10分の確認で完了!細かい建築スケジュール作成も「HELP YOU」で代行

「HELP YOU」に施主向け建築スケジュール作成業務の代行をご依頼いただいたのは、住宅販売企業のクライアントさま。
毎日営業外回りから帰社されてから、顧客用建築スケジュールをはじめ、事務作業に追われていらっしゃいました。

<目次>

1.ご依頼前のお困りごと

・外回りから戻って施主用のスケジュールを作るのが負担
・施主ごとにスケジュールが必要なので、数が多い
・日付や工程内容に間違いがないよう念入りにチェックをするため、ひとつひとつのスケジュール作成に時間がかかる

2.ご依頼と要件確認

 

施主様向けの、建築スケジュールの作成をお願いします。最初にフォームを固めてもらって、次回以降はルーティン業務としてどんどんお願いしたいと思います。

かしこまりました。まず、以下についてお伺いします。
①記載が必要な項目・フォームのイメージ
②各作業の工程に必要な日数と日付
③希望納期

記載が必要な項目のメモを共有しますね。
建築スケジュールを作ってもらったら、できるだけ早く施主様にお渡ししたいので、納期は○月○日でお願いします。

3.納品

 

こちらが施主の□□様用建築スケジュールになります。

ありがとうございます。自分で作っていた時は結構時間がかかりましたけど、アシスタントさんにお願いすると早いですね。助かりました!

オンラインアシスタントの工数は【ひな形作成・修正作業【1時間15分】に対し、クライアントさまのタスクは確認とフィードバックの【10分】だけ。
最初に記載事項の確認などをして、すり合わせができていたため、大きな修正もなく納品まで進みました。

4.「HELP YOU」ご依頼後の変化とメリット

「オンラインアシスタントの方に代行してもらうまでは、外回りから戻って夜に施主様へのスケジュールや書類を作成して、大変だったんです。営業活動に集中できたおかげで、より多くのお客様と会うことができ、売り上げの向上につながりました」と、クライアントさまは喜ばれていました。

・煩雑なスケジュール作成を代行してもらい、営業活動に集中できた
・同時に複数案件を受注できるリソースが確保でき、その結果受注件数を増やすことができた

5.まとめ

ご紹介したクライアントさまのように、「スケジュールシートや書類の作成がどうしても必要だけれど、そのための時間と労力がもったいない」とお困りの方は多いのではないでしょうか?
社内メンバーやご自身のリソースに余裕を持たせ、もっと売り上げに直結する業務に力を入れたいとお考えの方は、ぜひ「HELP YOU」にお問い合わせください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にしたオンラインアシスタント活用事例まとめ

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