でした。

しかし記帳がされていないと、税務調査が入った際などに透明性を担保することができないことから、すべての白色申告者にも記帳や記帳の保存が義務付けられました。

記帳の保存義務に違反をして保管をしなかったとしても、それだけで罰則はありません。 ただ税務調査が入った場合に、申告の根拠となる資料が提示できなければ、全面的に申告内容についてやり直す必要があります。

本来なら計上できた経費についても認められない場合もあり、大きな損失になってしまいます。また、利率が非常に高い加算税や延滞税といった罰金を支払わなければならないこともあります。

記帳代行と税理士の違い

記帳代行業者を税理士と比較した場合の特徴としては以下のような違いがあります。

1、税理士より料金が安い
2、1ヵ月契約が多く、期の途中でも契約変更がしやすい

記帳代行の業者の場合、対応する業務が税理士と比較して限定されているため、金額的には安くなります。また、税理士の場合、通常決算まで含めた年間契約の場合が多く、期の途中での変更が難しい場合が多いです。

一方で、記帳代行業者の場合、契約単位は1カ月単位であり、相性が悪かったり、パフォーマンスが悪い場合、すぐに変更を検討することもできるところに違いがあります。

中小規模の企業こそ記帳代行を導入すべき

記帳代行は、規模の小さい中小企業こそがするべきです。記帳代行などの経理業務をアウトソーシングしたほうがいい理由として、人手不足の解消や、面倒な経理事務にかけるリソースを削減できるということが挙げられます。また、中小企業で問題となることの多い、横領や不正に備える効果も期待できます。

現在経理業務の経験を持つ人員は減少傾向にあります。経理資格である日商簿記検定1級において、かつて2万人を超えていた受験者は、2018年では1万人を切るまでに減少しています。(*1)

今後もこの流れはますます加速していくとみられ、専門知識を持つ人材は大企業に囲い込まれる傾向が激しくなっていくでしょう。また、経理の従業員を育成しても、より待遇の良い企業へ流出してしまうことも起こりえます。

しかし記帳代行の業務をアウトソーシングすれば、専門の担当者を配置することなく経理部門を効率化することが可能になります。そのため、人材不足に悩む中小企業にこそ、記帳代行のアウトソーシングの利用がおすすめです。

*1:簿記 1級受験者データ | 商工会議所の検定試験
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記帳代行に頼むメリット

two young asian corporate people discussing business in office using laptop computer.

記帳代行の重要性がお分かりいただけたと思います。次は、記帳代行業者のメリットをご紹介していきます。

作業の手間が省ける

伝票の記入や入金や出金などといった各種伝票作成から記帳までの業務負担が大幅に減少し、領収書などの整理もしてくれるため作業の手間を削減可能です。

これらをすべて社内でやる場合は、他の業務との合間に行う必要があり作業効率が落ちてしまい、メインの業務に集中ができなくなってしまいます。

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コストダウンができる

経理担当者を雇う余裕がない場合や不在になってしまった場合に記帳代行業者を利用すると、社員を雇用する場合と比較して、コストを大幅に減少させることができます。

毎月の仕訳の量にもよりますが、平均して1/6程度のコストに抑えることが可能です。

作業が迅速かつ正確

記帳代行サービスの会社には経理実務に精通した人材が結集しているので、初めて記帳をするよりも、はるかに迅速かつ正確に対応してもらえるため、税務調査対策にもなるでしょう。

