簿記ツールと経理ツールの一元管理で一気に効率化!移行作業はHELP YOUが代行

海外事業所での領収書確認・発行作業と簿記ツールへの出力・管理表の更新、これら一連の作業をHELP YOUのオンラインアシスタントが代行し、ワンストップで月次のルーティン化にした事例をご紹介します。これまで複数ツールにまたがっていくつもの作業をしなくてはいけませんでしたが、依頼後は管理表シートで確認するだけ。一挙に効率化が進みました。
簿記ツールと会計ツールが連動していない企業様は必見です!



<目次>

1.ご依頼前のお悩みごと

ご相談をいただいたのは、デザイン業を営むクライアント様。海外にも事務所があり、毎月メールで領収書データの送付や会計作業を行っていらっしゃいます。使用しているツール同士が連動していないため、何段階かにわたって作業をしなくてはならず、そのわずらわしさが通常業務の足かせになっていました。

2.ご依頼~要件整理・依頼受理まで


海外事務所の領収書のデータを毎月オンライン簿記ツールに登録して、他のツールに出力し、Excelの管理表を更新していただけますか?

かしこまりました。それでは、以下の流れで対応いたします。
①毎週金曜日と月末に処理が必要な領収書データの有無を確認。
②領収書データがある場合、簿記ツールでデータ読み込み、詳細入力・確認後、別の会計ツールへ出力。領収書データがない場合、その旨をご報告して次週再度確認。
③管理表を更新。
工数は、1回につき約1.5時間の予定です。

分かりました。それでお願いします。

3.納品

4.「HELP YOU」ご依頼後の変化とメリット

「作業を代行してもらったおかげで、雑務を軽減することができましたよ」クライアント様から、お喜びの声をいただきました。

HELP YOUへの依頼のメリットと、その後の変化についてお聞きしたところ、
・簿記と経理のツールが連動しておらずそれぞれバラバラに作業をしていたため、作業が煩雑だった。HELP YOUに確認・出力・管理を代行してもらうフローができ、依頼側は管理表シートだけで簡単に確認できるようになった
週次だけではなく、月末にも領収書のリマインドをしてくれるので、登録漏れを防ぐことができた。
・作業もれを防ぐための管理表の運用で、ミスのない安定した業務サポートをしてもらえる。
HELP YOUの精度の良い代行で業務効率化が進み、ご満足いただいているようです。

また、現在HELP YOUでは都内のクライアント様を対象に週1回程度アシスタントが訪問して領収書のスキャニングと整理を行う、オフライン対応も承っています。Saasツールだけではなく、貴社のパソコンでしかできない処理も相談可能です(詳細はお問い合わせください)。

5.まとめ

使い慣れた複数のツールが連携していないと作業工程が多くなり、都度確認・更新しなくてはいけないため業務が煩雑になってしまいます。今回の経費精算代行のご依頼のように、一連のフローをHELP YOUで一括して承るため、クライアント様は管理シートで簡単に確認ができるようになります。現在の業務フローをもっと簡便化できないかといった業務効率化につきましても、お気軽にご相談ください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

間接部門をコストセンターから脱却させる3ステップ!生産性向上のヒントを公開

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Saasツール導入とアウトソース化による生産性向上事例


日本企業が抱えている「生産性」の停滞、人手不足といった問題。
2030年には日本全体で約700万人の人材不足が予測されています。
そうした状況の中でも伸びている会社とはどういう会社なのか。

「今ある労働力をどう最大化させるか」「新しい労働力をどう確保するか」の観点からどうすれば伸びる会社となるのか、具体的な取り組みをご紹介します。



今回は間接部門と言われるバックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)に焦点をあて、

・業務のアウトソース
・ITツール導入による業務の効率化・情報のデータ化
・雇用形態の多様化を導入

のステップで間接部門の生産性向上を図る取り組み例をご紹介します。

今、注目されている生産性向上の一手段として、参考になれば幸いです!