こうした実務に精通した人員を社内で育成するには時間がかかるため、最初からこうしたスタッフに記帳をアウトソースが可能です。

記帳代行に頼むデメリット

一方で、記帳代行業者のデメリットはどのようなものがあるのでしょうか?以下で詳しく見ていきましょう。

税理士が在籍していない場合の不都合

税務申告は税理士のみ行うことができるため、記帳代行業者が提携している税理士がいない場合、税務申告をどのようにするか検討する必要があります。

この場合、別で税理士と契約をするか、記帳代行業者を通じて税理士を紹介してもらうかなどの方法があります。

違法な業者の見極めが必要

記帳代行業者に提携した税理士がいないのに、税務申告まで請け負う違法行為を行っている業者もいますので注意が必要です。

契約時に、依頼する業務を明確にし、決算業務などはは行っていないか、行う場合には提携の税理士がちゃんといるかなどを確認しましょう。

価格設定がわかりにくい場合がある

業者によっては価格設定の仕方が様々です。設定金額は安いが、後からオプションで高くなってしまうこともあります。

料金設定については事前にしっかりと確認して決めるようにしましょう。

社内に経理のノウハウが残らない

社外に業務を外注するため、社内に経理業務の進め方や経理知識などのノウハウが残らないことが考えられます。

したがって、これらをそれらは都度マニュアルに反映していくことを念頭におき、記帳代行業者にその点も共有して進めることが望ましいです。

外注をやめる時は、社内の新たな担当者への引き継ぎ期間を余裕を持って設定する必要があります。

記帳代行の相場・費用

記帳代行の料金は仕訳数(領収書や伝票の枚数)によって増減するのが一般的です。記帳代行の料金設定は、主に2パターンあります。

①月額基本料をベースに、仕訳数毎に段階的に料金増加

まずは、月額基本料を設定したうえで、ある一定の仕訳数を超えたときに段階的に料金が増えていく場合です。

大体100仕訳が最低の目安になっているところが多いですが、1日約3仕訳なので、2,3人程度で運営している会社であれば、十分1万円以内で事足りるかと思います。

また、1仕訳あたりいくらという料金設定でその月の仕訳数をもとに算出する場合もあります。1仕訳あたりの金額には幅がありますが、これは領収書を渡す際にどの程度まで整理しておくか等で料金が左右されます。

日付や用途がバラバラの領収書をまとめて記帳代行業者に渡す場合は、まずその領収書の整理から作業を行う必要があります。そのため、記帳代行業者の作業時間が多くなり、料金が高くなることがあります。

一方で領収書を日付や用途別に紙に貼り付けて渡す場合には料金が安くなる場合がありますので、費用を抑えたい場合はよく確認しましょう。

②従量制の記帳代行

また単体で仕訳をお願いする場合は、おおよそ以下の料金が相場になります。

記帳代行の注意点

記帳代行業者には様々なタイプの会社があるので、会計の記帳代行を依頼する時は注意が必要です。

・オンラインアシスタントサービス業者
・経理代行専門業者
・税理士・会計士事務所

の3つに記帳代行業者は分類されます。それぞれに特徴などはありますが、共通して注意するべきは以下のような点です。

【東京の経理代行サービスの選び方】選ぶポイントとおすすめサービス

担当者の臨機応変な対応力

担当者が頻繁に入れ替わる事業者の場合、引継ぎがしっかり行われるか、その体制があるかという点が重要になります。

記帳代行業者の場合、1担当者が複数の会社を担当することは多く、複数人で作業を分担することもよくあります。

このような場合に、個別の会社ごとの状況が共有されていないと、記帳のミスなどが起こりやすいため、この点などは特に注意しましょう。

情報漏洩対策はしているか

社員の給与額や売上などお金に関する情報が、外部に漏れることを心配される方も多いと思います。

しっかりと情報漏洩を回避するには、損害賠償項目を含む秘密保持契約を締結することを前提としている業者を選びましょう。

記帳のタイミングはどれくらいの頻度か

記帳のタイミングが遅い業者の場合、会社の売上情報や、支出の情報がリアルタイムで見ることができないといった問題があります。

会社経営をしていると、資金繰りを細かくみないといけないこともあると思いますし、売上や支出の予測をできるだけ正確に出したいという方も多いでしょう。

こうした点に対応するためには、できるだけ記帳をリアルタイミングに近い状況で行ってもらえる記帳代行業者が望ましいです。

まとめ

記帳代行をアウトソーシングしていく流れは時代的な背景もあり今後も増えていくことが予想されます。記帳代行は、コストカットや、処理が速いといった利点も大きいため、積極的に活用を検討するべきです。しかしそのためにはよい記帳代行の会社を選ぶことが重要です。

記帳代行を依頼する場合には、どの業務を外注するかを社内のリソース等から検討していきましょう。それを踏まえた上で、業者選定を行うのが賢明です。

業者によっては、対応範囲が小さい会社もあるため、まずは全面的なサポートが可能なHELP YOUのようなアウトソーシング会社に相談してみるのがおススメです。

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